--- title: "Ablaufdaten, die selbst an sich erinnern" description: "Erinnern Sie aus jeder SharePoint-Liste an ablaufende Verträge, Zertifikate und Lizenzen: 90, 60 und 30 Tage vorher per E-Mail, plus Wochentabelle fürs Team." url: https://www.virtosoftware.com/de/use-cases/expiration-renewal-reminders/ language: de-DE last_modified: 2026-10-01T00:00:00+02:00 translations: en: https://www.virtosoftware.com/use-cases/expiration-renewal-reminders/index.md --- # Ablaufdaten, die selbst an sich erinnern Führen Sie Verträge, Zertifikate und Lizenzen in einer SharePoint-Liste – Virto Alerts & Reminder App benachrichtigt die jeweils verantwortliche Person 90, 60 und 30 Tage vor dem Enddatum per E-Mail, und die Teamleitung erhält eine wöchentliche Tabelle. Verfügbar bei: SharePoint Microsoft Teams Microsoft Azure Beispielhaftes Vertragsregister: Das Enddatum eines Büromietvertrags löst Erinnerungen 90, 60 und 30 Tage vorher aus; die 30-Tage-Erinnerung ist eine E-Mail an die verantwortliche Person. Vertrauen von Branchenführern Warner Bros. Disney Sony UC Berkeley Motorola Teck Resources US Treasury University of Pittsburgh NASA Stockholms Stad FedEx Zespri und über 8.000 Unternehmen weltweit ## Von der Datumsspalte zur Erinnerung im richtigen Postfach Eine SharePoint-Liste und vier Regeln: drei Erinnerungen an die verantwortliche Person jedes Eintrags und eine wöchentliche Tabelle für alle, die das Register verantworten. Die Regel ### Eine Erinnerung ist ein Datumsfeld und eine Anzahl von Tagen #### Gerechnet ab Ihrer eigenen Datumsspalte Wählen Sie die Liste, das Datumsfeld und die Anzahl der Tage davor oder danach, an denen die E-Mail versendet wird. Drei Regeln auf derselben Spalte „End date“ decken die Marken 90, 60 und 30 Tage ab. #### Nur Einträge, die noch eine Entscheidung brauchen Bedingungen filtern nach den Spalten der Liste. Hier bleiben Verträge mit dem Status „Not renewing“ außen vor, sodass niemand an einen bereits geklärten Vertrag erinnert wird. #### Versand zur festgelegten Uhrzeit Jede Regel hat ihre eigene Versandzeit, in der Zeitzone aus den Einstellungen der App. Eine neue Regel versendet nicht am Tag ihrer Erstellung – richten Sie sie daher mindestens einen Tag vor dem ersten Datum ein, das sie erfassen soll. ![Bearbeitungsfenster der Erinnerung „Contract ends in 30 days“ in Virto Alerts & Reminder App, Abschnitt Options: Filter items mit der Bedingung Status not equal Not renewing; When To Send Alerts auf Send on date depending on a field value gesetzt, Feld End date, Versand 30 Tage vorher (Before); Send separate e-mail for each item aktiviert; Versandzeit 12:40, Pacific Time](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/expiration-renewal-reminders/rule-options.webp) Optionen der 30-Tage-Erinnerung: Verträge mit dem Status „Not renewing“ werden übersprungen, die E-Mail geht 30 Tage vor dem „End date“ hinaus, eine Nachricht pro Vertrag. Die Empfänger ### Die im Eintrag genannte Person erhält die Nachricht #### Empfänger aus einer Spalte Das Feld „An“ wird aus der Spalte „Owner“ des jeweiligen Vertrags befüllt – eine Regel bedient so alle Verantwortlichen der Liste. Eine Gruppe oder Vorgesetzte lassen sich in Kopie setzen. #### Die Felder, die die Entscheidung braucht Die Nachricht enthält die Werte des Eintrags – Vertragspartner, Enddatum, Jahreswert, automatische Verlängerung – und einen Link zurück zum Eintrag in SharePoint. #### Ihre Formulierung, Ihr Absendername Betreff, Text und Absendername werden in der Regel festgelegt. Kopf- und Fußzeile – standardmäßig mit dem Virto-Logo – lassen