Eine Auditfeststellung, vom Plan bis zum Abschluss
Eine Auditfeststellung vom Auditplan bis zum geschlossenen Datensatz, auf einer SharePoint-Site und in einem Teams-Team. Eine Demo, gebaut mit dem Virto M365 Productivity Kit für ein IT- und Engineering-Dienstleistungsunternehmen mit ISO 9001, ISO/IEC 20000-1, ISO/IEC 27001 und CMMI Level 3.
Vertrauen von Branchenführern
und über 8.000 Unternehmen weltweit
Acht Schritte, fünf Apps, eine Site
Jeder Schritt ist eine Virto-App oder ein Standard-Flow in Power Automate auf gewöhnlichen SharePoint-Listen. Die Bildschirme stammen von unserer Demo-Site, und jeder Schritt zeigt einen anderen Beispieleintrag.
Schritt 1 · Planen
Jeder Compliance-Termin in einem Kalender
Vier Listen, eine Ansicht
Audits, Fälligkeiten, Richtlinienprüfungen und Schulungen kommen aus vier Listen; jeder Termin bleibt der Eintrag seiner eigenen Liste, mit deren Berechtigungen.
Eine Quelle ausblenden
Die Legende ist klickbar: nur die Audits, oder alles, was vor dem nächsten Überwachungsaudit fällig ist.
Schritt 2 · Erfassen
Eine Feststellung ist in unter einer Minute erfasst
Ein Formular für jede Feststellung
Quelle, Norm, Abschnitt, Abteilung, Beschreibung und der Nachweis als Anhang, auf einer gewöhnlichen SharePoint-Liste.
Felder folgen der Rolle
Schweregrad und Triage-Felder sieht nur der Qualitätsmanager; Mitarbeitende sehen nur die Feststellungen, die sie selbst gemeldet haben.
Schritt 3 · Benachrichtigen
Eine Major-Feststellung erreicht das Qualitätsteam innerhalb einer Minute
Eine Regel mit einer Bedingung
Die Benachrichtigung löst nur aus, wenn der vorgeschlagene Schweregrad Major ist; eine Minor-Feststellung erzeugt ihre Maßnahme trotzdem, nur leise.
In den Kanal, mit Link
Die Karte kommt über den eigenen Workflows-Webhook des Kanals und öffnet die Feststellung mit einem Klick.
Schritt 4 · Handeln
Ein Board für alle vier Normen
Die Spalten sind der Status
Backlog bis Closed ist die Spalte Status der Liste Corrective Actions, als Board dargestellt.
Eine Lane pro Norm
Die Swimlanes kommen aus der Spalte Standard, und ein WIP-Limit von fünf hält Implementing fokussiert.
Schritt 5 · Verfolgen
Die Datei aus dem Formular liegt schon auf der Karte
Nichts wird neu eingetippt
Ein Standard-Flow kopiert die Feststellung in die Maßnahme, mit einer Frist nach Schweregrad: 30 Tage bei einer Major-Feststellung.
Ein eigener Ordner
Jede Maßnahme bekommt einen Ordner in Quality Documents, und der Link liegt auf der Karte neben dem Anhang.
Schritt 6 · Nachweise
Das ganze Nachweispaket in einem Upload
Ein Klick von der Karte
Der Link Evidence folder öffnet die Bibliothek im eigenen Ordner der Maßnahme.
Das ganze Paket auf einmal
Bulk Upload nimmt Export, Freigabe, Ticket und Screenshots in einem Zug, mit den Versionen und Berechtigungen der Bibliothek.
Schritt 7 · Erinnern
Acht Regeln, und niemand mahnt Verantwortliche per E-Mail
Jeder Moment hat eine Regel
Zuweisung, sieben Tage vor der Frist, bereit zur Verifizierung, eine Major-Feststellung, eine geschlossene Feststellung, Richtlinienprüfungen, Schulungen.
Aus dem Datensatz gebaut
Die Erinnerung druckt die Felder der Maßnahme mit einem Link zurück zu ihr, und die Vorschau zeigt sie vor dem Speichern.
Schritt 8 · Freigeben und schließen
Die Verifizierung ist der Freigabeschritt
Die Karte nach Closed zu verschieben ist die Freigabe
Im Prozess gehört dieser Schritt dem Qualitätsmanager; ein Flow schließt dann die Feststellung und kopiert die Notizen nach Resolution.
