--- title: "Jedes Team erhält sein eigenes Onboarding-Formular" description: "Onboarding-Formular in SharePoint: ein Listenelement pro Neuzugang, ein Reiter pro Team und eigene Formulare für HR, IT, Facility Management und Führungskraft." url: https://www.virtosoftware.com/de/use-cases/employee-onboarding-form/ language: de-DE last_modified: 2026-10-14T00:00:00+02:00 translations: en: https://www.virtosoftware.com/use-cases/employee-onboarding-form/index.md --- # Jedes Team erhält sein eigenes Onboarding-Formular Ein SharePoint-Listenelement pro Neuzugang, ausgefüllt von Personalabteilung, IT, Facility Management und Führungskraft. Virto Forms Designer App gibt jedem Team ein eigenes Formular: die Reiter, in denen es arbeitet, die Angaben, die es lesen muss, sonst nichts. Verfügbar bei: SharePoint Microsoft Teams Microsoft Azure Schematisches Onboarding-Formular mit einem Reiter pro Team, HR, IT, Facility und Führung, geöffnet auf dem Reiter IT: Laptop, Windows-Laptop, und Konten angelegt, angehakt. Vertrauen von Branchenführern Warner Bros. Disney Sony UC Berkeley Motorola Teck Resources US Treasury University of Pittsburgh NASA Stockholms Stad FedEx Zespri und über 8.000 Unternehmen weltweit ## Vier Teams, vier Formulare Die Bildschirme stammen aus einer Testliste auf unserer eigenen SharePoint-Site: ein Element pro Neuzugang und ein veröffentlichtes Virto-Formular mit vier Layouts. Die Namen sind erfunden. Personalabteilung ### Die Personalabteilung sieht den ganzen Datensatz #### Ein Element pro Neuzugang Name, Position, Abteilung, Führungskraft, Startdatum und Arbeitsort sind Spalten einer gewöhnlichen SharePoint-Liste, sodass Ansichten, Filter und Exporte weiter funktionieren. #### Reiter statt einer langen Seite Personalabteilung, IT, Facility Management und die erste Woche haben je einen Reiter, in zwei Spalten angeordnet in einem Drag-&-Drop-Designer, ohne Code. ![Bearbeitungsformular der Liste New hires aus Sicht der Personalabteilung, erstellt mit Virto Forms Designer App: Reiter New hire, HR, IT, Facilities und First week, auf dem Reiter New hire in zwei Spalten Full name Anna Keller, Job title Account Executive, Department Sales, Manager Daniel Weber, Start date 11/2/2026 und Work location Hybrid, mit Save und Cancel](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/employee-onboarding-form/hr-full-record.webp) Das Bearbeitungsformular aus Sicht der Personalabteilung: fünf Reiter auf einem SharePoint-Listenelement, die Angaben zum Neuzugang zuerst. IT ### Die IT öffnet dasselbe Element und sieht ihren eigenen Reiter #### Nur, was die IT ausfüllt Laptop, Konten, Systemzugriffe und der IT-Status. Die Reiter HR, Facilities und First week kommen im Formular der IT gar nicht vor. #### Die Angaben bleiben im Blick Der Reiter New hire dient zur Orientierung und ist in diesem Formular schreibgeschützt. Wer die Daten selbst ändern darf, entscheiden weiterhin die Berechtigungen der Liste. ![Dasselbe Element der Liste New hires, geöffnet von einem Mitglied des IT-Teams: nur die Reiter New hire und IT, auf dem Reiter IT Laptop Windows laptop, IT status In progress, Accounts created angehakt, System access mit Microsoft 365 und CRM angehakt, ERP und VPN nicht angehakt, und IT notes Laptop ordered, arrives Oct 28. CRM licence requested.](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/employee-onboarding-form/it-view.webp) Das IT-Layout desselben Elements: der Reiter New hire und der Reiter IT mit Laptop, Konten, Systemzugriffen, Status und Notizen. Facility Management ### Das Facility Management kümmert sich um Arbeitsplatz, Ausweis und Parkplatz #### Zwei Reiter, nichts zum Überspringen Das Facility Management sieht weder Vertrags- noch