Benachrichtigungsautomatisierung für behördliche und bürokratische Arbeitsabläufe
Für Behörden, Rechts- und Finanzteams: Die Virto Alerts & Reminder App sendet E-Mail- und Teams-Erinnerungen vor Fristen aus SharePoint-Listen und benachrichtigt Verantwortliche bei Änderungen.
Vertrauen von Branchenführern
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Compliance leicht gemacht
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Automatisieren Sie Ihre Erinnerungen - verpassen Sie nie wieder einen wichtigen Termin.
Die Virto Alerts & Reminder App überwacht Ihre SharePoint-Listen und -Bibliotheken – auch die Listen hinter einem Virto Kanban Board oder einer Ansicht der Virto Calendar App – und sendet Benachrichtigungen und Erinnerungen per E-Mail und in Teams an die Personen, die handeln müssen.
Zentralisiertes Benachrichtigungsmanagement
Richten Sie Benachrichtigungen und Erinnerungen für Aufgaben, Ereignisse und Fristen ein, die in SharePoint-Listen und -Bibliotheken gespeichert sind – auch in den Listen hinter Virto Kanban Boards und Virto-Kalendern – und stellen Sie sie per E-Mail oder in Microsoft Teams zu, verwaltet in einer App.
Compliance & Verantwortlichkeit
Führen Sie behördliche Fristen, Richtlinienprüfungen und rechtliche Aufgaben in einer SharePoint-Liste, und die App erinnert die Verantwortlichen vor jedem Termin per E-Mail. Fügen Sie eine Gruppe, eine vorgesetzte Person oder eine externe Adresse als Empfänger hinzu. Die App eskaliert nicht und verfolgt nicht, wer eine Nachricht gelesen hat; das Nachfassen bleibt bei den Verantwortlichen.
Regeln & Nachrichtenvorlagen
Legen Sie mit Filtern und Datumsfeldern einmalige oder wiederkehrende Compliance-Erinnerungen fest, und nutzen Sie Nachrichtenvorlagen mit Feldern, Links und Tabellen, damit jede E-Mail sagt, was wann fällig ist und wo. Wer was geändert hat, halten der Versionsverlauf und das Überwachungsprotokoll von SharePoint fest.
Die wichtigsten Vorteile
Proaktives Terminmanagement
Verpassen Sie nie wieder einen wichtigen Termin. Führen Sie Lizenzverlängerungen, Gerichtsanträge und Budgetvorlagen in einer SharePoint-Liste, und Erinnerungen per E-Mail und in Teams gehen vor jedem Termin hinaus – ohne dass jemand den Kalender dafür im Blick behalten muss.
Stärkere Rechenschaftspflicht
Jede Erinnerung geht an die im Eintrag genannte Person, und eine Gruppe oder eine vorgesetzte Person kann eine Kopie erhalten. Sammelbenachrichtigungen fassen mehrere Einträge in einer E-Mail mit Tabelle zusammen. Für interne Prüfungen zeigen der Versionsverlauf und das Überwachungsprotokoll von SharePoint, wer was geändert hat.
Optimierte Abläufe
Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand. Automatisieren Sie Benachrichtigungen sowohl für Routineaufgaben als auch für Aufgaben mit hoher Priorität - so verringern Sie Nachfassaktionen und geben Ihren Teams die Freiheit, sich auf strategische Ziele zu konzentrieren.
Abteilungsübergreifende Koordination
Vereinheitlichen Sie Ihre Abläufe. Benachrichtigungen gehen an Benutzer, SharePoint-Gruppen, die im Eintrag genannten Personen und externe E-Mail-Adressen – so erfahren Rechtsabteilung, Finanzabteilung, Personalabteilung und andere Abteilungen gleichzeitig von derselben Änderung.
Anpassbar & sicher
Passen Sie Benachrichtigungen an Ihre Struktur an. Legen Sie benutzerdefinierte Regeln fest und wählen Sie Empfänger aus; die Listeninhalte bleiben in Ihrem Microsoft 365-Mandanten.
Höhere Mitarbeiterproduktivität
Dank automatisierter Erinnerungen und Benachrichtigungen bleiben Mitarbeiter informiert, verantwortungsbewusst und fokussiert - was zu weniger Verzögerungen und reibungsloseren Workflows zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften führt.
Wann Sie die Virto Alerts & Reminder App nutzen sollten: Szenarien aus der Praxis
Genehmigungsverlängerungen und Fristen des Stadtrats in einer SharePoint-Liste lösen vor jedem Termin E-Mail-Erinnerungen an die Verantwortlichen aus, einmalig oder wiederkehrend; die Virto Calendar App zeigt dieselben Termine in einer Monats- oder Jahresansicht.
Die Migration selbst läuft in einem Migrationstool. Ein Kanban-Board auf einer SharePoint-Liste verfolgt jede Charge nach Verantwortlichen und Status, und die Alerts & Reminder App erinnert die Verantwortlichen per E-Mail, wenn eine migrierte Charge geprüft werden muss.
Gerichtstermine und Einreichungsfristen in einer SharePoint-Liste lösen E-Mail-Erinnerungen an die zuständige Anwältin oder den zuständigen Anwalt aus; die Virto Calendar App zeigt sie neben den Outlook-Kalendern des Teams. Die Fristen selbst ergeben sich aus den Fristenregeln der Kanzlei.
Ein Kanban-Board auf einer gemeinsamen SharePoint-Liste zeigt die Aufgaben jeder Abteilung nach Status, und die Alerts & Reminder App benachrichtigt die Verantwortlichen per E-Mail, wenn eine Aufgabe zugewiesen wird oder sich ändert, und vor ihrer Fälligkeit.
Wenn Ablaufdaten von Zertifizierungen und Schulungen in einer SharePoint-Liste stehen, erinnert die App Mitarbeitende und Personalabteilung per E-Mail vor jeder fälligen Verlängerung; die Virto Calendar App zeigt die Termine in einer Jahresansicht. Die Zertifikate selbst bleiben in Ihrem HR-System.
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