Die meldende Person erfährt davon
Die Person, die die Feststellung gemeldet hat, erhält eine E-Mail, im Teams-Kanal erscheint eine Karte, und der Versionsverlauf ist der Prüfpfad.
Die wichtigsten Vorteile
Keine separate QMS
Der ganze Zyklus läuft auf SharePoint-Listen, einer Bibliothek und einem Teams-Team, die Ihr Tenant schon hat. Die Apps ergänzen Kalender, Formular, Board, Bulk Upload und Benachrichtigungen.
Nur Standard-Power-Automate
Die fünf Flows nutzen den Standard-SharePoint-Konnektor. Für diesen Aufbau ist keine Premium-Lizenz nötig.
Ihre Daten bleiben in Ihren Listen
Listen, Dokumente und Termine bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant mit Ihren Berechtigungen. Bei kontrollierten Informationen beschränken Sie die Benachrichtigungstexte auf Status, Termine, Verantwortliche und den Link zum Eintrag.
Eine Site für alle vier Normen
ISO 9001, ISO/IEC 20000-1, ISO/IEC 27001 und CMMI teilen sich einen Kalender, ein Board und einen Satz Regeln. Die Norm ist eine Spalte, kein eigenes System.
Der Versionsverlauf ist der Prüfpfad
Jede Liste und die Bibliothek führen Versionen, sodass ein Klick zeigt, wer wann was geändert hat, wenn die Zertifizierungsstelle fragt.
Dieselben Apps können mehr
Korrektur gegenüber Korrekturmaßnahme, Planfreigabe, Fristverlängerungen, Wirksamkeitsprüfungen, Dokumentrevisionen und Berichte für das Management Review laufen auf denselben Listen. Dieser Durchgang ist die vereinfachte Fassung.
Was der Zyklus braucht und was ihn ausführt
Audits, Fälligkeiten von Maßnahmen, Richtlinienprüfungen und Schulungen liegen in vier verschiedenen Listen.
Die vier Listen überlagern sich zu einem farbcodierten Kalender mit klickbarer Legende; jeder Termin bleibt der Eintrag seiner eigenen Liste.
Ein Formular auf der Liste Findings, mit Anhängen und rollenabhängig eingeblendeten Feldern; Listenberechtigungen lassen Mitarbeitende nur ihre eigenen Feststellungen sehen.
Die Liste Corrective Actions als Board: Spalten aus Status, Lanes aus Standard, Verantwortliche, Frist, Unteraufgaben und der Nachweisordner auf der Karte.
Bulk Upload und Bulk Delete in der Bibliothek Quality Documents, ein Ordner pro Maßnahme.
Acht Regeln senden E-Mails und Teams-Karten für jeden Moment des Zyklus, gebaut aus dem Datensatz selbst.
Fünf Flows auf dem Standard-SharePoint-Konnektor erstellen die Maßnahme, schreiben den Status an die Feststellung zurück, weisen bei Root Cause die Analystin zu, kopieren die Dateien und legen den Ordner an. Eine Premium-Lizenz ist nicht nötig.
Das Kit erfasst, verfolgt, erinnert und schließt. Es sammelt keine Bestätigungen und bewertet keine Wirksamkeit; ist das die Anforderung, ist eine QMS-Suite die Antwort.
Virto M365 Productivity Kit
Sehen Sie den ganzen Zyklus in Ihrem eigenen Tenant
Verwandte Anwendungsfälle
Entdecken Sie unsere Anwendungsfälle für bessere Planung und Koordination
Compliance-Management-Software
Alle Audit- und Meldetermine in einem Kalender, Abhilfemaßnahmen auf Kanban-Boards und E-Mail-Erinnerungen an Verantwortliche vor Compliance-Fristen, alles in Microsoft 365.
Mehr erfahren über Compliance-Management-Software
Änderungsbenachrichtigungen für Dokumentbibliotheken
Wird eine Richtlinie in einer SharePoint-Bibliothek freigegeben, erhalten die Lesenden eine E-Mail mit Link; ein Ordner kann eine eigene Regel haben, eine wöchentliche Tabelle zeigt die Änderungen.
Mehr erfahren über Änderungsbenachrichtigungen für Dokumentbibliotheken
Automatisierung von Benachrichtigungen für Behörden
Für Behörden, Rechts- und Finanzteams: Die Virto Alerts & Reminder App sendet E-Mail- und Teams-Erinnerungen vor Fristen aus SharePoint-Listen und benachrichtigt Verantwortliche bei Änderungen.
Mehr erfahren über Automatisierung von Benachrichtigungen für Behörden