Eine Richtlinie ist freigegeben. Die Lesenden erfahren es.
Richtlinien und Verfahren liegen in einer SharePoint-Bibliothek. Virto Alerts & Reminder App benachrichtigt die Lesenden per E-Mail, wenn ein Dokument freigegeben wird, deckt einen Ordner mit einer eigenen Regel ab und sendet eine wöchentliche Tabelle der Änderungen.
Vertrauen von Branchenführern
und über 8.000 Unternehmen weltweit
Von der Statusänderung zur E-Mail mit Link
Eine Bibliothek und drei Regeln: eine Ankündigung, wenn ein Dokument freigegeben wird, eine Regel für einen Ordner und eine wöchentliche Tabelle für alle, die die Bibliothek verantworten.
Die Ankündigung
Wird ein Dokument freigegeben, geht eine E-Mail hinaus
Entwürfe bleiben still
Die Bedingung „Status equals Approved“ hält Arbeitsentwürfe heraus. Die E-Mail geht hinaus, wenn ein Dokument diesen Status erreicht oder ein freigegebenes Dokument geändert wird.
Innerhalb von Minuten
Eine Sofortregel sendet innerhalb von Minuten nach der Änderung. Die Bedingung wird beim Versand geprüft, sodass die Nachricht das Dokument so zeigt, wie es dann steht.
An die Personen, die es lesen müssen
Die Empfänger werden in der Regel festgelegt: namentlich genannte Personen, mit Kopien, wo nötig.
Die E-Mail
Ein Link zum Dokument, sein Ordner und wer es geändert hat
Der Dateiname ist der Link
Ein Klick in der E-Mail öffnet das Dokument in SharePoint; nichts wird angehängt oder kopiert.
Ordner, Bearbeiter und Status
Die Nachricht kann den Ordnerpfad, die Person, die die Änderung vorgenommen hat, und die Spalten der Bibliothek ausgeben, etwa den Status.
Ihr Betreff, Ihr Absendername
Betreff, Text und Absendername werden in der Regel festgelegt; Kopf- und Fußzeile lassen sich durch eigene ersetzen.
Ein Ordner
Eine Regel für einen Ordner über eine Bedingung auf dem Pfad
Der Pfad ist eine Spalte wie jede andere
Eine Bedingung „Path contains“ mit dem Ordnernamen beschränkt die Regel auf diesen Ordner, sodass das Sicherheitsteam nur von seinen eigenen Dokumenten erfährt.
Eigene Empfänger je Ordner
Jede Ordnerregel hat ihre eigenen Empfänger und ihre eigene Nachricht, auf derselben Bibliothek.
Die Wochentabelle
Einmal pro Woche jedes geänderte Dokument
Eine Zeile pro Dokument
Ein Dokument, das in der Woche mehrfach bearbeitet wurde, erscheint einmal, so, wie es zum Versandzeitpunkt steht – mit „Show latest version only“.
Entwürfe eingeschlossen
Die Wochenregel hat keine Bedingung auf dem Status, sodass ein umbenannter Entwurf neben den freigegebenen Dokumenten steht und die Bibliotheksverantwortlichen die ganze Woche sehen.
Am Wochentag Ihrer Wahl
„Send a weekly summary“ nimmt einen Tag und eine Uhrzeit. Diese E-Mail geht an die Person, die die Bibliothek betreut, nicht an die Lesenden.
Die wichtigsten Vorteile
Nur freigegebene Dokumente werden angekündigt
Eine Bedingung auf einer Spalte der Bibliothek entscheidet, was eine E-Mail wert ist, sodass Lesende nicht über jeden Entwurf informiert werden.
Ein Link, kein Anhang
Die E-Mail verweist auf das Dokument in SharePoint, sodass Lesende immer die aktuelle Version mit den Berechtigungen öffnen, die sie haben.
Ein Ordner, eine Zielgruppe
Eine Regel mit einer Bedingung auf dem Pfad beschränkt die Benachrichtigungen eines Teams auf seinen eigenen Ordner.
Eine wöchentliche Tabelle für die Bibliotheksverantwortlichen
Eine E-Mail am Wochentag Ihrer Wahl führt auf, was sich in der Bibliothek geändert hat.
Alle Regeln an einem Ort
„My alerts“ führt jede Regel mit Bibliothek und Empfängern auf, und die Registerkarte „Queue“ zeigt, was versendet wurde.
Die Bibliothek bleibt, wo sie ist
Die Dokumente bleiben in Ihrer SharePoint-Bibliothek in Ihrem Microsoft-365-Mandanten, mit den Berechtigungen und dem Versionsverlauf, die sie bereits haben.
Welche Benachrichtigung zu welcher Bibliothek passt
Dokumente werden von wenigen Personen erstellt und bearbeitet und von vielen gelesen.
Eine Regel mit einer Bedingung auf dem Status kündigt ein Dokument bei seiner Freigabe an – mit Link, Ordner und der Person, die es geändert hat.
Das Sicherheitsteam soll keine E-Mails über HR-Dokumente bekommen.
Eine zweite Regel mit einer Bedingung auf dem Pfad deckt diesen Ordner ab und hat ihre eigenen Empfänger.
Die integrierten Regeln benachrichtigen namentlich festgelegte Personen per E-Mail, wenn sich eine Datei ändert. Jede Regel wird von jemandem mit der Berechtigung „Mitwirken“ auf der Bibliothek erstellt.
Virto Alerts & Reminder App sendet die Benachrichtigung. Sie sammelt keine Lesebestätigungen und verfolgt nicht, wer das Dokument geöffnet hat.
Virto Alerts & Reminder App
Informieren Sie die Lesenden, wenn sich ein Dokument ändert
Verwandte Anwendungsfälle
Entdecken Sie unsere Anwendungsfälle für bessere Planung und Koordination
Änderungsübersicht für SharePoint-Listen
Mehrere Personen bearbeiten eine SharePoint-Liste; die Projektleitung erhält täglich eine E-Mail mit allen Änderungen in einer Tabelle – und binnen Minuten eine eigene, wenn eine Aufgabe blockiert ist.
Mehr erfahren über Änderungsübersicht für SharePoint-Listen
Verwaltung mehrerer Dateien
Für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen: Virto Multiple File Operations lädt SharePoint-Dateien gesammelt hoch, verschiebt, kopiert, löscht und verschlagwortet sie – ohne Skripte.
Mehr erfahren über Verwaltung mehrerer Dateien
Compliance-Management-Software
Alle Audit- und Meldetermine in einem Kalender, Abhilfemaßnahmen auf Kanban-Boards und E-Mail-Erinnerungen an Verantwortliche vor Compliance-Fristen, alles in Microsoft 365.
Mehr erfahren über Compliance-Management-Software