--- title: "Acht Änderungen am Tag, eine E-Mail" description: "Täglich oder wöchentlich eine E-Mail mit allen Änderungen einer SharePoint-Liste in einer Tabelle – und eine Sofortmeldung nur für das, was nicht warten kann." url: https://www.virtosoftware.com/de/use-cases/sharepoint-list-change-digest/ language: de-DE last_modified: 2026-10-14T00:00:00+02:00 translations: en: https://www.virtosoftware.com/use-cases/sharepoint-list-change-digest/index.md --- # Acht Änderungen am Tag, eine E-Mail Mehrere Personen bearbeiten eine SharePoint-Liste – Virto Alerts & Reminder App sendet einmal am Tag eine E-Mail mit allen Änderungen in einer Tabelle, und eine eigene E-Mail nur für die Änderungen, die nicht warten können. Verfügbar bei: SharePoint Microsoft Teams Microsoft Azure Beispielhafte tägliche E-Mail: Projektaufgaben, 8 Änderungen, darunter Wireframes der Startseite in Prüfung und Sitemap und Seitenliste erledigt. Vertrauen von Branchenführern Warner Bros. Disney Sony UC Berkeley Motorola Teck Resources US Treasury University of Pittsburgh NASA Stockholms Stad FedEx Zespri und über 8.000 Unternehmen weltweit ## Eine Tabelle für die Routine, eine E-Mail für die Ausnahme Eine Übersichtsregel sammelt die Änderungen des Tages; eine zweite Regel sendet nur dann eine eigene E-Mail, wenn eine Änderung nicht warten kann. Die Regel ### Eine Übersicht nach Zeitplan statt einer E-Mail pro Änderung #### Jede Änderung, einmal am Tag gesendet Die Benachrichtigung erfasst neue und geänderte Einträge und sendet sie gesammelt zur festgelegten Uhrzeit, in der Zeitzone aus den Einstellungen der App. #### Auf Wunsch nur an Arbeitstagen Haken Sie die Wochentage an, an denen die Übersicht verschickt werden soll. Änderungen der übrigen Tage werden am nächsten angehakten Tag gesendet. #### Der letzte Stand jedes Eintrags Mit „Show latest version only“ erscheint ein Eintrag, der im Laufe des Tages mehrfach bearbeitet wurde, so, wie er zum Versandzeitpunkt steht. ![Bearbeitungsfenster der Benachrichtigung „Daily changes: Project tasks“ in Virto Alerts & Reminder App, Abschnitt Options: Filter items auf Apply to all items; When To Send Alerts auf Send a daily summary; Show latest version only aktiviert; Versandzeit 13:15, Pacific Time; Montag bis Freitag angehakt, mit dem Hinweis, dass Ereignisse an nicht ausgewählten Tagen am nächsten verfügbaren Tag gesendet werden](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/sharepoint-list-change-digest/digest-options.webp) Optionen der täglichen Übersicht: alle Einträge, eine E-Mail zur festgelegten Uhrzeit, Montag bis Freitag. Die Vorlage ### Sie bestimmen, welche Spalten die Tabelle hat #### Eine Kopfzeile und eine Zeile mit Feldern Der Text der Nachricht ist eine Tabelle: eine Kopfzeile, die Sie eingeben, und darunter die Felder der Liste. Die App wiederholt die zweite Zeile für jeden geänderten Eintrag. #### Jede Zeile verlinkt auf ihren Eintrag Die erste Zelle ist ein Link aus dem Titel des Eintrags – ein Klick in der E-Mail öffnet die Aufgabe in SharePoint. #### Der vorherige Wert, wenn Sie ihn brauchen Ein Feld lässt sich mit seinem neuen oder seinem alten Wert ausgeben, sodass eine Spalte zeigen kann, welchen Status der Eintrag vor der Änderung hatte. ![Bearbeitungsfenster der Benachrichtigung „Daily changes: Project tasks“, Abschnitt Message view: Betreff „Project tasks: changes today“ und ein Text mit einer Tabelle, deren Kopfzeile Task, Status, Assigned to, Due date, Priority und Changed by lautet, darunter eine Zeile mit Feldtags](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/sharepoint-list-change-digest/digest-template.webp) Die Nachrichtenvorlage: eine Kopfzeile, die Sie selbst eingeben, und eine Zeile mit Feldtags, die für jeden geänderten Eintrag wiederholt wird. Die E-Mail ### Eine Tabelle, eine Zeile pro geänderter Aufgabe #### Acht Änderungen, eine Nachricht Jede Aufgabe, die an diesem Tag angelegt oder geändert wurde, ist eine Zeile: ein Status, der sich bewegt hat, eine Priorität, die erhöht wurde, eine am Nachmittag hinzugefügte Aufgabe. Zwischendurch kommt nichts an. #### Die Spalten aus der Vorlage Die Kopfzeile ist die in der Regel eingegebene, und die Feldtags darunter werden für jede Aufgabe ausgefüllt, mit dem Aufgabennamen als Link. #### Wer was geändert hat Die Spalte „Changed by“ nennt die Person, die die jeweilige Aufgabe bearbeitet hat, sodass die Projektleitung sieht, wer was bewegt hat, ohne die Liste zu öffnen. ![E-Mail „Project tasks: changes today“ in Outlook geöffnet: eine Tabelle mit den Spalten Task, Status, Assigned to, Due date, Priority und Changed by und acht Zeilen, eine pro an diesem Tag geänderter Aufgabe; jeder Aufgabenname ist ein Link](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/sharepoint-list-change-digest/digest-email.webp) Die tägliche Übersicht, wie sie ankommt: die acht Änderungen des Tages in einer Tabelle, jeder Aufgabenname ein Link zum Eintrag. Die Ausnahme ### Eine blockierte Aufgabe bekommt ihre eigene E-Mail #### Eine Bedingung auf einer Spalte Die zweite Regel betrachtet geänderte Einträge