Zugriffsfelder; sein Formular enthält die Angaben zum Neuzugang und den eigenen Reiter. #### Ein Status pro Team IT-Status und Facility-Status sind getrennte Spalten, sodass eine Listenansicht auf einen Blick zeigt, wer für den ersten Tag noch nicht bereit ist. ![Das Facilities-Layout desselben Elements: Reiter New hire und Facilities, auf dem Reiter Facilities Desk 3rd floor, desk 3.14, Facilities status In progress, Access badge issued und Parking space nicht angehakt](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/employee-onboarding-form/facilities-tab.webp) Das Facilities-Layout: Arbeitsplatz, Zugangsausweis, Parkplatz und der Status des Facility Managements. Führungskraft ### Die Führungskraft plant die erste Woche #### Ein Standard für alle anderen Wer nicht zu den Gruppen der Personalabteilung, der IT oder des Facility Managements gehört, etwa die einstellende Führungskraft, erhält das Standardlayout. #### Buddy und Plan im Datensatz Buddy und Plan für die erste Woche stehen neben dem restlichen Onboarding, nicht in einer separaten E-Mail. ![Das Standardlayout desselben Elements für alle außerhalb der Gruppen HR, IT und Facilities: Reiter New hire und First week, auf dem Reiter First week Buddy Sofia Marin und ein First-week plan: Mon welcome, laptop and accounts; Tue–Wed CRM training; Thu listen in on two customer calls; Fri 1:1 with manager](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/employee-onboarding-form/manager-first-week.webp) Das Standardlayout für alle außerhalb der drei Gruppen: die Angaben schreibgeschützt und der Reiter First week mit Buddy und Plan. Einrichtung ### Ein Layout pro Gruppe, einmal festgelegt #### Layouts mit Priorität Jedes Layout nennt die Benutzer oder SharePoint-Gruppen, die es sehen. Passen für eine Person mehrere, entscheidet die Priorität; das Standardlayout fängt alle anderen auf. #### Code nur für Logik Reiter, Spalten und wer welches Layout sieht, sind Einstellungen im Designer. Ein Feld, das nur erscheint, wenn ein anderes ausgefüllt ist, braucht ein paar Zeilen JavaScript. ![Formulareigenschaften des IT-Layouts in Virto Forms Designer App: Layout name IT, Priority 2 mit dem Hinweis Required if layouts are used, Form width 1024, Display form ribbon angehakt, Permission auf Visible to specified users or (and) groups und Allowed groups IT team](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/employee-onboarding-form/designer-it-layout.webp) Formulareigenschaften des IT-Layouts im Designer: Priorität 2, nur für die Gruppe IT team sichtbar. ## Die wichtigsten Vorteile ### Ihre Daten bleiben in Ihrer Liste Jede Antwort ist eine Spalte eines gewöhnlichen SharePoint-Listenelements in Ihrem Tenant, mit Ihren Berechtigungen, Versionen und Ansichten. ### Kein Code für das Layout Reiter, zwei Spalten, Beschriftungen und ein Layout pro Gruppe legen Sie in einem Drag-&-Drop-Designer fest. ### Jedes Team sieht seinen Teil Weniger Felder auf dem Bildschirm bedeuten weniger Fehler, und niemand muss an den Fragen eines anderen Teams vorbeiscrollen. ### Jede Änderung nachvollziehbar Der Versionsverlauf zeigt über alle vier Teams hinweg, wer welches Feld wann geändert hat. ### Flows und Benachrichtigungen reagieren Weil der Datensatz ein Listenelement ist, kann ein Power-Automate-Flow oder eine Virto-Benachrichtigung auf jede Spalte reagieren, etwa auf den IT-Status. ### Ein Formular, kein Schloss Einen Reiter auszublenden oder schreibzuschützen gestaltet das Formular. Wer die Daten ändern darf, legen weiterhin die Berechtigungen der Liste fest. ## Was das Onboarding braucht und was es abdeckt | Reales Szenario | Beste Lösung | Warum es funktioniert | | --- | --- | --- | | Ein Onboarding-Datensatz, den