--- title: "Eine Auditfeststellung, vom Plan bis zum Abschluss" description: "Feststellungen erfassen, Maßnahmen auf dem Board führen, Nachweise sammeln, Verantwortliche erinnern: ISO 9001, 27001, 20000-1 und CMMI in Microsoft 365." url: https://www.virtosoftware.com/de/use-cases/iso-audit-capa-microsoft-365/ language: de-DE last_modified: 2026-10-14T00:00:00+02:00 translations: en: https://www.virtosoftware.com/use-cases/iso-audit-capa-microsoft-365/index.md --- # Eine Auditfeststellung, vom Plan bis zum Abschluss Eine Auditfeststellung vom Auditplan bis zum geschlossenen Datensatz, auf einer SharePoint-Site und in einem Teams-Team. Eine Demo, gebaut mit dem Virto M365 Productivity Kit für ein IT- und Engineering-Dienstleistungsunternehmen mit ISO 9001, ISO/IEC 20000-1, ISO/IEC 27001 und CMMI Level 3. Verfügbar bei: SharePoint Microsoft Teams Microsoft Azure Beispielhafte Auditfeststellung, markiert als Major: Zugriffsprüfung nicht durchgeführt, mit dem Status Geschlossen. Vertrauen von Branchenführern Warner Bros. Disney Sony UC Berkeley Motorola Teck Resources US Treasury University of Pittsburgh NASA Stockholms Stad FedEx Zespri und über 8.000 Unternehmen weltweit ## Acht Schritte, fünf Apps, eine Site Jeder Schritt ist eine Virto-App oder ein Standard-Flow in Power Automate auf gewöhnlichen SharePoint-Listen. Die Bildschirme stammen von unserer Demo-Site, und jeder Schritt zeigt einen anderen Beispieleintrag. Schritt 1 · Planen ### Jeder Compliance-Termin in einem Kalender #### Vier Listen, eine Ansicht Audits, Fälligkeiten, Richtlinienprüfungen und Schulungen kommen aus vier Listen; jeder Termin bleibt der Eintrag seiner eigenen Liste, mit deren Berechtigungen. #### Eine Quelle ausblenden Die Legende ist klickbar: nur die Audits, oder alles, was vor dem nächsten Überwachungsaudit fällig ist. ![Virto Calendar App, Monatsansicht Oktober des Compliance Calendar: ein internes ISO-20000-1-Audit am 13. und ein Management Review am 21. in Blau, Fälligkeiten von Korrekturmaßnahmen am 10., 15., 17., 24. und 29. in Rot, eine freigegebene Richtlinienprüfung in Violett, Schulungseinträge in Grün und oben die Legende Audits, Corrective action due, Policy reviews, Training due](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/iso-audit-capa-microsoft-365/compliance-calendar.webp) Der Compliance Calendar im Oktober: Audits in Blau, Fälligkeiten von Korrekturmaßnahmen in Rot, Richtlinienprüfungen in Violett, Schulungen in Grün. Schritt 2 · Erfassen ### Eine Feststellung ist in unter einer Minute erfasst #### Ein Formular für jede Feststellung Quelle, Norm, Abschnitt, Abteilung, Beschreibung und der Nachweis als Anhang, auf einer gewöhnlichen SharePoint-Liste. #### Felder folgen der Rolle Schweregrad und Triage-Felder sieht nur der Qualitätsmanager; Mitarbeitende sehen nur die Feststellungen, die sie selbst gemeldet haben. ![Das Formular Raise a Finding, gebaut mit Virto Forms Designer App, aus Sicht des Qualitätsmanagers: Finding CUI banner marking missing on 3 contract deliverables, Source Internal audit, Proposed Severity Major, Date Found 10/13/2026, Standard ISO 27001, Clause A.5.13, Department Program Management, eine Description, eine Zeile Evidence Link, die Qualitätsmanager-Felder Repeat Finding, Customer Notification Required und QM Triage Notes mit dem Hinweis Internal notes of the Quality Manager. Not shown to employees, und eine Schaltfläche Attach file mit dem Hinweis Audit evidence: screenshots, exports, signed records](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/iso-audit-capa-microsoft-365/finding-form.webp) Das Formular Raise a Finding mit einer Beispielfeststellung zu ISO 27001, wie der Qualitätsmanager es sieht: die Felder für alle, darunter Schweregrad und Triage, und der Anhang. Schritt 3 · Benachrichtigen ### Eine Major-Feststellung erreicht das Qualitätsteam innerhalb einer Minute #### Eine Regel mit einer Bedingung Die Benachrichtigung löst nur aus, wenn der vorgeschlagene Schweregrad Major ist; eine Minor-Feststellung erzeugt ihre Maßnahme