Kalender für die Planung öffentlicher Sitzungen und Anhörungen für Verwaltungsteams
Vereinfachen Sie die Terminplanung und steigern Sie die Transparenz mit Virto Calendar App: öffentliche Sitzungen, Anhörungen und Saalbuchungen in einem Microsoft 365-Kalender für Behörden, Kommunen und Teams im öffentlichen Sektor.
Vertrauen von Branchenführern
und über 8.000 Unternehmen weltweit
Interaktive Demo starten
Effektives Management öffentlicher Besprechungen
Zentralisieren Sie alle Informationen zu öffentlichen Sitzungen und Anhörungen, verwalten Sie wiederkehrende Termine und integrieren Sie das System nahtlos in Ihre bestehende Microsoft 365-Umgebung. Die Screenshots zeigen den Sitzungskalender eines Stadtrats mit Ausschüssen und öffentlichen Anhörungen, in einem Demo-Kalender in unserem eigenen Tenant.
Effiziente Terminplanung & Compliance
Zentrale Kalenderverwaltung
Fassen Sie alle Details zu öffentlichen Sitzungen an einem leicht zugänglichen Ort zusammen. Dadurch entfallen verstreute Tabellen oder einzelne Kalender, was die Terminplanung vereinfacht und die allgemeine Organisation verbessert.
Wiederkehrende Termine und anpassbare Ansichten
Legen Sie eine wiederkehrende Ratssitzung oder Anhörung einmal an, und sie erscheint an jedem Termin. Passen Sie Ihre Kalenderansicht mit Optionen wie Tag, Woche, Monat, Jahr, Quartal, Flat Year, Gantt und Multi-Source an die Arbeit jedes Teams an.
Sicherheit und Zuverlässigkeit auf Branchenniveau
Verbesserte Datensicherheit
Nutzen Sie die robusten Sicherheitsfunktionen von Microsoft 365. Rollenbasierte Zugriffskontrollen beschränken den Zugriff auf sensible Besprechungsinformationen auf autorisiertes Personal, während Verschlüsselung die Datenintegrität schützt.
Zuverlässige Leistung & Verfügbarkeit
Aufbauend auf der zuverlässigen SharePoint-Plattform profitiert Virto Calendar von der robusten Infrastruktur und Redundanz von Microsoft, wodurch Ausfallzeiten minimiert werden und wichtige Termindaten griffbereit bleiben.
Tiefe Integration mit Microsoft 365
Integration mit SharePoint und Teams
Betten Sie Virto Calendar direkt in Ihre SharePoint-Websites und Microsoft Teams-Kanäle ein. Dies bietet allen Benutzern eine vertraute und komfortable Oberfläche, fördert die Akzeptanz und optimiert Arbeitsabläufe.
Vereinfachen Sie Kommunikation und Zusammenarbeit
Die Sitzungsdetails bleiben in Microsoft 365: Jede Sitzung liegt in ihrer SharePoint-Liste oder ihrem Outlook-Kalender, Tagesordnungen und Protokolle können auf derselben SharePoint-Website liegen, und aus einem Outlook-Termin lässt sich direkt eine Teams-Besprechung erstellen. So arbeiten alle Beteiligten mit denselben Informationen.
Die wichtigsten Vorteile
Kalenderansicht aus mehreren Quellen
Zeigen Sie öffentliche Besprechungen aus SharePoint-Listen, Exchange-Kalendern und Besprechungsräumen in einer Ansicht an. Importieren Sie externe Kalender über iCal-Feeds, um Veranstaltungen von Partneragenturen und Community-Kalender einzubeziehen.
Microsoft 365-Kalendersteuerelemente
Verwalten Sie öffentliche Sitzungen direkt über SharePoint und Teams. Legen Sie mithilfe rollenbasierter Berechtigungen fest, wer Sitzungen planen, Details bearbeiten und auf sensible Informationen zugreifen darf.
Verwaltung von Besprechungsräumen
Sehen Sie alle Sitzungsräume der Behörde in einer Ansicht: Die Raumpostfächer von Ratssaal und Sitzungssälen liegen neben dem Sitzungsplan, sodass eine Doppelbuchung auffällt, bevor eine Anhörung bekanntgegeben wird. Welcher Raum zur erwarteten Teilnehmerzahl passt, entscheiden weiterhin die Organisatoren.
Intelligente Farbcodierung
Erstellen Sie visuelle Systeme für öffentliche Sitzungen mit benutzerdefinierten Farben. Markieren Sie dringende öffentliche Anhörungen rot, reguläre Ratssitzungen blau und Bürgerforen grün, um eine schnelle Erkennung und bessere Organisation zu gewährleisten.
Kategorisierung
Sortieren Sie öffentliche Sitzungen nach Art, Abteilung oder Priorität. Filtern Sie Ansichten, um sich auf bestimmte Sitzungskategorien wie Anhörungen zur Flächennutzung, Haushaltsberatungen oder Bürgerversammlungen zu konzentrieren.
Zuverlässiger Zugriff & Leistung
Profitieren Sie von der robusten Infrastruktur von SharePoint, die einen zuverlässigen Zugriff auf Ihre Termine für öffentliche Anhörungen gewährleistet. Minimieren Sie Unterbrechungen.
Wann Virto Calendar App passt – und wann nicht
Sitzungen werden in einer SharePoint-Liste geplant; Sitzungssäle werden über Raumpostfächer gebucht.
Die Sitzungsliste und die Raumpostfächer liegen übereinander in einem Kalender. So wird keine Anhörung in einen bereits belegten Saal gelegt.
Feiertagskalender und die iCal-Feeds, die Partnerbehörden veröffentlichen, erscheinen neben den eigenen Sitzungen, farblich nach Art getrennt. So fällt eine Überschneidung auf, bevor ein Termin bekanntgegeben wird.
Virto Calendar App ist für Mitarbeitende und eingeladene Gäste gedacht, die sich über Microsoft 365 anmelden. Ein Sitzungsplan für Bürgerinnen und Bürger gehört auf die Website der Behörde.
Sitzungskalender für Behörden
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