--- title: "Ein Teamkalender, der selbst Bescheid gibt" description: "Benachrichtigen Sie das Team zwei Tage vor einem Termin aus einer SharePoint-Liste, senden Sie eine Wochentabelle und melden Sie jede Terminverschiebung." url: https://www.virtosoftware.com/de/use-cases/sharepoint-event-reminders/ language: de-DE last_modified: 2026-10-14T00:00:00+02:00 translations: en: https://www.virtosoftware.com/use-cases/sharepoint-event-reminders/index.md --- # Ein Teamkalender, der selbst Bescheid gibt Führen Sie Teamtermine in einer SharePoint-Liste – Virto Alerts & Reminder App benachrichtigt das Team zwei Tage vor jedem Termin per E-Mail, sendet eine Wochentabelle der anstehenden Termine und nennt bei einer Verschiebung das alte und das neue Datum. Verfügbar bei: SharePoint Microsoft Teams Microsoft Azure Beispielhafte Erinnerung an das Team zwei Tage vor einem Termin: Q4-Townhall, Beginn am 7. Oktober. Vertrauen von Branchenführern Warner Bros. Disney Sony UC Berkeley Motorola Teck Resources US Treasury University of Pittsburgh NASA Stockholms Stad FedEx Zespri und über 8.000 Unternehmen weltweit ## Eine Terminliste, drei Arten von E-Mails Eine Erinnerung vor jedem Termin, eine Tabelle der kommenden Woche und ein Hinweis, wenn sich ein Datum verschiebt – alle drei lesen dieselbe SharePoint-Liste, auf der der Teamkalender aufbaut. Die Erinnerung ### Zwei Tage vor dem Termin erhält das Team eine E-Mail #### Gerechnet ab der Spalte „Start“ Die Regel liest das Startdatum jedes Termins und versendet eine festgelegte Anzahl von Tagen davor. Eine Regel deckt alle Termine der Liste ab. #### An ein Team, nicht an Eingeladene Ein Termin in einer SharePoint-Liste hat keine Teilnehmerliste. Die Erinnerung geht an die Personen und Gruppen, die Sie benennen; der Organisator aus der Spalte des Termins lässt sich hinzufügen. #### Versand zur festgelegten Uhrzeit Jede Regel hat ihre eigene Versandzeit, in der Zeitzone aus den Einstellungen der App. Eine neue Regel versendet nicht am Tag ihrer Erstellung – richten Sie sie daher mindestens einen Tag im Voraus ein. ![Bearbeitungsfenster der Erinnerung „Event in 2 days“ in Virto Alerts & Reminder App, Abschnitt Options: Filter items auf Apply to all items; When To Send Alerts auf Send on date depending on a field value gesetzt, Feld Start, Versand 2 Tage vorher (Before); Send separate e-mail for each item aktiviert; Versandzeit 22:25, Pacific Time](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/sharepoint-event-reminders/reminder-options.webp) Optionen der Erinnerung: jeder Termin der Liste, zwei Tage vor seinem „Start“, eine Nachricht pro Termin. Die Wochentabelle ### Eine E-Mail mit allem, was in der kommenden Woche ansteht #### Gefiltert ab heute Eine zweite Regel behält die Termine, deren „Start“ in die kommenden Tage fällt, und versendet sie am Wochentag und zur Uhrzeit Ihrer Wahl. #### Eine Tabelle, jeder Termin verlinkt Sieben Termine kommen als sieben Zeilen in einer Nachricht an – Termin, Beginn, Ort, Organisator, Kategorie –, und jeder Name öffnet den Eintrag in SharePoint. #### Datumsangaben wie in der Website „Start“ erscheint mit Datum und Uhrzeit in der Zeitzone der SharePoint-Website, so wie die Liste den Wert zeigt. ![E-Mail „Company events: the next 7 days“, in Outlook geöffnet: eine Tabelle mit sieben Terminen und den Spalten Event, Starts, Location, Organizer und Category; jeder Terminname ist ein Link zum Listeneintrag](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/sharepoint-event-reminders/week-table.webp) Die