mehrere Teams ausfüllen — Personalabteilung, IT, Facility Management und Führungskraft verantworten je einen Teil des Datensatzes, und jeder Teil hat eigene Felder. | Virto Forms Designer App | Ein Reiter pro Team und ein Layout pro SharePoint-Gruppe auf einem Listenelement; jedes Team sieht die Reiter, in denen es arbeitet. | | Eine Erinnerung vor dem Startdatum | Virto Alerts & Reminder App | Eine datumsbasierte Erinnerung auf der Spalte Start date schickt allen, die noch etwas zu erledigen haben, einige Tage vor dem ersten Arbeitstag eine E-Mail. | | Ein Feld, das nur bei manchen Neuzugängen erscheint — Zum Beispiel eine VPN-Anfrage nur, wenn der Arbeitsort Remote ist. | Virto Forms Designer App | Möglich mit ein paar Zeilen JavaScript im Formular; der Designer hat keine Einstellung für bedingte Felder. Das Standardformular von SharePoint kann eine Spalte kostenlos per Formel ein- oder ausblenden. | | Eine Checkliste von Onboarding-Aufgaben, eine Zeile pro Aufgabe | Microsoft Lists, Vorlage „Employee onboarding“ | Wenn das Onboarding eine Liste von Aufgaben mit Verantwortlichen ist und nicht ein Datensatz pro Person, ist die eigene Listenvorlage von Microsoft der einfachere Anfang. | | Verträge, Unterschriften und Gehaltsdaten | Ein HR-System | Verträge, elektronische Unterschriften, Gehälter und Ausweisdokumente gehören in das HR-System, das sie verwaltet. Die Onboarding-Liste enthält die Logistik. | ## Verwandte Produkte Entdecken Sie, wie unsere Produktivitätstools Ihr Aufgabenmanagement transformieren können - [Virto Forms Designer App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-forms-designer-app/): Gestalten Sie die Formulare zum Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen von SharePoint-Listen per Drag & Drop neu, ganz ohne Code. - [Virto Alerts & Reminder App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-alerts-and-reminders-app/): E-Mail- und Teams-Benachrichtigungen, wenn sich SharePoint-Listenelemente ändern, und Erinnerungen vor den Daten, die sie enthalten – einmalig oder wiederkehrend. - [Virto Form Designer](https://www.virtosoftware.com/de/sharepoint/sharepoint-forms-designer-web-part/): Listenformulare für SharePoint Server 2013, 2016, 2019 und Subscription Edition: die Formulare Neu, Bearbeiten und Anzeigen per Drag & Drop, mit HTML-, CSS- und JavaScript-Editoren. ## Verwandte Anwendungsfälle Entdecken Sie unsere Anwendungsfälle für bessere Planung und Koordination ![Urlaubsplaner für Mitarbeiter](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/vacation-tracker.webp) ### Urlaubsplaner für Mitarbeiter Virto Calendar App zeigt genehmigten Urlaub neben den gesetzlichen Feiertagen jedes Landes, in dem Ihr Team arbeitet – wer abwesend ist und welche Büros geschlossen sind. ![Fälligkeits- und Überfälligkeitserinnerungen für Aufgaben](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/task-deadline-reminders.webp) ### Fälligkeits- und Überfälligkeitserinnerungen für Aufgaben Jede zuständige Person erhält drei Tage vor der Fälligkeit einer Aufgabe eine E-Mail, die Führungskraft jeden Morgen eine Tabelle mit allem Überfälligen – aus einer SharePoint-Aufgabenliste. ![CAPA und Auditfeststellungen in Microsoft 365](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/iso-audit-capa-microsoft-365.webp) ### CAPA und Auditfeststellungen in Microsoft 365 Eine Auditfeststellung vom Auditplan bis zum geschlossenen Datensatz in Microsoft 365: Kalender, Formular, Board, Nachweisordner und Erinnerungen für ISO 9001, 20000-1, 27001 und CMMI, ohne separate QMS. ## SharePoint-Formulare erstellen - [SharePoint-Formulare: erstellen, anpassen und Genehmigung hinzufügen](https://www.virtosoftware.com/de/tasks/sharepoint-forms/)