--- title: "Die Schulung gebucht, bevor das Zertifikat abläuft" description: "Schulungsanträge, Kurstermine und Ablaufdaten von Zertifikaten in Microsoft 365: Antragsformular, Board, Kalender und Erinnerungen vor dem Ablauf." url: https://www.virtosoftware.com/de/use-cases/training-certification-tracking/ language: de-DE last_modified: 2026-10-19T00:00:00+02:00 translations: en: https://www.virtosoftware.com/use-cases/training-certification-tracking/index.md --- # Die Schulung gebucht, bevor das Zertifikat abläuft Schulungsanträge, Kurstermine und Ablaufdaten von Zertifikaten auf einer SharePoint-Site: ein Antragsformular, ein Board, ein Kalender, ein Sammel-Upload für die Scans und Erinnerungen, bevor ein Zertifikat abläuft. Umgesetzt mit dem Virto M365 Productivity Kit. Verfügbar bei: SharePoint Microsoft Teams Microsoft Azure Schematischer Zertifikatseintrag: Erste Hilfe für Anna Keller, läuft am 9. November ab, ein Auffrischungskurs ist für den 3. November gebucht. Vertrauen von Branchenführern Warner Bros. Disney Sony UC Berkeley Motorola Teck Resources US Treasury University of Pittsburgh NASA Stockholms Stad FedEx Zespri und über 8.000 Unternehmen weltweit ## Fünf Schritte, fünf Apps, eine Site Schulungstermine, Schulungsanträge und Zertifikate sind gewöhnliche SharePoint-Listen und eine Dokumentbibliothek. Jeder Schritt ist eine Virto-App darauf; zusammen sind die fünf Apps das Virto M365 Productivity Kit. Die Screenshots stammen von unserer Demo-Site. Schritt 1 · Planen ### Kurse und Ablaufdaten in einem Kalender #### Eine Liste und eine Bibliothek, eine Ansicht Die Termine kommen aus einer Liste, die Ablaufdaten aus der Zertifikatsbibliothek; jeder Eintrag bleibt ein Element seiner eigenen Quelle, mit deren Berechtigungen. #### Farbe nach Kategorie Die Termine übernehmen ihre Farbe aus der Spalte Category: Arbeitssicherheit in Blau, Compliance in Violett, IT-Sicherheit in Orange, Führung in Grün. ![Virto Calendar App, Monatsansicht November im Kalender Training & certificates: Schulungstermine nach Kategorie eingefärbt, etwa First aid refresher am Dienstag, dem 3., GDPR essentials am 4., Phishing awareness am 10. und Fire warden training am 12., Ablaufdaten von Zertifikaten in Rot, etwa First aid - Anna Keller am Montag, dem 9., Forklift licence - Marco Rossi am 13. und Fire warden - Daniel Weber am 20., und oben die Legende Certificate expiry und Training sessions](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/training-certification-tracking/calendar-month.webp) Der November im Kalender Training & certificates: Schulungen nach Kategorie eingefärbt, Ablaufdaten von Zertifikaten in Rot. Anna Kellers Erste-Hilfe-Zertifikat läuft am 9. ab, die Auffrischung ist am 3. Schritt 2 · Beantragen ### Ein Schulungsantrag in einem kurzen Formular #### Nur, was die Mitarbeitenden wissen Kurs, Person, Führungskraft, Abteilung, Wunschtermin und Begründung. Ein neuer Antrag beginnt als Requested. #### Einmal von der Administration veröffentlicht Zum Veröffentlichen des Formulars muss die SharePoint-Administration benutzerdefinierte Skripts auf der Site erlauben. Die Einstellung schaltet sich innerhalb eines Tages wieder ab, das veröffentlichte Formular funktioniert weiter. ![Virto Forms Designer App mit dem Formular New der Liste Training requests: Course in der ersten Zeile, Employee und Manager in der zweiten, Department und Preferred date in der dritten, Reason über die ganze vierte Zeile, und links in der Feldliste die noch nicht platzierte Spalte Status](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/training-certification-tracking/request-form.webp) Das Antragsformular im Designer: sechs Spalten in vier Zeilen. Status bleibt außerhalb des Formulars, weil das Board ihn setzt. Schritt 3 · Genehmigen ### Anträge wandern über ein Board #### Die Spalten sind der Status Requested, Approved, Booked und Completed sind die Spalte Status