Vertragsanfragen mit einem Reiter für die Rechtsabteilung
Eine SharePoint-Liste mit Vertragsanfragen und einem Formular in zwei Reitern: die Anfrage, die Mitarbeitende ausfüllen, und die Rechtsprüfung mit Status, zuständiger Person, Beginn und Ende. Mitarbeitende sehen den Stand, können ihn aber nicht ändern. Erstellt mit Virto Forms Designer App.
Vertrauen von Branchenführern
und über 8.000 Unternehmen weltweit
Anfragen, prüfen, verfolgen
Die Bildschirme stammen aus einer Testliste auf unserer eigenen SharePoint-Site: ein Element pro Vertragsanfrage und ein veröffentlichtes Virto-Formular mit zwei Layouts, eines für die Rechtsabteilung und eines für alle anderen. Die Namen sind erfunden.
Anfragen
Mitarbeitende fragen einen Vertrag an
Was die Rechtsabteilung zuerst fragt
Typ, Vertragspartner, Wert und Vertragsgegenstand stehen in der Anfrage, nicht in einer nachgereichten E-Mail.
NDAs und Verträge in einer Liste
Die Spalte Contract type hält NDAs, Lieferanten- und Kundenverträge sowie Nachträge in Ansichten auseinander.
Prüfen
Die Rechtsabteilung hält Status und Laufzeit fest
Ein Layout für die Rechtsabteilung
Mitglieder der Gruppe Legal team öffnen die Anfrage in einem Layout, in dem der Reiter Legal review ihnen gehört.
Das Enddatum ist eine Spalte
Beginn und Ende stehen im Element – genau das, was eine Verlängerungserinnerung liest.
Verfolgen
Mitarbeitende sehen, wo der Vertrag steht
Keine E-Mail mit der Frage nach dem Stand
Status, zuständige Person und Daten stehen in demselben Element, das die Mitarbeitenden ausgefüllt haben.
Sichtbar, nicht bearbeitbar
Der Reiter Legal review ist im Formular der Mitarbeitenden schreibgeschützt. Wer die Daten selbst ändern darf, entscheiden weiterhin die Berechtigungen der Liste.
Die wichtigsten Vorteile
Ihre Daten bleiben in Ihrer Liste
Jede Vertragsanfrage ist ein Listenelement in Ihrem Tenant, mit Ihren Berechtigungen, Versionen und Ansichten.
Kein Code für das Layout
Reiter, zwei Spalten und ein Layout für die Rechtsabteilung legen Sie in einem Drag-&-Drop-Designer fest.
Weniger Rückfragen zum Stand
Mitarbeitende sehen Status, zuständige Person und Daten in ihrer eigenen Anfrage.
Jede Änderung nachvollziehbar
Der Versionsverlauf zeigt, wer Status, Wert oder Enddatum wann geändert hat.
Bereit für Verlängerungserinnerungen
Weil das Enddatum eine Spalte ist, kann eine Virto-Erinnerung die verantwortliche Person Monate vor der Verlängerung warnen.
Ein Formular, kein Schloss
Ein schreibgeschützter Reiter gestaltet das Formular. Wer die Daten ändern darf, legen weiterhin die Berechtigungen der Liste fest.
Was Vertragsanfragen brauchen und was sie abdeckt
Ein Reiter Anfrage für Mitarbeitende und ein Reiter Rechtsprüfung für die Rechtsabteilung auf einem Listenelement, mit je einem Layout, ohne Code eingerichtet.
Datumsbasierte Erinnerungen auf der Spalte End date schicken der anfragenden Person oder der Rechtsabteilung eine E-Mail, bevor sich der Vertrag verlängert oder ausläuft.
Die Genehmigungen von Microsoft schicken die Anfrage an Rechts- und Finanzabteilung und halten ihre Antworten im Element fest.
Das Formular hält fest, dass ein Vertrag zur Unterschrift versandt wurde; unterschrieben wird in einem Dienst für elektronische Signaturen.
Wenn die Rechtsabteilung aus Klauselbibliotheken entwirft, Änderungen verhandelt und Vertragspflichten verfolgt, ist ein CLM-System die Antwort.
Virto Forms Designer App
Geben Sie der Rechtsabteilung in jeder Vertragsanfrage ihren eigenen Reiter
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