Die Schulung gebucht, bevor das Zertifikat abläuft
Schulungsanträge, Kurstermine und Ablaufdaten von Zertifikaten auf einer SharePoint-Site: ein Antragsformular, ein Board, ein Kalender, ein Sammel-Upload für die Scans und Erinnerungen, bevor ein Zertifikat abläuft. Umgesetzt mit dem Virto M365 Productivity Kit.
Vertrauen von Branchenführern
und über 8.000 Unternehmen weltweit
Fünf Schritte, fünf Apps, eine Site
Schulungstermine, Schulungsanträge und Zertifikate sind gewöhnliche SharePoint-Listen und eine Dokumentbibliothek. Jeder Schritt ist eine Virto-App darauf; zusammen sind die fünf Apps das Virto M365 Productivity Kit. Die Screenshots stammen von unserer Demo-Site.
Schritt 1 · Planen
Kurse und Ablaufdaten in einem Kalender
Eine Liste und eine Bibliothek, eine Ansicht
Die Termine kommen aus einer Liste, die Ablaufdaten aus der Zertifikatsbibliothek; jeder Eintrag bleibt ein Element seiner eigenen Quelle, mit deren Berechtigungen.
Farbe nach Kategorie
Die Termine übernehmen ihre Farbe aus der Spalte Category: Arbeitssicherheit in Blau, Compliance in Violett, IT-Sicherheit in Orange, Führung in Grün.
Schritt 2 · Beantragen
Ein Schulungsantrag in einem kurzen Formular
Nur, was die Mitarbeitenden wissen
Kurs, Person, Führungskraft, Abteilung, Wunschtermin und Begründung. Ein neuer Antrag beginnt als Requested.
Einmal von der Administration veröffentlicht
Zum Veröffentlichen des Formulars muss die SharePoint-Administration benutzerdefinierte Skripts auf der Site erlauben. Die Einstellung schaltet sich innerhalb eines Tages wieder ab, das veröffentlichte Formular funktioniert weiter.
Schritt 3 · Genehmigen
Anträge wandern über ein Board
Die Spalten sind der Status
Requested, Approved, Booked und Completed sind die Spalte Status der Antragsliste; wer eine Karte verschiebt, ändert sie.
Eine Lane pro Abteilung
Die Swimlanes kommen aus der Spalte Department, so findet jede Führungskraft die Anträge ihres Teams in einer Zeile.
Schritt 4 · Ablegen
Ein Stapel Zertifikatsscans in einem Upload
Der ganze Stapel auf einmal
Nach einem Schulungstag kommen die Scans in einem Upload in die Bibliothek, unter deren Versionen und Berechtigungen.
Das Ablaufdatum ist eine Spalte
Employee, Manager und Expiry date sind Spalten der Bibliothek, ausgefüllt in der Rasteransicht; Kalender und Erinnerungen lesen sie von dort.
Schritt 5 · Erinnern
Sechzig Tage vor dem Ablauf eines Zertifikats erfährt es die Person
An die Person, die Führungskraft in Kopie
Die Regel schreibt an die Person in der Spalte Employee und setzt die Person in der Spalte Manager in Kopie, so braucht ein neues Zertifikat keine neue Regel.
Kurstermine in einem Teams-Kanal
Eine Erinnerung auf der Terminliste kann anstehende Kurse auch über einen Workflows-Link in den Kanal Ihrer Wahl posten.
Die wichtigsten Vorteile
Kein eigenes Schulungssystem
Termine, Anträge und Zertifikate sind SharePoint-Listen und eine Bibliothek, die Ihr Tenant schon hat. Die Apps ergänzen Kalender, Formular, Board, Sammel-Upload und Erinnerungen.
Erinnerungen aus dem Datensatz
Die Regeln lesen das Ablaufdatum und die Personen aus jeder Zeile, die Zertifikate des nächsten Jahres brauchen keine neue Einrichtung.
Ablaufdaten, die man sieht
Der Kalender meldet einen fehlenden Kurs nicht von selbst. Er stellt die Ablaufdaten neben die Termine, so fällt ein Zertifikat ohne Kurs davor auf.
Ihre Daten bleiben in Ihrem Tenant
Listen, Scans und Termine bleiben in Ihrem Microsoft 365-Tenant unter Ihren Berechtigungen; die Apps verarbeiten sie, ohne sie zu speichern.
Der Versionsverlauf ist der Nachweis
Bibliothek und Listen führen Versionen, so ist mit einem Klick zu sehen, wer ein Zertifikat wann hochgeladen oder geändert hat.
Fünf Apps, ein Abonnement
Die fünf Apps gibt es zusammen als Virto M365 Productivity Kit: ein Angebot, eine Rechnung, ein Verlängerungstermin.
Was Schulungsnachweise brauchen und was sie führt
Die Termine stehen in einer Liste, die Zertifikate in einer Dokumentbibliothek.
Liste und Bibliothek werden in einem Kalender überlagert, nach Kategorie eingefärbt, mit einer anklickbaren Legende; jeder Eintrag bleibt ein Element seiner eigenen Quelle.
Ein Formular auf der Antragsliste mit den Feldern, die Mitarbeitende kennen; den Status überlässt es dem Board.
Die Antragsliste als Board: Spalten aus Status, Lanes aus Department, der Wunschtermin auf jeder Karte.
Bulk Upload bringt den ganzen Stapel auf einmal in die Bibliothek Certificates.
Zwei Regeln schreiben 60 und 30 Tage vor dem Ablaufdatum an die Person in der Spalte Employee, mit der Führungskraft in Kopie.
Das Kit führt Anträge, Termine, Scans und Erinnerungen. Kursinhalte, Tests und Abschlussnachweise gehören in ein LMS.
Virto M365 Productivity Kit
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