Jedes Team erhält sein eigenes Onboarding-Formular
Ein SharePoint-Listenelement pro Neuzugang, ausgefüllt von Personalabteilung, IT, Facility Management und Führungskraft. Virto Forms Designer App gibt jedem Team ein eigenes Formular: die Reiter, in denen es arbeitet, die Angaben, die es lesen muss, sonst nichts.
Vertrauen von Branchenführern
und über 8.000 Unternehmen weltweit
Vier Teams, vier Formulare
Die Bildschirme stammen aus einer Testliste auf unserer eigenen SharePoint-Site: ein Element pro Neuzugang und ein veröffentlichtes Virto-Formular mit vier Layouts. Die Namen sind erfunden.
Personalabteilung
Die Personalabteilung sieht den ganzen Datensatz
Ein Element pro Neuzugang
Name, Position, Abteilung, Führungskraft, Startdatum und Arbeitsort sind Spalten einer gewöhnlichen SharePoint-Liste, sodass Ansichten, Filter und Exporte weiter funktionieren.
Reiter statt einer langen Seite
Personalabteilung, IT, Facility Management und die erste Woche haben je einen Reiter, in zwei Spalten angeordnet in einem Drag-&-Drop-Designer, ohne Code.
IT
Die IT öffnet dasselbe Element und sieht ihren eigenen Reiter
Nur, was die IT ausfüllt
Laptop, Konten, Systemzugriffe und der IT-Status. Die Reiter HR, Facilities und First week kommen im Formular der IT gar nicht vor.
Die Angaben bleiben im Blick
Der Reiter New hire dient zur Orientierung und ist in diesem Formular schreibgeschützt. Wer die Daten selbst ändern darf, entscheiden weiterhin die Berechtigungen der Liste.
Facility Management
Das Facility Management kümmert sich um Arbeitsplatz, Ausweis und Parkplatz
Zwei Reiter, nichts zum Überspringen
Das Facility Management sieht weder Vertrags- noch Zugriffsfelder; sein Formular enthält die Angaben zum Neuzugang und den eigenen Reiter.
Ein Status pro Team
IT-Status und Facility-Status sind getrennte Spalten, sodass eine Listenansicht auf einen Blick zeigt, wer für den ersten Tag noch nicht bereit ist.
Führungskraft
Die Führungskraft plant die erste Woche
Ein Standard für alle anderen
Wer nicht zu den Gruppen der Personalabteilung, der IT oder des Facility Managements gehört, etwa die einstellende Führungskraft, erhält das Standardlayout.
Buddy und Plan im Datensatz
Buddy und Plan für die erste Woche stehen neben dem restlichen Onboarding, nicht in einer separaten E-Mail.
Einrichtung
Ein Layout pro Gruppe, einmal festgelegt
Layouts mit Priorität
Jedes Layout nennt die Benutzer oder SharePoint-Gruppen, die es sehen. Passen für eine Person mehrere, entscheidet die Priorität; das Standardlayout fängt alle anderen auf.
Code nur für Logik
Reiter, Spalten und wer welches Layout sieht, sind Einstellungen im Designer. Ein Feld, das nur erscheint, wenn ein anderes ausgefüllt ist, braucht ein paar Zeilen JavaScript.
Die wichtigsten Vorteile
Ihre Daten bleiben in Ihrer Liste
Jede Antwort ist eine Spalte eines gewöhnlichen SharePoint-Listenelements in Ihrem Tenant, mit Ihren Berechtigungen, Versionen und Ansichten.
Kein Code für das Layout
Reiter, zwei Spalten, Beschriftungen und ein Layout pro Gruppe legen Sie in einem Drag-&-Drop-Designer fest.
Jedes Team sieht seinen Teil
Weniger Felder auf dem Bildschirm bedeuten weniger Fehler, und niemand muss an den Fragen eines anderen Teams vorbeiscrollen.
Jede Änderung nachvollziehbar
Der Versionsverlauf zeigt über alle vier Teams hinweg, wer welches Feld wann geändert hat.
Flows und Benachrichtigungen reagieren
Weil der Datensatz ein Listenelement ist, kann ein Power-Automate-Flow oder eine Virto-Benachrichtigung auf jede Spalte reagieren, etwa auf den IT-Status.
Ein Formular, kein Schloss
Einen Reiter auszublenden oder schreibzuschützen gestaltet das Formular. Wer die Daten ändern darf, legen weiterhin die Berechtigungen der Liste fest.
Was das Onboarding braucht und was es abdeckt
Personalabteilung, IT, Facility Management und Führungskraft verantworten je einen Teil des Datensatzes, und jeder Teil hat eigene Felder.
Ein Reiter pro Team und ein Layout pro SharePoint-Gruppe auf einem Listenelement; jedes Team sieht die Reiter, in denen es arbeitet.
Eine datumsbasierte Erinnerung auf der Spalte Start date schickt allen, die noch etwas zu erledigen haben, einige Tage vor dem ersten Arbeitstag eine E-Mail.
Zum Beispiel eine VPN-Anfrage nur, wenn der Arbeitsort Remote ist.
Möglich mit ein paar Zeilen JavaScript im Formular; der Designer hat keine Einstellung für bedingte Felder. Das Standardformular von SharePoint kann eine Spalte kostenlos per Formel ein- oder ausblenden.
Wenn das Onboarding eine Liste von Aufgaben mit Verantwortlichen ist und nicht ein Datensatz pro Person, ist die eigene Listenvorlage von Microsoft der einfachere Anfang.
Verträge, elektronische Unterschriften, Gehälter und Ausweisdokumente gehören in das HR-System, das sie verwaltet. Die Onboarding-Liste enthält die Logistik.
Virto Forms Designer App
Geben Sie jedem Team sein eigenes Onboarding-Formular
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