trotzdem, nur leise. #### In den Kanal, mit Link Die Karte kommt über den eigenen Workflows-Webhook des Kanals und öffnet die Feststellung mit einem Klick. ![Karte, die Workflows im Kanal General des Teams Demo in Microsoft Teams veröffentlicht: Major finding raised, das VirtoSoftware-Logo, der Text A Major finding has been raised, Post-incident review not done for the 18 Sep portal outage, A corrective action is created automatically and appears in the CAPA Board backlog, und eine Tabelle mit Finding, Description, Source Internal audit, Standard ISO 20000-1, Clause 8.6.1, Department Service Desk und Date Found](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/iso-audit-capa-microsoft-365/teams-card.webp) Die Karte, die Virto Alerts & Reminder App im Qualitätskanal in Teams veröffentlicht, wenn eine Major-Feststellung gemeldet wird; dieselbe Regel schickt dem Qualitätsmanager eine E-Mail. Schritt 4 · Handeln ### Ein Board für alle vier Normen #### Die Spalten sind der Status Backlog bis Closed ist die Spalte Status der Liste Corrective Actions, als Board dargestellt. #### Eine Lane pro Norm Die Swimlanes kommen aus der Spalte Standard, und ein WIP-Limit von fünf hält Implementing fokussiert. ![Das CAPA Board in Virto Kanban Board App: Swimlanes ISO 9001 und ISO 27001, Spalten Backlog, Root Cause, Action Plan, Implementing, Verification, Closed und Rejected, Karten mit Severity, Source, Finding und % Complete, eine orangefarbene Markierung an Major-Maßnahmen, eine rote an überfälligen und das WIP-Limit 1 / 5 auf Implementing](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/iso-audit-capa-microsoft-365/capa-board.webp) Das CAPA Board: eine Lane pro Norm, Spalten von Backlog bis Closed, eine orangefarbene Markierung für Major-Maßnahmen, eine rote für überfällige und ein WIP-Limit auf Implementing. Schritt 5 · Verfolgen ### Die Datei aus dem Formular liegt schon auf der Karte #### Nichts wird neu eingetippt Ein Standard-Flow kopiert die Feststellung in die Maßnahme, mit einer Frist nach Schweregrad: 30 Tage bei einer Major-Feststellung. #### Ein eigener Ordner Jede Maßnahme bekommt einen Ordner in Quality Documents, und der Link liegt auf der Karte neben dem Anhang. ![Unterer Teil der vollständigen Ansicht der Korrekturmaßnahme Post-incident review not done for the 18 Sep portal outage in Virto Kanban Board App: % Complete 0, ein Anhang Access-Control-Procedure im Abschnitt Attachments, eine Schaltfläche Add file und der Link Evidence folder CA-20 evidence mit dem Hinweis Folder in Quality Documents that holds the evidence for this action](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/iso-audit-capa-microsoft-365/card-details.webp) Der untere Teil der vollständigen Ansicht einer Korrekturmaßnahme: der aus der Feststellung kopierte Anhang und der Link zum Nachweisordner der Maßnahme. Schritt 6 · Nachweise ### Das ganze Nachweispaket in einem Upload #### Ein Klick von der Karte Der Link Evidence folder öffnet die Bibliothek im eigenen Ordner der Maßnahme. #### Das ganze Paket auf einmal Bulk Upload nimmt Export, Freigabe, Ticket und Screenshots in einem Zug, mit den Versionen und Berechtigungen der Bibliothek. ![Die Bibliothek Quality Documents, geöffnet im Ordner CA-1, mit dem Bereich Bulk Upload von Virto Multiple Operations: sechs Dateien in der Warteschlange, Access-Control-Procedure-change-note.docx, Access-review-sign-off-Q3-2026.pdf, Change-ticket-CHG-2026-1042.pdf, Group-membership-after-review.png, Q3-access-review-ENG-file-shares.xlsx und Removed-contractor-accounts.csv, die Schaltflächen Add files und Add folder, Total files 6 und die Schaltfläche Upload](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/iso-audit-capa-microsoft-365/bulk-upload.webp) Bulk Upload im Ordner CA-1 der Maßnahme: ein Export, eine Freigabe, ein Change-Ticket, ein Screenshot, eine Prüfliste und eine Liste entfernter Konten, in einem Zug in die Warteschlange gestellt. Schritt 7 · Erinnern ### Acht Regeln, und niemand mahnt Verantwortliche per E-Mail #### Jeder