--- title: "Prüfungen im Plan, Befunde auf dem Board" description: "Prüfungen und Instandhaltung in Microsoft 365: Kalender, Erinnerungen vor Fälligkeit, Prüfformular, Board für Arbeitsaufträge und Sammel-Upload." url: https://www.virtosoftware.com/de/use-cases/inspections-maintenance-microsoft-365/ language: de-DE last_modified: 2026-10-20T00:00:00+02:00 translations: en: https://www.virtosoftware.com/use-cases/inspections-maintenance-microsoft-365/index.md --- # Prüfungen im Plan, Befunde auf dem Board Prüftermine, Wartungsfenster, Prüfergebnisse, Arbeitsaufträge und Prüfberichte auf einer SharePoint-Site: ein Kalender, Erinnerungen vor jedem Fälligkeitsdatum, ein Prüfformular, ein Board für Arbeitsaufträge und ein Sammel-Upload für die Berichte. Umgesetzt mit dem Virto M365 Productivity Kit. Verfügbar bei: SharePoint Microsoft Teams Microsoft Azure Schematischer Prüfeintrag: Die Lastprüfung von Kran C-1 ist nicht bestanden, ein Arbeitsauftrag ist angelegt. Vertrauen von Branchenführern Warner Bros. Disney Sony UC Berkeley Motorola Teck Resources US Treasury University of Pittsburgh NASA Stockholms Stad FedEx Zespri und über 8.000 Unternehmen weltweit ## Fünf Schritte, fünf Apps, eine Site Prüfungen, Wartungsfenster und Arbeitsaufträge sind gewöhnliche SharePoint-Listen, die Berichte kommen in eine Dokumentbibliothek. Jeder Schritt ist eine Virto-App darauf; zusammen sind die fünf Apps das Virto M365 Productivity Kit. Die Screenshots stammen von unserer Demo-Site. Schritt 1 · Planen ### Prüfungen neben den Wartungsfenstern #### Zwei Listen, eine Ansicht Prüfungen und Wartungsfenster sind getrennte SharePoint-Listen; der Kalender überlagert sie, und jeder Eintrag bleibt ein Element seiner eigenen Liste, mit deren Berechtigungen. #### Farbe nach Prüfart Die Prüfungen übernehmen ihre Farbe aus der Spalte Inspection type: Druckprüfungen in Blau, Brandschutz in Rot, Hebezeuge in Türkis, elektrische Sicherheit in Violett. ![Virto Calendar App, Monatsansicht im Kalender Inspections & maintenance vom 26. Oktober bis 6. Dezember: Prüfungen nach Art eingefärbt, etwa Boiler B-2 · pressure test am Mittwoch, dem 4. November, Fire extinguishers · Hall A am Freitag, dem 6., Crane C-1 · load test am Dienstag, dem 10., und SB-3 · thermal scan am Donnerstag, dem 12., Wartungsfenster in Grau, etwa Boiler house maintenance · Plant North am 3. und 4. und Line 1 shutdown · Plant South am 10. und 11., und oben die Legende Inspections und Maintenance windows](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/inspections-maintenance-microsoft-365/calendar-month.webp) Der November im Kalender Inspections & maintenance: Prüfungen nach Art eingefärbt, Wartungsfenster in Grau. Die Druckprüfung von Kessel B-2 fällt in das Wartungsfenster des Kesselhauses. Schritt 2 · Erinnern ### Dreißig Tage vor einer fälligen Prüfung erfährt es die verantwortliche Person #### An die verantwortliche Person Die Regel schreibt an die Person in der Spalte Responsible, so braucht eine Prüfung, die nächstes Jahr in die Liste kommt, keine neue Regel. #### Auch in einem Teams-Kanal Eine zweite Erinnerung auf derselben Liste kann die anstehenden Prüfungen über einen Workflows-Link in den Kanal des Instandhaltungsteams posten. ![Virto Alerts & Reminder App, die Optionen einer neuen Erinnerung in der Liste Inspections: die Bedingung Result equals Not done yet, Versand an einem Datum abhängig vom Feld Due date, 30 Tage vorher, eine eigene E-Mail für jedes Element, um 08:00](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/inspections-maintenance-microsoft-365/reminder-options.webp) Die Erinnerungsregel: 30 Tage vor Due date, eine E-Mail für jede Prüfung, deren Result noch Not done yet ist. Schritt 3 · Prüfen ### Das Ergebnis in einem Formular erfasst #### Ergebnis und Befund am Element Die prüfende Person wählt Pass, Pass with remarks oder Fail und schreibt den Befund in dasselbe Listenelement, das Kalender und Erinnerung lesen. #### Einmal von der Administration veröffentlicht Zum Veröffentlichen des Formulars muss die SharePoint-Administration