Vertragsverlängerungen, gemeldet, bevor sie durchrutschen
Lieferantenverträge in einer SharePoint-Server-Bibliothek schreiben ihren Verantwortlichen eine E-Mail, wenn ein Vertrag auf „Renewal due“ wechselt, 30 Tage vor dem Verlängerungsdatum und einmal pro Woche als Sammelnachricht. Umgesetzt mit Virto Notifications & Alerts On-Premises auf Ihrer eigenen Farm.
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Benachrichtigen, erinnern, zusammenfassen: drei Regeln für eine Bibliothek
Virto Notifications & Alerts On-Premises steht auf einer gewöhnlichen SharePoint-Server-Seite und überwacht jede Liste oder Bibliothek, die Sie auswählen. Die Screenshots stammen von unserer Demo-Farm mit SharePoint Subscription Edition: eine Bibliothek „Vendor contracts“ mit sechs Lieferantenverträgen, jeweils mit Lieferant, Verantwortlichem, Verlängerungsdatum, Jahreswert und Status.
Schritt 1 · Benachrichtigen
Eine E-Mail, sobald ein Vertrag auf „Renewal due“ wechselt
Bedingungen auf jedem Feld
Eine Regel kann jede Änderung überwachen oder nur bestimmte: gleich, enthält, größer oder kleiner als, leer, wurde geändert, und mehrere Bedingungen zusammen.
E-Mail, SMS oder Clickatell
Jede Regel sendet per E-Mail über Ihren SMTP-Server, per SMS oder über das Clickatell-Gateway.
Schritt 2 · Erinnern
Eine Erinnerung 30 Tage vor dem Verlängerungsdatum
Vor, am oder nach einem Datum
Jedes Datumsfeld kann eine Erinnerung auslösen: am Tag selbst, eine Anzahl Tage davor oder danach, eine Anzahl Tage aus einem anderen Feld, mit oder ohne tägliche Wiederholung.
Eine Sammelnachricht statt zehn E-Mails
Änderungen lassen sich auch in einer täglichen oder wöchentlichen Zusammenfassung bündeln, die an dem Tag und zu der Uhrzeit verschickt wird, die Sie festlegen.
Schritt 3 · Lesen
Die E-Mail an den Vertragsverantwortlichen
Ihre eigene Nachricht
Betreff und Text schreiben Sie einmal, mit Platzhaltern für den Titel des Elements, die Änderung und den alten oder neuen Wert jedes Feldes, dazu eine Kopf- und eine Fußzeile.
Empfänger über die Website hinaus
An, CC und BCC nehmen Personen oder jede externe Adresse auf, An zusätzlich eine Kontaktliste, mit Ihrem eigenen Absendernamen und Ihrer Antwortadresse.
Die wichtigsten Vorteile
Keine verpassten Kündigungsfristen
Eine Erinnerung vor jedem Verlängerungsdatum lässt Zeit, nachzuverhandeln oder zu kündigen, statt automatisch zu verlängern.
Still, solange nichts Wichtiges passiert
Bedingungen auf beliebigen Feldern verhindern, dass Routinebearbeitungen E-Mails auslösen.
Eine Sammelnachricht für Führungskräfte
Eine tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung ersetzt eine Flut einzelner Benachrichtigungen.
Ihre Farm, Ihre Daten
Der Webpart läuft in Ihrer SharePoint-Server-Farm; die Verträge bleiben auf Ihren Servern.
Alle Regeln auf einer Seite
Benachrichtigungen und Erinnerungen der Website werden in einem Webpart aufgelistet, durchsucht, aktiviert und deaktiviert.
Eine unbefristete Lizenz
On-Premises-Lizenzen laufen nie ab; eine jährliche Verlängerung bringt Updates und Support.
Was Vertragsverlängerungen brauchen und was sie erledigt
Eine Erinnerung auf dem Feld mit dem Verlängerungsdatum schreibt dem Verantwortlichen 30 Tage vorher, oder so viele Tage, wie die Kündigungsfrist verlangt.
Eine Benachrichtigung mit Bedingungen löst nur bei der Änderung aus, auf die es ankommt, nicht bei jeder Bearbeitung.
Eine tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung bündelt alle Änderungen in der Bibliothek in einer Nachricht.
Jede E-Mail-Adresse kann Empfänger sein, neben den Personen in Ihrem Verzeichnis.
Die Microsoft-365-App verschickt Benachrichtigungen und Erinnerungen aus Listen und Bibliotheken in SharePoint Online.
Der Webpart informiert über Verträge, die in SharePoint liegen; er entwirft, verhandelt und unterschreibt sie nicht.
Virto Notifications & Alerts On-Premises
Lassen Sie sich von den Verlängerungsdaten erinnern
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