Der Bereitschaftsplan neben den Abwesenheiten aller
Führen Sie den Bereitschaftsplan in einer SharePoint-Liste und sehen Sie ihn neben genehmigtem und beantragtem Urlaub in einem Kalender. Wer Bereitschaft hat, wird vorher erinnert, und der Teamkanal erfährt es.
Vertrauen von Branchenführern
und über 8.000 Unternehmen weltweit
Fünf Schritte, zwei Apps, zwei Listen
Der Bereitschaftsplan und die Urlaubsanträge sind gewöhnliche SharePoint-Listen. Virto Calendar App zeigt sie zusammen, Virto Alerts & Reminder App übernimmt die Erinnerungen. Die Screenshots stammen von unserer Demo-Site.
Schritt 1 · Sehen
Wer Bereitschaft hat und wer abwesend ist
Zwei Listen, eine Ansicht
Bereitschaftsplan und Urlaubsanträge bleiben getrennte Listen mit eigenen Berechtigungen; der Kalender zeigt sie nur zusammen.
Die Farbe erzählt es
Der Plan ist nach Rolle eingefärbt, der Urlaub nach Genehmigungsstatus, so fällt eine Woche mit der Hauptbereitschaft im Urlaub sofort auf.
Schritt 2 · Vorausplanen
Feiertage stehen im selben Kalender
Gesetzliche Feiertage aus einem Feed
Ein ICS-Feed ergänzt die gesetzlichen Feiertage eines Landes neben dem Plan.
Das ganze Jahr im Blick
Monats-, Quartals- und Flat-Year-Ansichten zeigen, für welche Feiertagswochen noch ein Plan fehlt.
Schritt 3 · Erinnern
Drei Tage vor dem Dienst kommt die Erinnerung
Der Empfänger steht in der Zeile
Die Regel schreibt an die Person in der Spalte On-call engineer, der Plan fürs nächste Quartal braucht also keine neue Regel.
Hauptbereitschaft und Vertretung erfahren es
Jede Person im Plan hat eine eigene Zeile, und jede Zeile bekommt ihre eigene E-Mail.
Schritt 4 · Das Team informieren
Wer nächste Woche Bereitschaft hat, im Teamkanal
Jeden Freitagmorgen
Drei Tage vor einem Montagsbeginn wird die Planzeile im Kanal des Teams in Teams gepostet.
Über einen Workflows-Link
Die Erinnerung postet über einen Workflows-Link in den Kanal Ihrer Wahl; niemand muss etwas weiterleiten.
Schritt 5 · Reagieren
Genehmigter Urlaub erreicht die Planverantwortlichen
Direkt im Kalender genehmigen
Vorgesetzte genehmigen oder lehnen Urlaub im Kalender selbst ab, und die Farbe wechselt von Orange zu Violett.
Auch ein Tausch wird gemeldet
Eine zweite Regel schreibt an die Planverantwortlichen und die neue Person, wenn sich die Spalte On-call engineer ändert.
Die wichtigsten Vorteile
Kein neues System einzuführen
Bereitschaftsplan und Urlaubsanträge sind SharePoint-Listen. Die beiden Apps ergänzen den Kalender und die Erinnerungen.
Überschneidungen, die man sieht
Der Kalender meldet Konflikte nicht von selbst. Er stellt Plan und Urlaub nebeneinander, so ist eine Woche mit abwesender Hauptbereitschaft auf einen Blick erkennbar.
Erinnerungen aus dem Plan
Die Regeln lesen Daten und Personen aus jeder Zeile, der Plan fürs nächste Quartal braucht keine neue Einrichtung.
E-Mail und Teams
Eine Erinnerung kann per E-Mail an die Person in der Zeile gehen und über einen Workflows-Link in einen Teams-Kanal.
Ihre Daten bleiben in Ihrem Tenant
Bereitschaftsplan und Urlaubseinträge bleiben in Ihren Microsoft 365-Listen, unter Ihren Berechtigungen.
Auch auf dem Smartphone
Der Kalender öffnet sich auf dem Smartphone, so kann die Vertretung die Woche von überall prüfen.
Was ein Bereitschaftsplan braucht und was ihn ausführt
Der Plan ist eine Liste, die Urlaubsanträge eine andere, und die Feiertage kommen von außen.
Beide Listen und ein ICS-Feiertags-Feed überlagern sich in einem Kalender, eingefärbt nach Rolle und Genehmigungsstatus, mit klickbarer Legende.
Eine Erinnerung drei Tage vor Start geht an die Person in der Zeile, Hauptbereitschaft wie Vertretung.
Dieselbe Art Erinnerung postet die Planzeile über einen Workflows-Link in den Teams-Kanal des Teams.
Eine Benachrichtigung kommt, wenn ein Antrag genehmigt wird, eine andere, wenn sich die Person in einer Zeile ändert.
Kalender und Erinnerungen halten den Plan sichtbar und präsent. Anrufe, SMS und Eskalationsketten gehören in ein Incident-Tool.
Die Planverantwortlichen füllen die Liste; die Apps zeigen den Plan und erinnern, sie erstellen oder verteilen ihn nicht.
Virto Calendar App
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