benutzerdefinierte Skripts auf der Site erlauben. Die Einstellung schaltet sich innerhalb eines Tages wieder ab, das veröffentlichte Formular funktioniert weiter. ![Virto Forms Designer App mit dem Formular Edit der Liste Inspections: ein Panel Inspection report mit Title in der ersten Zeile, Inspection type und Site in der zweiten, Due date und Responsible in der dritten, Result über die ganze vierte und Findings über die ganze fünfte Zeile, links die Basic controls](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/inspections-maintenance-microsoft-365/forms-designer.webp) Das Prüfformular im Designer: sieben Spalten in fünf Zeilen unter einem Panel Inspection report. Schritt 4 · Beheben ### Arbeitsaufträge zu den Befunden auf einem Board #### Eine Karte pro Befund Die Instandhaltungsleitung legt für ein Fail oder eine Anmerkung einen Arbeitsauftrag an. New, Assigned, In progress, Blocked und Done sind die Spalte Status, wer eine Karte verschiebt, ändert sie. #### Blockiert wird gemeldet Eine Benachrichtigung auf der Liste der Arbeitsaufträge schreibt der Instandhaltungsleitung eine E-Mail, wenn der Status einer Karte auf Blocked wechselt. ![Virto Kanban Board App, das Board Work orders: Swimlanes Plant North, Plant South und Warehouse, Spalten New, Assigned, In progress, Blocked und Done, Karten wie Replace pump seal · P-14 in Arbeit bei Marco Rossi, Fix crane limit switch · C-1 blockiert bei Jana Novak und Tighten mast chain · F-07 erledigt von Laura Becker, auf jeder Karte die Technikerin oder der Techniker und das Fälligkeitsdatum](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/inspections-maintenance-microsoft-365/kanban-board.webp) Das Board Work orders: eine Lane pro Standort, eine Spalte pro Status, auf jeder Karte die zuständige Technik und das Fälligkeitsdatum. Schritt 5 · Ablegen ### Die Berichte einer Prüfrunde in einem Upload #### Der ganze Stapel auf einmal Nach einer Prüfrunde kommen die Berichte in einem Upload in die Bibliothek, unter deren Versionen und Berechtigungen. #### Standort und Prüfart als Spalten Standort und Prüfart können Spalten der Bibliothek sein, nach dem Upload in der Rasteransicht ausgefüllt, so lassen sich die Berichte sortieren und filtern wie die Prüfliste. ![Das Bulk-Upload-Fenster von Virto Multiple Operations in der Bibliothek Inspection reports: fünf PDF-Dateien in der Warteschlange, Boiler B-2 pressure test.pdf, Fire extinguishers Hall A.pdf, Crane C-1 load test.pdf, SB-3 thermal scan.pdf und Forklift F-07 check.pdf, die Optionen Overwrite files und Edit properties, Total files 5, Total size 807.5 KB und die Schaltfläche Upload](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/inspections-maintenance-microsoft-365/bulk-upload.webp) Bulk Upload in der Bibliothek Inspection reports: fünf Berichte auf einmal in der Warteschlange. ## Die wichtigsten Vorteile ### Kein eigenes System für die Routine Prüfungen, Wartungsfenster und Arbeitsaufträge sind SharePoint-Listen, die Berichte eine Bibliothek, die Ihr Tenant schon hat. Die Apps ergänzen Kalender, Formular, Board, Sammel-Upload und Erinnerungen. ### Erinnerungen aus dem Datensatz Die Regel liest Fälligkeitsdatum und verantwortliche Person aus jeder Zeile, die Prüfungen des nächsten Jahres brauchen keine neue Einrichtung. ### Fenster, die man sieht Der Kalender meldet eine Kollision nicht von selbst. Er stellt die Prüfungen neben die Wartungsfenster, so fällt eine Prüfung außerhalb ihres Fensters auf. ### Ihre Daten bleiben in Ihrem Tenant Listen, Berichte und Termine bleiben in Ihrem Microsoft 365-Tenant unter Ihren Berechtigungen; die Apps verarbeiten sie, ohne sie zu speichern. ### Der Versionsverlauf ist der Nachweis Listen und Bibliothek führen Versionen, so ist mit einem Klick zu sehen, wer ein Ergebnis wann geändert oder einen Bericht hochgeladen hat. ### Fünf Apps, ein Abonnement Die fünf Apps gibt es zusammen als Virto M365 Productivity Kit: ein Angebot, eine Rechnung, ein Verlängerungstermin. ## Was Prüfungen und Instandhaltung brauchen und was sie führt | Reales Szenario | Beste