Ein Teamkalender, der selbst Bescheid gibt
Führen Sie Teamtermine in einer SharePoint-Liste – Virto Alerts & Reminder App benachrichtigt das Team zwei Tage vor jedem Termin per E-Mail, sendet eine Wochentabelle der anstehenden Termine und nennt bei einer Verschiebung das alte und das neue Datum.
Vertrauen von Branchenführern
und über 8.000 Unternehmen weltweit
Eine Terminliste, drei Arten von E-Mails
Eine Erinnerung vor jedem Termin, eine Tabelle der kommenden Woche und ein Hinweis, wenn sich ein Datum verschiebt – alle drei lesen dieselbe SharePoint-Liste, auf der der Teamkalender aufbaut.
Die Erinnerung
Zwei Tage vor dem Termin erhält das Team eine E-Mail
Gerechnet ab der Spalte „Start“
Die Regel liest das Startdatum jedes Termins und versendet eine festgelegte Anzahl von Tagen davor. Eine Regel deckt alle Termine der Liste ab.
An ein Team, nicht an Eingeladene
Ein Termin in einer SharePoint-Liste hat keine Teilnehmerliste. Die Erinnerung geht an die Personen und Gruppen, die Sie benennen; der Organisator aus der Spalte des Termins lässt sich hinzufügen.
Versand zur festgelegten Uhrzeit
Jede Regel hat ihre eigene Versandzeit, in der Zeitzone aus den Einstellungen der App. Eine neue Regel versendet nicht am Tag ihrer Erstellung – richten Sie sie daher mindestens einen Tag im Voraus ein.
Die Wochentabelle
Eine E-Mail mit allem, was in der kommenden Woche ansteht
Gefiltert ab heute
Eine zweite Regel behält die Termine, deren „Start“ in die kommenden Tage fällt, und versendet sie am Wochentag und zur Uhrzeit Ihrer Wahl.
Eine Tabelle, jeder Termin verlinkt
Sieben Termine kommen als sieben Zeilen in einer Nachricht an – Termin, Beginn, Ort, Organisator, Kategorie –, und jeder Name öffnet den Eintrag in SharePoint.
Datumsangaben wie in der Website
„Start“ erscheint mit Datum und Uhrzeit in der Zeitzone der SharePoint-Website, so wie die Liste den Wert zeigt.
Der Änderungshinweis
Verschiebt sich ein Datum, erhalten alle das alte und das neue
Ausgelöst durch eine Spalte
Eine Benachrichtigung beobachtet die Spalte „Start“ und wird nur ausgelöst, wenn diese Spalte geändert wurde. Ein korrigierter Tippfehler im Titel versendet nichts.
„Was“ und „Now“ in einer Nachricht
Die E-Mail nennt den bisherigen und den neuen Beginn, Datum und Uhrzeit, neben einem Link zum Termin.
Innerhalb von Minuten versendet
Der Hinweis geht wenige Minuten nach dem Speichern der Änderung hinaus. Jeder geänderte Termin versendet eine eigene E-Mail – schalten Sie die Regel daher aus, bevor Sie viele Daten auf einmal verschieben.
Der Kalender
Dieselbe Liste ist der Kalender, auf den das Team schaut
Eine Quelle für die Ansicht und die E-Mails
Virto Calendar App zeigt die Liste in der Monats-, Wochen- oder Jahresansicht. Erinnerungen und Hinweise sind Regeln auf derselben Liste – ein Datum wird nur einmal erfasst.
Eine Liste, kein Outlook-Kalender
Die Regeln arbeiten mit SharePoint-Listen und -Bibliotheken. Besprechungen in Outlook- und Gruppenkalendern behalten die Outlook-eigenen Erinnerungen für die Eingeladenen.
Die wichtigsten Vorteile
Keine Teilnehmerliste nötig
Ein Listentermin hat keine Eingeladenen, die Outlook erinnern könnte. Die Regel sendet an die Personen und Gruppen, die Sie benennen, und nimmt den Organisator aus der Spalte des Termins.
Die kommende Woche in einer Nachricht
Eine Tabelle der anstehenden Termine am Wochentag Ihrer Wahl, statt einer eigenen E-Mail für jeden einzelnen.
Das alte Datum neben dem neuen
Ein Änderungshinweis nennt den bisherigen und den neuen Beginn – niemand muss die Liste öffnen, um herauszufinden, was sich verschoben hat.
Nur die Änderung, die zählt
Die Benachrichtigung hängt an einer Spalte. Änderungen am Ort oder an der Beschreibung eines Termins versenden keinen Datumshinweis.
Kalender und E-Mails teilen eine Quelle
Die Liste, die den Teamkalender speist, ist die Liste, die die Regeln lesen – niemand pflegt für die E-Mails eine zweite Kopie der Termine.
Die Liste bleibt, wo sie ist
Die Termine bleiben eine gewöhnliche SharePoint-Liste in Ihrem Microsoft-365-Mandanten, mit den Berechtigungen und dem Versionsverlauf, die sie bereits hat.
Welche Erinnerung zu welchem Kalender passt
Townhalls, Schulungen, Wartungsfenster: Die Daten stehen in einer SharePoint-Liste, und alle sollen davon wissen.
Eine Erinnerung geht eine festgelegte Anzahl von Tagen vor jedem Termin an das Team, und eine Wochentabelle listet auf, was ansteht.
Der Organisator ändert den Beginn eines Termins, den das Team bereits kennt.
Eine Benachrichtigung auf der Spalte „Start“ sendet allen das bisherige und das neue Datum, wenige Minuten nach der Änderung.
Das Team möchte eine Monatsansicht neben seinen Outlook- und Gruppenkalendern.
Die App zeigt die Liste in der Monats-, Wochen- oder Jahresansicht zusammen mit anderen Quellen. Die E-Mails kommen von Virto Alerts & Reminder App auf derselben Liste.
Eingeladene erhalten die Outlook-Erinnerung zur Besprechung. Virto Alerts & Reminder App arbeitet mit SharePoint-Listen und -Bibliotheken, nicht mit Exchange- oder Gruppenkalendern.
Ein iCal-Feed ist nur lesbar und versendet keine Benachrichtigungen. Führen Sie die Termine, die eine Erinnerung brauchen, in einer Liste – dann können die Regeln sie lesen.
Virto Alerts & Reminder App
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