--- title: "Vertragsverlängerungen, gemeldet, bevor sie durchrutschen" description: "E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen zu Vertragsverlängerungen in einer SharePoint-Server-Bibliothek: bei Statuswechsel, 30 Tage vorher und wöchentlich." url: https://www.virtosoftware.com/de/use-cases/contract-renewal-alerts-sharepoint-server/ language: de-DE last_modified: 2026-10-23T00:00:00+02:00 translations: en: https://www.virtosoftware.com/use-cases/contract-renewal-alerts-sharepoint-server/index.md --- # Vertragsverlängerungen, gemeldet, bevor sie durchrutschen Lieferantenverträge in einer SharePoint-Server-Bibliothek schreiben ihren Verantwortlichen eine E-Mail, wenn ein Vertrag auf „Renewal due“ wechselt, 30 Tage vor dem Verlängerungsdatum und einmal pro Woche als Sammelnachricht. Umgesetzt mit Virto Notifications & Alerts On-Premises auf Ihrer eigenen Farm. Schematische Erinnerungs-E-Mail dreißig Tage vor einer Verlängerung: Der Vertrag Fabrikam IT-Support verlängert sich am 22. November, für 48.000 $ im Jahr. Vertrauen von Branchenführern Warner Bros. Disney Sony UC Berkeley Motorola Teck Resources US Treasury University of Pittsburgh NASA Stockholms Stad FedEx Zespri und über 8.000 Unternehmen weltweit ## Benachrichtigen, erinnern, zusammenfassen: drei Regeln für eine Bibliothek Virto Notifications & Alerts On-Premises steht auf einer gewöhnlichen SharePoint-Server-Seite und überwacht jede Liste oder Bibliothek, die Sie auswählen. Die Screenshots stammen von unserer Demo-Farm mit SharePoint Subscription Edition: eine Bibliothek „Vendor contracts“ mit sechs Lieferantenverträgen, jeweils mit Lieferant, Verantwortlichem, Verlängerungsdatum, Jahreswert und Status. Schritt 1 · Benachrichtigen ### Eine E-Mail, sobald ein Vertrag auf „Renewal due“ wechselt #### Bedingungen auf jedem Feld Eine Regel kann jede Änderung überwachen oder nur bestimmte: gleich, enthält, größer oder kleiner als, leer, wurde geändert, und mehrere Bedingungen zusammen. #### E-Mail, SMS oder Clickatell Jede Regel sendet per E-Mail über Ihren SMTP-Server, per SMS oder über das Clickatell-Gateway. ![Der Reiter Options der Regel Contract marked Renewal due in Virto Notifications & Alerts On-Premises: Filter items auf Use condition(s), mit Status equals Renewal due und, verknüpft mit And, Status was changed; When To Send Alerts auf Send notification immediately; das Kästchen Send separate e-mail for each item nicht angehakt](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/contract-renewal-alerts-sharepoint-server/condition.webp) Zwei Bedingungen auf dem Feld Status: Die Benachrichtigung geht nur hinaus, wenn ein Vertrag auf „Renewal due“ wechselt. Schritt 2 · Erinnern ### Eine Erinnerung 30 Tage vor dem Verlängerungsdatum #### Vor, am oder nach einem Datum Jedes Datumsfeld kann eine Erinnerung auslösen: am Tag selbst, eine Anzahl Tage davor oder danach, eine Anzahl Tage aus einem anderen Feld, mit oder ohne tägliche Wiederholung. #### Eine Sammelnachricht statt zehn E-Mails Änderungen lassen sich auch in einer täglichen oder wöchentlichen Zusammenfassung bündeln, die an dem Tag und zu der Uhrzeit verschickt wird, die Sie festlegen. ![Der Reiter Options der Erinnerung Renewal in 30 days: Filter items auf Apply to all items, When To Send Reminders auf das Feld Renewal date, The e-mail will be sent Before 30 Days, Set Time angehakt mit Time 09 : 00](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/contract-renewal-alerts-sharepoint-server/reminder.webp) Die Erinnerung liest das Verlängerungsdatum jedes Vertrags und schreibt 30 Tage vorher, um 9:00 Uhr. Schritt 3 · Lesen ### Die E-Mail an den Vertragsverantwortlichen #### Ihre eigene Nachricht Betreff und Text schreiben Sie einmal, mit Platzhaltern für den Titel des Elements, die Änderung und den alten oder neuen Wert jedes Feldes, dazu eine Kopf- und eine Fußzeile. #### Empfänger über die Website hinaus An, CC und BCC nehmen Personen oder jede externe Adresse auf, An zusätzlich eine Kontaktliste, mit Ihrem eigenen Absendernamen und Ihrer Antwortadresse. ![Die Benachrichtigung in Outlook im Web: Betreff Renewal due: Fabrikam - IT support services.pdf, die Überschrift Fabrikam - IT support services.pdf - Item modified und die Zeilen Vendor: Fabrikam, Inc., Annual value: $48,000 und Renews on 11/22/2026. Confirm the renewal with the vendor or give notice.](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/contract-renewal-alerts-sharepoint-server/email.webp) Die E-Mail, die die Farm eine Minute nachdem der Fabrikam-Vertrag auf „Renewal due“ wechselte, verschickt