Lösung | Warum es funktioniert | | --- | --- | --- | | Prüftermine und Wartungsfenster in einer Ansicht — Die Prüfungen stehen in einer Liste, geplante Stillstände in einer anderen. | Virto Calendar App | Beide Listen werden in einem Kalender überlagert, Prüfungen nach Art eingefärbt, Fenster in Grau; jeder Eintrag bleibt ein Element seiner eigenen Liste. | | Verantwortliche vor einer fälligen Prüfung erinnern | Virto Alerts & Reminder App | Eine Regel schreibt 30 Tage vor dem Fälligkeitsdatum an die Person in der Spalte Responsible, eine E-Mail für jede noch offene Prüfung. | | Das Ergebnis jedes Mal auf dieselbe Weise erfasst | Virto Forms Designer App | Ein Formular auf der Liste Inspections: was geprüft wurde, wo, wann, von wem, das Ergebnis und der Befund. | | Arbeitsaufträge nach Standort und Status | Virto Kanban Board App | Die Liste der Arbeitsaufträge als Board: Spalten aus Status, Lanes aus Site, die zuständige Technik und das Fälligkeitsdatum auf jeder Karte. | | Prüfberichte nach einer Runde ablegen | Virto Multiple Operations | Bulk Upload bringt den Stapel PDF-Berichte auf einmal in die Bibliothek. | | Zählerstände, Ersatzteile, eine Offline-App und vorausschauende Wartung | Ein CMMS oder EAM-System | Das Kit führt Termine, Ergebnisse, Arbeitsaufträge, Berichte und Erinnerungen in SharePoint. Anlagenstrukturen, zählerbasierte Auslöser, Ersatzteilbestände und Offline-Arbeit im Feld gehören in ein Instandhaltungssystem. | ## Verwandte Produkte Entdecken Sie, wie unsere Produktivitätstools Ihr Aufgabenmanagement transformieren können - [Virto Calendar App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-calendar-overlay-app/): Konsolidieren Sie Termine aus SharePoint, Exchange, Google und anderen Quellen in einer Kalenderansicht für eine vereinfachte Planung. - [Virto Forms Designer App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-forms-designer-app/): Gestalten Sie die Formulare zum Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen von SharePoint-Listen per Drag & Drop neu, ganz ohne Code. - [Virto Kanban Board App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-kanban-board-app/): Dieses Tool revolutioniert die Zusammenarbeit im Team durch visuelles Aufgabenmanagement für einen konsistenten, schrittweisen Fortschritt. - [Virto Multiple Operations](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-multiple-file-upload-app/): Laden Sie mehrere Dateien und Ordner in SharePoint mit anpassbaren Einstellungen effizient hoch, verwalten und löschen Sie sie. - [Virto Alerts & Reminder App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-alerts-and-reminders-app/): E-Mail- und Teams-Benachrichtigungen, wenn sich SharePoint-Listenelemente ändern, und Erinnerungen vor den Daten, die sie enthalten – einmalig oder wiederkehrend. ## Verwandte Anwendungsfälle Entdecken Sie unsere Anwendungsfälle für bessere Planung und Koordination ![CAPA und Auditfeststellungen in Microsoft 365](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/iso-audit-capa-microsoft-365.webp) ### CAPA und Auditfeststellungen in Microsoft 365 Eine Auditfeststellung vom Auditplan bis zum geschlossenen Datensatz in Microsoft 365: Kalender, Formular, Board, Nachweisordner und Erinnerungen für ISO 9001, 20000-1, 27001 und CMMI, ohne separate QMS. ![Schulungen und Zertifikate in Microsoft 365](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/training-certification-tracking.webp) ### Schulungen und Zertifikate in Microsoft 365 Schulungsanträge, Kurstermine und Ablaufdaten von Zertifikaten in Microsoft 365: Antragsformular, Board, Kalender, Sammel-Upload für die Scans und Erinnerungen 60 und 30 Tage vor dem Ablauf. ![Formular für Vorfallmeldungen in SharePoint](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/incident-report-form.webp) ### Formular für Vorfallmeldungen in SharePoint Eine SharePoint-Liste mit Arbeitsschutzvorfällen, einem Reiter Vorfall, den alle mit Fotos melden können, und einem Reiter Untersuchung, den nur die Arbeitssicherheit bearbeitet, erstellt mit Virto Forms Designer App.