Moment hat eine Regel Zuweisung, sieben Tage vor der Frist, bereit zur Verifizierung, eine Major-Feststellung, eine geschlossene Feststellung, Richtlinienprüfungen, Schulungen. #### Aus dem Datensatz gebaut Die Erinnerung druckt die Felder der Maßnahme mit einem Link zurück zu ihr, und die Vorschau zeigt sie vor dem Speichern. ![Virto Alerts & Reminder App, All alerts der Demo-Site mit elf Regeln wie CAPA - action reassigned, CAPA - due date reminder, CAPA - ready for verification, Findings - Major finding raised, Findings - your finding is closed, Policy review due in 30 days und Training due in 7 days; davor die Vorschau der Erinnerung Your corrective action is due in 7 days mit der Maßnahme Quarterly access review not performed for engineering file shares und einer Tabelle ihrer Felder](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/iso-audit-capa-microsoft-365/alerts-preview.webp) Die Regeln der Demo-Site und die Vorschau der Erinnerung, die eine verantwortliche Person sieben Tage vor der Frist erhält. Schritt 8 · Freigeben und schließen ### Die Verifizierung ist der Freigabeschritt #### Die Karte nach Closed zu verschieben ist die Freigabe Im Prozess gehört dieser Schritt dem Qualitätsmanager; ein Flow schließt dann die Feststellung und kopiert die Notizen nach Resolution. #### Die meldende Person erfährt davon Die Person, die die Feststellung gemeldet hat, erhält eine E-Mail, im Teams-Kanal erscheint eine Karte, und der Versionsverlauf ist der Prüfpfad. ![Karte, die Workflows im Kanal General in Microsoft Teams veröffentlicht: Your finding has been closed, das VirtoSoftware-Logo, die Feststellung Peer review records missing in two project sprints, der Text The corrective action was verified and closed. The verification notes are in the Resolution field below, und eine Tabelle mit Field Name, Old Value und New Value für Finding, Description, Source External audit, Standard CMMI, Clause PR 2.1 und Department Program Management](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/iso-audit-capa-microsoft-365/finding-closed.webp) Die Karte, die im Kanal in Teams erscheint, wenn die Korrekturmaßnahme nach Closed verschoben wird: alter und neuer Wert nebeneinander, die Verifizierungsnotizen im Feld Resolution. ## Die wichtigsten Vorteile ### Keine separate QMS Der ganze Zyklus läuft auf SharePoint-Listen, einer Bibliothek und einem Teams-Team, die Ihr Tenant schon hat. Die Apps ergänzen Kalender, Formular, Board, Bulk Upload und Benachrichtigungen. ### Nur Standard-Power-Automate Die fünf Flows nutzen den Standard-SharePoint-Konnektor. Für diesen Aufbau ist keine Premium-Lizenz nötig. ### Ihre Daten bleiben in Ihren Listen Listen, Dokumente und Termine bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant mit Ihren Berechtigungen. Bei kontrollierten Informationen beschränken Sie die Benachrichtigungstexte auf Status, Termine, Verantwortliche und den Link zum Eintrag. ### Eine Site für alle vier Normen ISO 9001, ISO/IEC 20000-1, ISO/IEC 27001 und CMMI teilen sich einen Kalender, ein Board und einen Satz Regeln. Die Norm ist eine Spalte, kein eigenes System. ### Der Versionsverlauf ist der Prüfpfad Jede Liste und die Bibliothek führen Versionen, sodass ein Klick zeigt, wer wann was geändert hat, wenn die Zertifizierungsstelle fragt. ### Dieselben Apps können mehr Korrektur gegenüber Korrekturmaßnahme, Planfreigabe, Fristverlängerungen, Wirksamkeitsprüfungen, Dokumentrevisionen und Berichte für das Management Review laufen auf denselben Listen. Dieser Durchgang ist die vereinfachte Fassung. ## Was der Zyklus braucht und was ihn ausführt | Reales Szenario | Beste Lösung | Warum es funktioniert | | --- | --- | --- | | Jeder Compliance-Termin in einem Kalender — Audits, Fälligkeiten von Maßnahmen, Richtlinienprüfungen und Schulungen liegen in vier verschiedenen Listen. | Virto Calendar App | Die vier Listen überlagern sich zu einem farbcodierten Kalender mit klickbarer Legende; jeder Termin bleibt der Eintrag seiner eigenen Liste. | | Eine Feststellung, jedes