Virto Forms Designer App: die Kurzinfo für Ihre IT

Was die App macht

Mit Virto Forms Designer App gestaltet Ihr Team die Formulare Neu, Bearbeiten und Anzeigen von SharePoint-Listen und -Bibliotheken in einem Drag-and-Drop-Designer neu, mit eigenen Layouts für Benutzer und Gruppen. Ein veröffentlichtes Formular ist eine Seite in dieser Liste. Wenn jemand es öffnet, liest und schreibt das Formular das Listenelement über SharePoint selbst.

Wo Ihre Daten liegen

• Listenelemente und Dokumente bleiben in SharePoint. Weder der Server von VirtoSoftware noch die Skripts des Formulars senden Elementdaten an VirtoSoftware.
• VirtoSoftware speichert die Formulareinstellungen auf Microsoft Azure (West US 2):
  • das Layout, das CSS und das JavaScript des Formulars;
  • die Websiteadresse und die Listen-ID;
  • die Anmeldenamen der Benutzer und die Namen der SharePoint-Gruppen, die in den Berechtigungen des Formulars verwendet werden;
  • die Namen der Personen, die das Formular geändert haben, und die App-Administratoren jeder Website;
  • die E-Mail-Adresse der Person, die den Designer als Erste geöffnet hat;
  • Fehlerprotokolle: Aktion, Zeitpunkt und Fehlertext, der personenbezogene Daten enthalten kann.
• Wie lange: Solange eine Lizenz aktiv ist, bleiben diese Datensätze, bis jemand das Formular löscht oder die Formulare der Liste in der App zurücksetzt. Fehlerprotokolle werden 90 Tage aufbewahrt. Wenn eine bezahlte Lizenz oder eine kostenlose Testversion endet:
  • am 60. Tag schreibt support@virtosoftware.com der Person, die den Designer als Erste geöffnet hat, und der Person, die die Lizenz gekauft hat, und nennt das Löschdatum;
  • an diesem Datum werden die Datensätze gelöscht: 90 Tage nach Ende der Lizenz, aber nie früher als 30 Tage nach der E-Mail;
  • wenn Sie vor diesem Datum eine Lizenz kaufen oder verlängern, wird nichts gelöscht;
  • wenn wir keine E-Mail-Adresse haben, werden die Datensätze ein Jahr nach Ende der Lizenz ohne Benachrichtigung gelöscht;
  • eine Sicherungskopie der gelöschten Datensätze wird 30 Tage aufbewahrt und dann automatisch gelöscht.
• Löschung auf Anfrage: Wenn die Datensätze früher gelöscht werden sollen, schreiben Sie an dpo@virtosoftware.com und nennen Sie Ihre SharePoint-Adresse, etwa contoso.sharepoint.com.
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO: anfordern, ohne NDA.

Was ein veröffentlichtes Formular lädt

• Jedes Mal, wenn ein veröffentlichtes Formular geöffnet wird, lädt es JavaScript und CSS von forms-app.virtosoftware.com über HTTPS: die Formular-Engine, jQuery, SPServices und PnPjs. Das eigene Layout des Formulars steht direkt in der Seite.
• Eine Aktualisierung dieser Dateien auf unserem Server erreicht sofort alle veröffentlichten Formulare, ohne erneutes Veröffentlichen. Die Dateien tragen keine Subresource-Integrity-Hashes.
• Von der Seite des Formulars erhält unser Server nur die Anfragen für diese Dateien, mit den üblichen Anfragedaten: IP-Adresse, Browser und verweisende Seite.
• Wer ein Formular erstellt, kann ihm eigenes JavaScript hinzufügen. Es läuft auf der Seite des Formulars wie der Rest des Formulars.

Was die App von Microsoft 365 anfordert

Alle Berechtigungen sind delegiert. Die App handelt als die angemeldete Person und kann laut Microsoft auf nichts zugreifen, worauf diese Person nicht selbst zugreifen könnte (Microsoft Learn). Anwendungsberechtigungen fordert sie nicht an.

Die App meldet sich über ihre eigene Entra-App an, Virto Forms Designer, ad8772f8-f0b7-4877-937c-df242a4ac76e, veröffentlicht von VirtoSoftware UAB als verifizierter Herausgeber. Bis ein Administrator zustimmt, sehen die Benutzer den Hinweis, dass eine Administratorgenehmigung nötig ist („Need admin approval“). Was Ihr Mandant erteilt hat, sehen Sie im Microsoft Entra Admin Center > Unternehmensanwendungen. Dort können Sie es jederzeit prüfen oder widerrufen.

Benutzerdefinierte Skripts

• Um ein Formular zu veröffentlichen, zu ändern oder zurückzusetzen, lässt ein SharePoint-Administrator benutzerdefinierte Skripts auf dieser Website vorübergehend zu, zum Beispiel mit Set-SPOSite <url> -DenyAddAndCustomizePages 0. SharePoint schaltet benutzerdefinierte Skripts innerhalb von 24 Stunden wieder ab (Microsoft Learn).
• Veröffentlichte Formulare funktionieren weiter, nachdem benutzerdefinierte Skripts wieder abgeschaltet sind.

Anmeldung und Kontrolle

• Die Benutzer melden sich mit ihrem Microsoft 365-Geschäftskonto an. VirtoSoftware erhält nie ein Kennwort.
• Ein SharePoint-Administrator fügt die App aus dem Microsoft Marketplace Ihrem App-Katalog hinzu. Danach stimmt ein Administrator, etwa ein globaler Administrator, Cloudanwendungsadministrator oder Anwendungsadministrator, für die ganze Organisation zu. Ein SharePoint-Administrator kann diese Zustimmung nicht erteilen.
• Die App prüft ihre Lizenz bei activation.virtosoftware.com über HTTPS.

Zertifizierungen, offen gesagt

Mehr für Rechts- und Sicherheitsprüfer, darunter die EULA-Bedingungen und wie Sie unsere Sicherheitsrichtlinien unter NDA anfordern: Sicherheit und Compliance.