Wochen-E-Mail: sieben anstehende Termine in einer Tabelle, in der Reihenfolge, in der sie der Liste hinzugefügt wurden. Der Änderungshinweis ### Verschiebt sich ein Datum, erhalten alle das alte und das neue #### Ausgelöst durch eine Spalte Eine Benachrichtigung beobachtet die Spalte „Start“ und wird nur ausgelöst, wenn diese Spalte geändert wurde. Ein korrigierter Tippfehler im Titel versendet nichts. #### „Was“ und „Now“ in einer Nachricht Die E-Mail nennt den bisherigen und den neuen Beginn, Datum und Uhrzeit, neben einem Link zum Termin. #### Innerhalb von Minuten versendet Der Hinweis geht wenige Minuten nach dem Speichern der Änderung hinaus. Jeder geänderte Termin versendet eine eigene E-Mail – schalten Sie die Regel daher aus, bevor Sie viele Daten auf einmal verschieben. ![E-Mail „Moved: Security awareness training“ von Company Events, in Outlook geöffnet: der Terminname als Link, die Zeilen Was 10/4/2026 2:00 PM und Now 10/5/2026 2:00 PM sowie der Ort Room Atlas, Madrid](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/sharepoint-event-reminders/moved-email.webp) Der Hinweis nach einer Änderung des Startdatums: bisheriges und neues Datum mit Uhrzeit und ein Link zum Termin. Der Kalender ### Dieselbe Liste ist der Kalender, auf den das Team schaut #### Eine Quelle für die Ansicht und die E-Mails Virto Calendar App zeigt die Liste in der Monats-, Wochen- oder Jahresansicht. Erinnerungen und Hinweise sind Regeln auf derselben Liste – ein Datum wird nur einmal erfasst. #### Eine Liste, kein Outlook-Kalender Die Regeln arbeiten mit SharePoint-Listen und -Bibliotheken. Besprechungen in Outlook- und Gruppenkalendern behalten die Outlook-eigenen Erinnerungen für die Eingeladenen. ![Virto Calendar App, Monatsansicht des Kalenders „Company events“ vom 27. September bis 7. November 2026: Termine aus der SharePoint-Liste an ihren Tagen, darunter Q4 town hall, Security awareness training, ERP maintenance window, Fire drill und Website relaunch go/no-go](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/sharepoint-event-reminders/calendar-month.webp) Die Liste „Company events“ als Quelle in Virto Calendar App, Monatsansicht. ## Die wichtigsten Vorteile ### Keine Teilnehmerliste nötig Ein Listentermin hat keine Eingeladenen, die Outlook erinnern könnte. Die Regel sendet an die Personen und Gruppen, die Sie benennen, und nimmt den Organisator aus der Spalte des Termins. ### Die kommende Woche in einer Nachricht Eine Tabelle der anstehenden Termine am Wochentag Ihrer Wahl, statt einer eigenen E-Mail für jeden einzelnen. ### Das alte Datum neben dem neuen Ein Änderungshinweis nennt den bisherigen und den neuen Beginn – niemand muss die Liste öffnen, um herauszufinden, was sich verschoben hat. ### Nur die Änderung, die zählt Die Benachrichtigung hängt an einer Spalte. Änderungen am Ort oder an der Beschreibung eines Termins versenden keinen Datumshinweis. ### Kalender und E-Mails teilen eine Quelle Die Liste, die den Teamkalender speist, ist die Liste, die die Regeln lesen – niemand pflegt für die E-Mails eine zweite Kopie der Termine. ### Die Liste bleibt, wo sie ist Die Termine bleiben eine gewöhnliche SharePoint-Liste in Ihrem Microsoft-365-Mandanten, mit den Berechtigungen und dem Versionsverlauf, die sie bereits hat. ## Welche Erinnerung zu welchem Kalender passt | Reales Szenario | Beste Lösung | Warum es funktioniert | | --- | --- | --- | | Unternehmenstermine, zu denen niemand eingeladen