Mal gleich erfasst | Virto Forms Designer App | Ein Formular auf der Liste Findings, mit Anhängen und rollenabhängig eingeblendeten Feldern; Listenberechtigungen lassen Mitarbeitende nur ihre eigenen Feststellungen sehen. | | Korrekturmaßnahmen nach Phase und nach Norm | Virto Kanban Board App | Die Liste Corrective Actions als Board: Spalten aus Status, Lanes aus Standard, Verantwortliche, Frist, Unteraufgaben und der Nachweisordner auf der Karte. | | Das Nachweispaket auf einmal hochgeladen | Virto Multiple Operations | Bulk Upload und Bulk Delete in der Bibliothek Quality Documents, ein Ordner pro Maßnahme. | | Verantwortliche erinnert, ohne dass jemand nachfasst | Virto Alerts & Reminder App | Acht Regeln senden E-Mails und Teams-Karten für jeden Moment des Zyklus, gebaut aus dem Datensatz selbst. | | Feststellung zu Maßnahme, Status zurück, ein Ordner pro Maßnahme | Power Automate, Standardkonnektor | Fünf Flows auf dem Standard-SharePoint-Konnektor erstellen die Maßnahme, schreiben den Status an die Feststellung zurück, weisen bei Root Cause die Analystin zu, kopieren die Dateien und legen den Ordner an. Eine Premium-Lizenz ist nicht nötig. | | Lesebestätigungen, Wirksamkeitsbewertung, ein Portal für die Zertifizierungsstelle | Eine dedizierte QMS-Suite | Das Kit erfasst, verfolgt, erinnert und schließt. Es sammelt keine Bestätigungen und bewertet keine Wirksamkeit; ist das die Anforderung, ist eine QMS-Suite die Antwort. | ## Verwandte Produkte Entdecken Sie, wie unsere Produktivitätstools Ihr Aufgabenmanagement transformieren können - [Virto Calendar App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-calendar-overlay-app/): Konsolidieren Sie Termine aus SharePoint, Exchange, Google und anderen Quellen in einer Kalenderansicht für eine vereinfachte Planung. - [Virto Forms Designer App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-forms-designer-app/): Gestalten Sie die Formulare zum Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen von SharePoint-Listen per Drag & Drop neu, ganz ohne Code. - [Virto Kanban Board App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-kanban-board-app/): Dieses Tool revolutioniert die Zusammenarbeit im Team durch visuelles Aufgabenmanagement für einen konsistenten, schrittweisen Fortschritt. - [Virto Multiple Operations](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-multiple-file-upload-app/): Laden Sie mehrere Dateien und Ordner in SharePoint mit anpassbaren Einstellungen effizient hoch, verwalten und löschen Sie sie. - [Virto Alerts & Reminder App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-alerts-and-reminders-app/): Die App ist in Ihre täglichen Tools wie Microsoft Teams integriert und sorgt dafür, dass Sie bei allen Aufgaben und Besprechungen immer den Überblick behalten. ## Verwandte Anwendungsfälle Entdecken Sie unsere Anwendungsfälle für bessere Planung und Koordination ![Compliance-Management-Software](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/enterprise-compliance-management.webp) ### Compliance-Management-Software Alle Audit- und Meldetermine in einem Kalender, Abhilfemaßnahmen auf Kanban-Boards und E-Mail-Erinnerungen an Verantwortliche vor Compliance-Fristen, alles in Microsoft 365. ![Änderungsbenachrichtigungen für Dokumentbibliotheken](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/document-library-change-notifications.webp) ### Änderungsbenachrichtigungen für Dokumentbibliotheken Wird eine Richtlinie in einer SharePoint-Bibliothek freigegeben, erhalten die Lesenden eine E-Mail mit Link; ein Ordner kann eine eigene Regel haben, eine wöchentliche Tabelle zeigt die Änderungen. ![Automatisierung von Benachrichtigungen für Behörden](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/notifications-automation.webp) ### Automatisierung von Benachrichtigungen für Behörden Für Behörden, Rechts- und Finanzteams: Die Virto Alerts & Reminder App sendet E-Mail- und Teams-Erinnerungen vor Fristen aus SharePoint-Listen und benachrichtigt Verantwortliche bei Änderungen.