der Antragsliste; wer eine Karte verschiebt, ändert sie. #### Eine Lane pro Abteilung Die Swimlanes kommen aus der Spalte Department, so findet jede Führungskraft die Anträge ihres Teams in einer Zeile. ![Virto Kanban Board App, das Board Training Requests: Swimlanes Sales, Operations, IT und Finance, Spalten Requested, Approved, Booked und Completed, Karten wie Forklift recertification in Requested, Fire warden training in Approved sowie First aid refresher und Working at height in Booked in der Lane Operations, und auf jeder Karte der Wunschtermin](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/training-certification-tracking/requests-board.webp) Das Board Training Requests: eine Lane pro Abteilung, eine Spalte pro Status und auf jeder Karte der Wunschtermin. Schritt 4 · Ablegen ### Ein Stapel Zertifikatsscans in einem Upload #### Der ganze Stapel auf einmal Nach einem Schulungstag kommen die Scans in einem Upload in die Bibliothek, unter deren Versionen und Berechtigungen. #### Das Ablaufdatum ist eine Spalte Employee, Manager und Expiry date sind Spalten der Bibliothek, ausgefüllt in der Rasteransicht; Kalender und Erinnerungen lesen sie von dort. ![Das Bulk-Upload-Fenster von Virto Multiple Operations in der Bibliothek Certificates: sechs Dateien in der Warteschlange, Anna-Keller_First-aid.pdf, Marco-Rossi_Forklift-licence.pdf, Daniel-Weber_Fire-warden.pdf, Laura-Becker_First-aid.pdf, Jana-Novak_Working-at-height.pdf und Sofia-Marin_Food-hygiene.pdf, die Optionen Overwrite files und Edit properties, Total files 6 und die Schaltfläche Upload](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/training-certification-tracking/bulk-upload.webp) Bulk Upload in der Bibliothek Certificates: sechs Zertifikatsscans auf einmal in der Warteschlange. Schritt 5 · Erinnern ### Sechzig Tage vor dem Ablauf eines Zertifikats erfährt es die Person #### An die Person, die Führungskraft in Kopie Die Regel schreibt an die Person in der Spalte Employee und setzt die Person in der Spalte Manager in Kopie, so braucht ein neues Zertifikat keine neue Regel. #### Kurstermine in einem Teams-Kanal Eine Erinnerung auf der Terminliste kann anstehende Kurse auch über einen Workflows-Link in den Kanal Ihrer Wahl posten. ![Virto Alerts & Reminder App, die Optionen der Erinnerung Certificate expires in 60 days in der Bibliothek Certificates: Versand an einem Datum abhängig vom Feld Expiry date, 60 Tage vorher, eine eigene E-Mail für jedes Element, um 09:00](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/training-certification-tracking/reminder-options.webp) Die Erinnerungsregel: 60 Tage vor Expiry date, eine E-Mail pro Zertifikat. Eine zweite Regel macht dasselbe 30 Tage vorher. ## Die wichtigsten Vorteile ### Kein eigenes Schulungssystem Termine, Anträge und Zertifikate sind SharePoint-Listen und eine Bibliothek, die Ihr Tenant schon hat. Die Apps ergänzen Kalender, Formular, Board, Sammel-Upload und Erinnerungen. ### Erinnerungen aus dem Datensatz Die Regeln lesen das Ablaufdatum und die Personen aus jeder Zeile, die Zertifikate des nächsten Jahres brauchen keine neue Einrichtung. ### Ablaufdaten, die man sieht Der Kalender meldet einen fehlenden Kurs nicht von selbst. Er stellt die Ablaufdaten neben die Termine, so fällt ein Zertifikat ohne Kurs davor auf. ### Ihre Daten bleiben in Ihrem Tenant Listen, Scans und Termine bleiben in Ihrem Microsoft 365-Tenant unter Ihren Berechtigungen; die Apps verarbeiten sie, ohne sie zu speichern. ### Der Versionsverlauf ist der Nachweis Bibliothek und Listen führen Versionen, so ist mit einem Klick zu sehen, wer ein Zertifikat wann hochgeladen oder geändert hat. ### Fünf Apps, ein Abonnement Die fünf Apps gibt es zusammen als Virto M365 Productivity Kit: ein Angebot, eine Rechnung, ein Verlängerungstermin. ## Was Schulungsnachweise brauchen und was sie führt | Reales Szenario | Beste Lösung | Warum es funktioniert | | --- | --- | --- | | Kurse und Ablaufdaten von Zertifikaten in einer Ansicht — Die Termine stehen in einer Liste, die Zertifikate in einer Dokumentbibliothek. | Virto Calendar App | Liste und Bibliothek werden in einem Kalender überlagert, nach Kategorie eingefärbt, mit einer anklickbaren Legende; jeder Eintrag bleibt ein Element seiner eigenen Quelle. | | Ein Schulungsantrag jedes Mal in derselben Form | Virto Forms Designer App | Ein Formular auf der Antragsliste mit den Feldern, die Mitarbeitende kennen; den Status überlässt es dem Board. | | Anträge nach Status und nach Abteilung | Virto Kanban Board App | Die Antragsliste als Board: Spalten aus Status, Lanes aus Department, der Wunschtermin auf jeder Karte. | | Zertifikatsscans nach einem Schulungstag ablegen | Virto Multiple Operations | Bulk Upload bringt den ganzen Stapel auf einmal in die Bibliothek Certificates. | | Mitarbeitende vor dem Ablauf eines Zertifikats erinnern | Virto Alerts & Reminder App | Zwei Regeln schreiben 60 und 30 Tage vor dem Ablaufdatum an die Person in der Spalte Employee, mit der Führungskraft in Kopie. | | E-Learning-Inhalte, Tests, SCORM-Pakete und Abschlussnachweise | Ein Lernmanagementsystem | Das Kit führt Anträge, Termine, Scans und Erinnerungen. Kursinhalte, Tests und Abschlussnachweise gehören in ein LMS. | ## Verwandte Produkte Entdecken Sie, wie unsere Produktivitätstools Ihr Aufgabenmanagement transformieren können - [Virto Calendar App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-calendar-overlay-app/): Konsolidieren Sie Termine aus SharePoint, Exchange, Google und anderen Quellen in einer Kalenderansicht für eine vereinfachte Planung. - [Virto Forms Designer App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-forms-designer-app/): Gestalten Sie die Formulare zum Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen von SharePoint-Listen per Drag & Drop neu, ganz ohne Code. - [Virto Kanban Board App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-kanban-board-app/): Dieses Tool revolutioniert die Zusammenarbeit im Team durch visuelles Aufgabenmanagement für einen konsistenten, schrittweisen Fortschritt. - [Virto Multiple Operations](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-multiple-file-upload-app/): Laden Sie mehrere Dateien und Ordner in SharePoint mit anpassbaren Einstellungen effizient hoch, verwalten und löschen Sie sie. - [Virto Alerts & Reminder App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-alerts-and-reminders-app/): E-Mail- und Teams-Benachrichtigungen, wenn sich SharePoint-Listenelemente ändern, und Erinnerungen vor den Daten, die sie enthalten – einmalig oder wiederkehrend. ## Verwandte Anwendungsfälle Entdecken Sie unsere Anwendungsfälle für bessere Planung und Koordination ![Schulungskalender für Unternehmen](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/corporate-training-calendar.webp) ### Schulungskalender für Unternehmen Schulungsliste, Raumpostfächer und Trainerkalender in einem Microsoft 365-Kalender, damit L&D sieht, ob eine Schulung zu dieser Zeit, in diesem Raum und mit diesem Trainer stattfinden kann. ![Ablauf- und Verlängerungserinnerungen](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/expiration-renewal-reminders.webp) ### Ablauf- und Verlängerungserinnerungen Verantwortliche erhalten 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf eines Vertrags, Zertifikats oder einer Lizenz eine E-Mail, die Teamleitung eine Wochentabelle – aus Ihrer bestehenden SharePoint-Liste. ![CAPA und Auditfeststellungen in Microsoft 365](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/iso-audit-capa-microsoft-365.webp) ### CAPA und Auditfeststellungen in Microsoft 365 Eine Auditfeststellung vom Auditplan bis zum geschlossenen Datensatz in Microsoft 365: Kalender, Formular, Board, Nachweisordner und Erinnerungen für ISO 9001, 20000-1, 27001 und CMMI, ohne separate QMS.