Prüfungen im Plan, Befunde auf dem Board
Prüftermine, Wartungsfenster, Prüfergebnisse, Arbeitsaufträge und Prüfberichte auf einer SharePoint-Site: ein Kalender, Erinnerungen vor jedem Fälligkeitsdatum, ein Prüfformular, ein Board für Arbeitsaufträge und ein Sammel-Upload für die Berichte. Umgesetzt mit dem Virto M365 Productivity Kit.
Vertrauen von Branchenführern
und über 8.000 Unternehmen weltweit
Fünf Schritte, fünf Apps, eine Site
Prüfungen, Wartungsfenster und Arbeitsaufträge sind gewöhnliche SharePoint-Listen, die Berichte kommen in eine Dokumentbibliothek. Jeder Schritt ist eine Virto-App darauf; zusammen sind die fünf Apps das Virto M365 Productivity Kit. Die Screenshots stammen von unserer Demo-Site.
Schritt 1 · Planen
Prüfungen neben den Wartungsfenstern
Zwei Listen, eine Ansicht
Prüfungen und Wartungsfenster sind getrennte SharePoint-Listen; der Kalender überlagert sie, und jeder Eintrag bleibt ein Element seiner eigenen Liste, mit deren Berechtigungen.
Farbe nach Prüfart
Die Prüfungen übernehmen ihre Farbe aus der Spalte Inspection type: Druckprüfungen in Blau, Brandschutz in Rot, Hebezeuge in Türkis, elektrische Sicherheit in Violett.
Schritt 2 · Erinnern
Dreißig Tage vor einer fälligen Prüfung erfährt es die verantwortliche Person
An die verantwortliche Person
Die Regel schreibt an die Person in der Spalte Responsible, so braucht eine Prüfung, die nächstes Jahr in die Liste kommt, keine neue Regel.
Auch in einem Teams-Kanal
Eine zweite Erinnerung auf derselben Liste kann die anstehenden Prüfungen über einen Workflows-Link in den Kanal des Instandhaltungsteams posten.
Schritt 3 · Prüfen
Das Ergebnis in einem Formular erfasst
Ergebnis und Befund am Element
Die prüfende Person wählt Pass, Pass with remarks oder Fail und schreibt den Befund in dasselbe Listenelement, das Kalender und Erinnerung lesen.
Einmal von der Administration veröffentlicht
Zum Veröffentlichen des Formulars muss die SharePoint-Administration benutzerdefinierte Skripts auf der Site erlauben. Die Einstellung schaltet sich innerhalb eines Tages wieder ab, das veröffentlichte Formular funktioniert weiter.
Schritt 4 · Beheben
Arbeitsaufträge zu den Befunden auf einem Board
Eine Karte pro Befund
Die Instandhaltungsleitung legt für ein Fail oder eine Anmerkung einen Arbeitsauftrag an. New, Assigned, In progress, Blocked und Done sind die Spalte Status, wer eine Karte verschiebt, ändert sie.
Blockiert wird gemeldet
Eine Benachrichtigung auf der Liste der Arbeitsaufträge schreibt der Instandhaltungsleitung eine E-Mail, wenn der Status einer Karte auf Blocked wechselt.
Schritt 5 · Ablegen
Die Berichte einer Prüfrunde in einem Upload
Der ganze Stapel auf einmal
Nach einer Prüfrunde kommen die Berichte in einem Upload in die Bibliothek, unter deren Versionen und Berechtigungen.
Standort und Prüfart als Spalten
Standort und Prüfart können Spalten der Bibliothek sein, nach dem Upload in der Rasteransicht ausgefüllt, so lassen sich die Berichte sortieren und filtern wie die Prüfliste.
Die wichtigsten Vorteile
Kein eigenes System für die Routine
Prüfungen, Wartungsfenster und Arbeitsaufträge sind SharePoint-Listen, die Berichte eine Bibliothek, die Ihr Tenant schon hat. Die Apps ergänzen Kalender, Formular, Board, Sammel-Upload und Erinnerungen.
Erinnerungen aus dem Datensatz
Die Regel liest Fälligkeitsdatum und verantwortliche Person aus jeder Zeile, die Prüfungen des nächsten Jahres brauchen keine neue Einrichtung.
Fenster, die man sieht
Der Kalender meldet eine Kollision nicht von selbst. Er stellt die Prüfungen neben die Wartungsfenster, so fällt eine Prüfung außerhalb ihres Fensters auf.
Ihre Daten bleiben in Ihrem Tenant
Listen, Berichte und Termine bleiben in Ihrem Microsoft 365-Tenant unter Ihren Berechtigungen; die Apps verarbeiten sie, ohne sie zu speichern.
Der Versionsverlauf ist der Nachweis
Listen und Bibliothek führen Versionen, so ist mit einem Klick zu sehen, wer ein Ergebnis wann geändert oder einen Bericht hochgeladen hat.
Fünf Apps, ein Abonnement
Die fünf Apps gibt es zusammen als Virto M365 Productivity Kit: ein Angebot, eine Rechnung, ein Verlängerungstermin.
Was Prüfungen und Instandhaltung brauchen und was sie führt
Die Prüfungen stehen in einer Liste, geplante Stillstände in einer anderen.
Beide Listen werden in einem Kalender überlagert, Prüfungen nach Art eingefärbt, Fenster in Grau; jeder Eintrag bleibt ein Element seiner eigenen Liste.
Eine Regel schreibt 30 Tage vor dem Fälligkeitsdatum an die Person in der Spalte Responsible, eine E-Mail für jede noch offene Prüfung.
Ein Formular auf der Liste Inspections: was geprüft wurde, wo, wann, von wem, das Ergebnis und der Befund.
Die Liste der Arbeitsaufträge als Board: Spalten aus Status, Lanes aus Site, die zuständige Technik und das Fälligkeitsdatum auf jeder Karte.
Bulk Upload bringt den Stapel PDF-Berichte auf einmal in die Bibliothek.
Das Kit führt Termine, Ergebnisse, Arbeitsaufträge, Berichte und Erinnerungen in SharePoint. Anlagenstrukturen, zählerbasierte Auslöser, Ersatzteilbestände und Offline-Arbeit im Feld gehören in ein Instandhaltungssystem.
Virto M365 Productivity Kit
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