sich durch eigene ersetzen. ![Registerkarte My alerts in Virto Alerts & Reminder App mit vier Erinnerungen auf der Liste Contracts: Contract ends in 30 days, in 60 days und in 90 days, jeweils mit dem Empfänger Owner und dem Zeitplan Send on date depending on a field value, sowie Contracts ending in the next 90 days mit dem Empfänger John Doe und dem Zeitplan Send a weekly summary](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/expiration-renewal-reminders/my-alerts.webp) My alerts: Die drei Erinnerungen gehen an die Person in der Spalte „Owner“ des jeweiligen Vertrags; die Wochentabelle geht an eine namentlich festgelegte Person. Die Wochentabelle ### Eine Tabelle pro Woche für alle, die das Register verantworten #### Alles, was in den nächsten 90 Tagen endet Eine vierte Regel filtert die Liste auf Einträge, deren „End date“ zwischen heute und heute plus 90 Tagen liegt, und versendet das Ergebnis jeden Montag zur festgelegten Uhrzeit. #### Eine E-Mail, eine Tabelle Acht Verträge kommen als acht Zeilen in einer Nachricht an – Vertrag, Vertragspartner, Enddatum, verantwortliche Person, automatische Verlängerung – statt als acht einzelne E-Mails. #### Ein Zeitfenster, das mit dem Kalender wandert Der Filter rechnet ab dem heutigen Datum. Die Tabelle des nächsten Montags lässt daher abgelaufene Verträge weg und nimmt jene auf, die neu in das 90-Tage-Fenster fallen. ![Wöchentliche E-Mail von Contract Register, in Outlook geöffnet: eine Tabelle mit acht Verträgen, die innerhalb der nächsten 90 Tage enden, mit den Spalten Contract, Counterparty, Ends, Owner und Auto-renewal; jeder Vertragsname ist ein Link zum Listeneintrag](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/expiration-renewal-reminders/weekly-table.webp) Die Montags-E-Mail: acht Verträge, die in den nächsten 90 Tagen enden, in einer Tabelle – jeder Name verlinkt auf seinen Eintrag in der Liste. ## Die wichtigsten Vorteile ### So viele Datumsregeln, wie das Register braucht Die integrierten SharePoint-Regeln erlauben pro Liste oder Bibliothek zwei Regeln, die auf ein näher rückendes Datum reagieren („a date approaches“). Die Erinnerungen 90, 60 und 30 Tage vorher und die Wochentabelle sind hier vier Regeln auf einer Liste. ### Erinnerungen für ein Team, nicht für eine Person „Erinnerung festlegen“ in Microsoft Lists benachrichtigt die Person, die die Erinnerung eingerichtet hat. Hier stammt der Empfänger aus einer Spalte des Eintrags, mit einer Gruppe oder einer Führungskraft in Kopie. ### Jede Liste mit einer Datumsspalte Verträge, Mitarbeiterzertifikate, Lizenzen und Genehmigungen, Versicherungspolicen, Garantien, Abonnements – die Regel liest ein Datumsfeld, worum auch immer es in der Liste geht. ### Alle Regeln an einem Ort „My alerts“ führt jede Regel mit Liste, Empfängern und Zeitplan auf, und die Registerkarte „Queue“ zeigt, was versendet wurde und was als Nächstes ansteht. ### Die Liste bleibt, wo sie ist Das Register bleibt eine gewöhnliche SharePoint-Liste in Ihrem Microsoft-365-Mandanten, mit den Berechtigungen und dem Versionsverlauf, die sie bereits hat. ### Zuerst E-Mail, Teams, wo es passt Eine Regel kann auch über einen Workflows-Webhook in einen Microsoft-Teams-Kanal posten. Für eine Tabelle mit vielen Spalten ist die E-Mail das Format, in dem alle Spalten sichtbar bleiben. ## Welche Erinnerung zu welchem Register passt | Reales Szenario | Beste Lösung | Warum es funktioniert | | --- | --- | --- | | Ein Vertragsregister mit wechselnden Verantwortlichen je Zeile — Die Rechtsabteilung oder der Einkauf führt die Liste; jeder Vertrag hat