hat. ## Die wichtigsten Vorteile ### Keine verpassten Kündigungsfristen Eine Erinnerung vor jedem Verlängerungsdatum lässt Zeit, nachzuverhandeln oder zu kündigen, statt automatisch zu verlängern. ### Still, solange nichts Wichtiges passiert Bedingungen auf beliebigen Feldern verhindern, dass Routinebearbeitungen E-Mails auslösen. ### Eine Sammelnachricht für Führungskräfte Eine tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung ersetzt eine Flut einzelner Benachrichtigungen. ### Ihre Farm, Ihre Daten Der Webpart läuft in Ihrer SharePoint-Server-Farm; die Verträge bleiben auf Ihren Servern. ### Alle Regeln auf einer Seite Benachrichtigungen und Erinnerungen der Website werden in einem Webpart aufgelistet, durchsucht, aktiviert und deaktiviert. ### Eine unbefristete Lizenz On-Premises-Lizenzen laufen nie ab; eine jährliche Verlängerung bringt Updates und Support. ## Was Vertragsverlängerungen brauchen und was sie erledigt | Reales Szenario | Beste Lösung | Warum es funktioniert | | --- | --- | --- | | Ein Vertrag muss vor Ende der Kündigungsfrist verlängert oder gekündigt werden | Virto Notifications & Alerts On-Premises | Eine Erinnerung auf dem Feld mit dem Verlängerungsdatum schreibt dem Verantwortlichen 30 Tage vorher, oder so viele Tage, wie die Kündigungsfrist verlangt. | | Die Rechtsabteilung muss wissen, wenn sich der Status eines Vertrags ändert | Virto Notifications & Alerts On-Premises | Eine Benachrichtigung mit Bedingungen löst nur bei der Änderung aus, auf die es ankommt, nicht bei jeder Bearbeitung. | | Eine Führungskraft möchte einen Überblick statt einer E-Mail pro Änderung | Virto Notifications & Alerts On-Premises | Eine tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung bündelt alle Änderungen in der Bibliothek in einer Nachricht. | | Eine externe Kanzlei oder der Account Manager eines Lieferanten soll ebenfalls informiert werden | Virto Notifications & Alerts On-Premises | Jede E-Mail-Adresse kann Empfänger sein, neben den Personen in Ihrem Verzeichnis. | | Die Verträge liegen in SharePoint Online, nicht auf Ihren eigenen Servern | Virto Alerts & Reminder App | Die Microsoft-365-App verschickt Benachrichtigungen und Erinnerungen aus Listen und Bibliotheken in SharePoint Online. | | Verträge entwerfen, verhandeln und unterschreiben | Ein System für das Vertragsmanagement (CLM) | Der Webpart informiert über Verträge, die in SharePoint liegen; er entwirft, verhandelt und unterschreibt sie nicht. | ## Verwandte Produkte Entdecken Sie, wie unsere Produktivitätstools Ihr Aufgabenmanagement transformieren können - [Virto Notifications & Alerts On-Premises](https://www.virtosoftware.com/de/sharepoint/sharepoint-alerts-and-reminders-web-part/): Erstellen Sie Benachrichtigungen, Erinnerungen oder Warnmeldungen für beliebige Benutzer oder Gruppen, mit Optionen für E-Mail, SMS usw. - [Virto Multiple File Operations On-Premises](https://www.virtosoftware.com/de/sharepoint/multiple-file-operations/): Viele Dateiaktionen in einem Durchgang: hochladen, herunterladen, löschen, kopieren, verschieben, einchecken, genehmigen und bearbeiten. - [Virto Workflow Automation](https://www.virtosoftware.com/de/sharepoint/workflow-automation-sharepoint-onprem/): Über 270 No-Code-Workflow-Aktivitäten und der Workflow Status Monitor, der zeigt, welche Workflows laufen oder fehlgeschlagen sind. ## Verwandte Anwendungsfälle Entdecken Sie unsere Anwendungsfälle für bessere Planung und Koordination ![Sichere Produktivität für zwischenstaatliche Organisationen](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/virtosoftware-tested-by-nato.webp) ### Sichere Produktivität für zwischenstaatliche Organisationen Sicheres Projektmanagement, bessere Einsatzkoordination und reibungslose Sicherheits- und Compliance-Funktionen – mit den NATO-geprüften Produktivitätslösungen von VirtoSoftware. ![Verwaltung mehrerer Dateien](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/file-management.webp) ### Verwaltung mehrerer Dateien Für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen: Virto Multiple File Operations On-Premises lädt SharePoint-Dateien gesammelt hoch, verschiebt, kopiert, löscht und verschlagwortet sie – ohne Skripte. ![Ablauf- und Verlängerungserinnerungen](https://www.virtosoftware.com/images/use-cases/expiration-renewal-reminders.webp) ### Ablauf- und Verlängerungserinnerungen Verantwortliche erhalten 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf eines Vertrags, Zertifikats oder einer Lizenz eine E-Mail, die Teamleitung eine Wochentabelle – aus Ihrer bestehenden SharePoint-Liste.