wird — Townhalls, Schulungen, Wartungsfenster: Die Daten stehen in einer SharePoint-Liste, und alle sollen davon wissen. | Virto Alerts & Reminder App | Eine Erinnerung geht eine festgelegte Anzahl von Tagen vor jedem Termin an das Team, und eine Wochentabelle listet auf, was ansteht. | | Termine, die sich nach der Ankündigung verschieben — Der Organisator ändert den Beginn eines Termins, den das Team bereits kennt. | Virto Alerts & Reminder App | Eine Benachrichtigung auf der Spalte „Start“ sendet allen das bisherige und das neue Datum, wenige Minuten nach der Änderung. | | Dieselben Termine als Kalender sehen — Das Team möchte eine Monatsansicht neben seinen Outlook- und Gruppenkalendern. | Virto Calendar App M365 | Die App zeigt die Liste in der Monats-, Wochen- oder Jahresansicht zusammen mit anderen Quellen. Die E-Mails kommen von Virto Alerts & Reminder App auf derselben Liste. | | Eine Besprechung mit eingeladenen Teilnehmern | Die Outlook-eigenen Erinnerungen | Eingeladene erhalten die Outlook-Erinnerung zur Besprechung. Virto Alerts & Reminder App arbeitet mit SharePoint-Listen und -Bibliotheken, nicht mit Exchange- oder Gruppenkalendern. | | Termine aus einem Internetkalender-Feed | Eine Kopie der Termine in einer SharePoint-Liste | Ein iCal-Feed ist nur lesbar und versendet keine Benachrichtigungen. Führen Sie die Termine, die eine Erinnerung brauchen, in einer Liste – dann können die Regeln sie lesen. | ## Verwandte Produkte Entdecken Sie, wie unsere Produktivitätstools Ihr Aufgabenmanagement transformieren können - [Virto Alerts & Reminder App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-alerts-and-reminders-app/): Die App ist in Ihre täglichen Tools wie Microsoft Teams integriert und sorgt dafür, dass Sie bei allen Aufgaben und Besprechungen immer den Überblick behalten. - [Virto Calendar App M365](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-calendar-overlay-app/): Konsolidieren Sie Termine aus SharePoint, Exchange, Google und anderen Quellen in einer Kalenderansicht für eine vereinfachte Planung. - [Virto Notifications & Reminders App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-teams/virto-notifications-reminders-app/): Erweitern Sie Microsoft Teams mit einer App für direkte Benachrichtigungen und Erinnerungen, um die Abstimmung im Team sicherzustellen. ## Verwandte Anwendungsfälle Entdecken Sie unsere Anwendungsfälle für bessere Planung und Koordination ![Ablauf- und Verlängerungserinnerungen](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/expiration-renewal-reminders.webp) ### Ablauf- und Verlängerungserinnerungen Verantwortliche erhalten 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf eines Vertrags, Zertifikats oder einer Lizenz eine E-Mail, die Teamleitung eine Wochentabelle – aus Ihrer bestehenden SharePoint-Liste. ![Veranstaltungskalender](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/corporate-events-calendar.webp) ### Veranstaltungskalender Planen und führen Sie Unternehmensmeetings und Veranstaltungen mühelos mit unserem funktionsreichen Kalender durch. Sorgen Sie für Echtzeit-Transparenz für interne und externe Nutzer. ![Schulungskalender für Unternehmen](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/corporate-training-calendar.webp) ### Schulungskalender für Unternehmen Schulungsliste, Raumpostfächer und Trainerkalender in einem Microsoft 365-Kalender, damit L&D sieht, ob eine Schulung zu dieser Zeit, in diesem Raum und mit diesem Trainer stattfinden kann.