Ablaufdaten, die selbst an sich erinnern
Führen Sie Verträge, Zertifikate und Lizenzen in einer SharePoint-Liste – Virto Alerts & Reminder App benachrichtigt die jeweils verantwortliche Person 90, 60 und 30 Tage vor dem Enddatum per E-Mail, und die Teamleitung erhält eine wöchentliche Tabelle.
Vertrauen von Branchenführern
und über 8.000 Unternehmen weltweit
Von der Datumsspalte zur Erinnerung im richtigen Postfach
Eine SharePoint-Liste und vier Regeln: drei Erinnerungen an die verantwortliche Person jedes Eintrags und eine wöchentliche Tabelle für alle, die das Register verantworten.
Die Regel
Eine Erinnerung ist ein Datumsfeld und eine Anzahl von Tagen
Gerechnet ab Ihrer eigenen Datumsspalte
Wählen Sie die Liste, das Datumsfeld und die Anzahl der Tage davor oder danach, an denen die E-Mail versendet wird. Drei Regeln auf derselben Spalte „End date“ decken die Marken 90, 60 und 30 Tage ab.
Nur Einträge, die noch eine Entscheidung brauchen
Bedingungen filtern nach den Spalten der Liste. Hier bleiben Verträge mit dem Status „Not renewing“ außen vor, sodass niemand an einen bereits geklärten Vertrag erinnert wird.
Versand zur festgelegten Uhrzeit
Jede Regel hat ihre eigene Versandzeit, in der Zeitzone aus den Einstellungen der App. Eine neue Regel versendet nicht am Tag ihrer Erstellung – richten Sie sie daher mindestens einen Tag vor dem ersten Datum ein, das sie erfassen soll.
Die Empfänger
Die im Eintrag genannte Person erhält die Nachricht
Empfänger aus einer Spalte
Das Feld „An“ wird aus der Spalte „Owner“ des jeweiligen Vertrags befüllt – eine Regel bedient so alle Verantwortlichen der Liste. Eine Gruppe oder Vorgesetzte lassen sich in Kopie setzen.
Die Felder, die die Entscheidung braucht
Die Nachricht enthält die Werte des Eintrags – Vertragspartner, Enddatum, Jahreswert, automatische Verlängerung – und einen Link zurück zum Eintrag in SharePoint.
Ihre Formulierung, Ihr Absendername
Betreff, Text und Absendername werden in der Regel festgelegt. Kopf- und Fußzeile – standardmäßig mit dem Virto-Logo – lassen sich durch eigene ersetzen.
Die Wochentabelle
Eine Tabelle pro Woche für alle, die das Register verantworten
Alles, was in den nächsten 90 Tagen endet
Eine vierte Regel filtert die Liste auf Einträge, deren „End date“ zwischen heute und heute plus 90 Tagen liegt, und versendet das Ergebnis jeden Montag zur festgelegten Uhrzeit.
Eine E-Mail, eine Tabelle
Acht Verträge kommen als acht Zeilen in einer Nachricht an – Vertrag, Vertragspartner, Enddatum, verantwortliche Person, automatische Verlängerung – statt als acht einzelne E-Mails.
Ein Zeitfenster, das mit dem Kalender wandert
Der Filter rechnet ab dem heutigen Datum. Die Tabelle des nächsten Montags lässt daher abgelaufene Verträge weg und nimmt jene auf, die neu in das 90-Tage-Fenster fallen.
Die wichtigsten Vorteile
So viele Datumsregeln, wie das Register braucht
Die integrierten SharePoint-Regeln erlauben pro Liste oder Bibliothek zwei Regeln, die auf ein näher rückendes Datum reagieren („a date approaches“). Die Erinnerungen 90, 60 und 30 Tage vorher und die Wochentabelle sind hier vier Regeln auf einer Liste.
Erinnerungen für ein Team, nicht für eine Person
„Erinnerung festlegen“ in Microsoft Lists benachrichtigt die Person, die die Erinnerung eingerichtet hat. Hier stammt der Empfänger aus einer Spalte des Eintrags, mit einer Gruppe oder einer Führungskraft in Kopie.
Jede Liste mit einer Datumsspalte
Verträge, Mitarbeiterzertifikate, Lizenzen und Genehmigungen, Versicherungspolicen, Garantien, Abonnements – die Regel liest ein Datumsfeld, worum auch immer es in der Liste geht.
Alle Regeln an einem Ort
„My alerts“ führt jede Regel mit Liste, Empfängern und Zeitplan auf, und die Registerkarte „Queue“ zeigt, was versendet wurde und was als Nächstes ansteht.
Die Liste bleibt, wo sie ist
Das Register bleibt eine gewöhnliche SharePoint-Liste in Ihrem Microsoft-365-Mandanten, mit den Berechtigungen und dem Versionsverlauf, die sie bereits hat.
Zuerst E-Mail, Teams, wo es passt
Eine Regel kann auch über einen Workflows-Webhook in einen Microsoft-Teams-Kanal posten. Für eine Tabelle mit vielen Spalten ist die E-Mail das Format, in dem alle Spalten sichtbar bleiben.
Welche Erinnerung zu welchem Register passt
Die Rechtsabteilung oder der Einkauf führt die Liste; jeder Vertrag hat eine eigene verantwortliche Person und ein eigenes Enddatum.
Ein Regelsatz benachrichtigt alle Verantwortlichen 90, 60 und 30 Tage im Voraus, und die Bereichsleitung erhält die Wochentabelle mit allem, was ansteht.
Die Personalabteilung verfolgt, wer welches Zertifikat hält und wann es abläuft.
Die Erinnerung geht an die im Eintrag genannte Person, mit der Personalabteilung in Kopie, eine festgelegte Anzahl von Tagen vor dem Ablaufdatum.
Facility Management oder Betrieb führt eine Zeile pro Standort oder Anlage.
Eine Regel pro Vorlauffrist auf der Ablaufspalte und eine Wochentabelle, die zeigt, was über alle Standorte hinweg ansteht.
Die Funktion ist integriert und in einer Minute eingerichtet. Sie benachrichtigt die Person, die sie eingerichtet hat – passend für die persönliche Wiedervorlage, weniger für ein gemeinsames Register.
Virto Alerts & Reminder App erinnert an Termine, die in einer Liste stehen. Verhandlung, Freigabe und Klauselverfolgung bleiben in dem System, das dafür gebaut ist.
Virto Alerts & Reminder App
Versehen Sie jedes Enddatum Ihrer Liste mit einer Erinnerung
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