eine eigene verantwortliche Person und ein eigenes Enddatum. | Virto Alerts & Reminder App | Ein Regelsatz benachrichtigt alle Verantwortlichen 90, 60 und 30 Tage im Voraus, und die Bereichsleitung erhält die Wochentabelle mit allem, was ansteht. | | Mitarbeiterzertifikate und Pflichtschulungen — Die Personalabteilung verfolgt, wer welches Zertifikat hält und wann es abläuft. | Virto Alerts & Reminder App | Die Erinnerung geht an die im Eintrag genannte Person, mit der Personalabteilung in Kopie, eine festgelegte Anzahl von Tagen vor dem Ablaufdatum. | | Lizenzen, Genehmigungen, Versicherungspolicen und Garantien — Facility Management oder Betrieb führt eine Zeile pro Standort oder Anlage. | Virto Alerts & Reminder App | Eine Regel pro Vorlauffrist auf der Ablaufspalte und eine Wochentabelle, die zeigt, was über alle Standorte hinweg ansteht. | | Eine Person möchte an einen einzelnen Eintrag erinnert werden | „Erinnerung festlegen“ in Microsoft Lists | Die Funktion ist integriert und in einer Minute eingerichtet. Sie benachrichtigt die Person, die sie eingerichtet hat – passend für die persönliche Wiedervorlage, weniger für ein gemeinsames Register. | | Entwurf, Freigaben, Unterschriften und Versionen eines Vertrags | Ein System für Vertragsmanagement (CLM) | Virto Alerts & Reminder App erinnert an Termine, die in einer Liste stehen. Verhandlung, Freigabe und Klauselverfolgung bleiben in dem System, das dafür gebaut ist. | ## Verwandte Produkte Entdecken Sie, wie unsere Produktivitätstools Ihr Aufgabenmanagement transformieren können - [Virto Alerts & Reminder App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-alerts-and-reminders-app/): Die App ist in Ihre täglichen Tools wie Microsoft Teams integriert und sorgt dafür, dass Sie bei allen Aufgaben und Besprechungen immer den Überblick behalten. - [Virto Notifications & Reminders App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-teams/virto-notifications-reminders-app/): Erweitern Sie Microsoft Teams mit einer App für direkte Benachrichtigungen und Erinnerungen, um die Abstimmung im Team sicherzustellen. - [Virto Notifications & Alerts Web Part](https://www.virtosoftware.com/de/sharepoint/sharepoint-alerts-and-reminders-web-part/): Erstellen Sie Benachrichtigungen, Erinnerungen oder Warnmeldungen für beliebige Benutzer oder Gruppen, mit Optionen für E-Mail, SMS usw. ## Verwandte Anwendungsfälle Entdecken Sie unsere Anwendungsfälle für bessere Planung und Koordination ![Benachrichtigungsautomatisierung für Behörden](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/notifications-automation.webp) ### Benachrichtigungsautomatisierung für Behörden Für Behörden, Rechts- und Finanzteams: Die Virto Alerts & Reminder App sendet E-Mail- und Teams-Erinnerungen vor Fristen aus SharePoint-Listen und benachrichtigt Verantwortliche bei Änderungen. ![Kalender für Compliance- und behördliche Fristen](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/compliance-regulatory-calendar-gov.webp) ### Kalender für Compliance- und behördliche Fristen Vereinfachen Sie das Compliance-Management mit einem Microsoft 365-Kalender, der alle Fristen zentral zeigt, und mit E-Mail- und Teams-Erinnerungen von Virto Alerts & Reminder App. ![Schulungskalender für Unternehmen](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/corporate-training-calendar.webp) ### Schulungskalender für Unternehmen Schulungsliste, Raumpostfächer und Trainerkalender in einem Microsoft 365-Kalender, damit L&D sieht, ob eine Schulung zu dieser Zeit, in diesem Raum und mit diesem Trainer stattfinden kann.