und behält nur jene, deren Status „Blocked“ ist. Alles andere bleibt in der Tagestabelle. #### Innerhalb von Minuten, nicht erst am Tagesende Die E-Mail geht innerhalb von Minuten nach der Änderung hinaus – mit der Aufgabe, der zuständigen Person, dem Fälligkeitsdatum und der Person, die die Änderung vorgenommen hat. ![Bearbeitungsfenster der Benachrichtigung „Task blocked“, Abschnitt Options: Filter items auf Use condition(s) mit Status equals Blocked; When To Send Alerts auf Send notification immediately](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/sharepoint-list-change-digest/blocked-options.webp) Optionen der zweiten Regel: nur Einträge, deren Status „Blocked“ ist, sofort gesendet. ## Die wichtigsten Vorteile ### Eine E-Mail statt einer pro Änderung Die Änderungen des Tages kommen gesammelt an, zu einer Uhrzeit Ihrer Wahl, in einer Tabelle, die sich in einer Minute lesen lässt. ### Die Ausnahme kommt trotzdem schnell an Eine zweite Regel mit Bedingung sendet innerhalb von Minuten eine eigene E-Mail, damit die dringende Änderung nicht in der Tagestabelle untergeht. ### Ihre Spalten, Ihre Formulierung Die Tabelle ist eine Vorlage: Sie wählen die Felder, geben die Kopfzeile ein und legen Betreff und Absendername fest. ### Täglich fürs Team, wöchentlich für den Sponsor Dieselbe Vorlage läuft nach zwei Zeitplänen für zwei Zielgruppen, ohne etwas doppelt aufzubauen. ### Alle Regeln an einem Ort „My alerts“ führt jede Regel mit Liste und Empfängern auf, und die Registerkarte „Queue“ zeigt, was versendet wurde. ### Die Liste bleibt, wo sie ist Die Aufgaben bleiben eine gewöhnliche SharePoint-Liste in Ihrem Microsoft-365-Mandanten, mit den Berechtigungen und dem Versionsverlauf, die sie bereits hat. ## Welche Benachrichtigung zu welcher Liste passt | Reales Szenario | Beste Lösung | Warum es funktioniert | | --- | --- | --- | | Eine Projektliste, die mehrere Personen täglich bearbeiten — Die Projektleitung möchte wissen, was sich bewegt hat, ohne bei jedem Speichern unterbrochen zu werden. | Virto Alerts & Reminder App | Eine E-Mail am Tagesende führt jede geänderte Aufgabe in einer Tabelle auf, und eine blockierte Aufgabe wird innerhalb von Minuten gemeldet. | | Ein wöchentlicher Überblick für den Sponsor — Jemand außerhalb des Teams braucht die Änderungen der Woche in einer Nachricht. | Virto Alerts & Reminder App | Dieselbe Regel mit einem wöchentlichen Zeitplan sendet die Tabelle am Wochentag Ihrer Wahl. | | Einige namentlich festgelegte Personen brauchen bei jeder Änderung eine E-Mail | Regeln in SharePoint und Microsoft Lists | Die integrierten Regeln senden eine E-Mail an namentlich festgelegte Personen, wenn sich ein Eintrag ändert. Sie senden eine E-Mail pro Änderung und kennen keine Übersicht. | | Eine Änderung muss eine Genehmigung mit mehreren Schritten anstoßen | Power Automate | Virto Alerts & Reminder App benachrichtigt Personen. Eine Anfrage durch mehrere Genehmigende zu leiten ist ein Flow. | ## Verwandte Produkte Entdecken Sie, wie unsere Produktivitätstools Ihr Aufgabenmanagement transformieren können - [Virto Alerts & Reminder App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-alerts-and-reminders-app/): Die App ist in Ihre täglichen Tools wie Microsoft Teams integriert und sorgt dafür, dass Sie bei allen Aufgaben und Besprechungen immer den Überblick behalten. - [Virto Notifications & Reminders App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-teams/virto-notifications-reminders-app/): Erweitern Sie Microsoft Teams mit einer App für direkte Benachrichtigungen und Erinnerungen, um die Abstimmung im Team sicherzustellen. - [Virto Kanban Board App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-kanban-board-app/): Dieses Tool revolutioniert die Zusammenarbeit im Team durch visuelles Aufgabenmanagement für einen konsistenten, schrittweisen Fortschritt. ## Verwandte Anwendungsfälle Entdecken Sie unsere Anwendungsfälle für bessere Planung und Koordination ![Änderungsbenachrichtigungen für Dokumentbibliotheken](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/document-library-change-notifications.webp) ### Änderungsbenachrichtigungen für Dokumentbibliotheken Wird eine Richtlinie in einer SharePoint-Bibliothek freigegeben, erhalten die Lesenden eine E-Mail mit Link; ein Ordner kann eine eigene Regel haben, eine wöchentliche Tabelle zeigt die Änderungen. ![Fälligkeits- und Überfälligkeitserinnerungen für Aufgaben](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/task-deadline-reminders.webp) ### Fälligkeits- und Überfälligkeitserinnerungen für Aufgaben Jede zuständige Person erhält drei Tage vor der Fälligkeit einer Aufgabe eine E-Mail, die Führungskraft jeden Morgen eine Tabelle mit allem Überfälligen – aus einer SharePoint-Aufgabenliste. ![Projektmanagement](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/kanban-project-management.webp) ### Projektmanagement Nutzen Sie die fortschrittlichen Tools von Virto, um Projekte meisterhaft zu verwalten - indem Sie Komplexitäten aufschlüsseln, Zeitpläne optimieren und agile Methoden fördern.