Kurze Antwort – was sind SharePoint-Formulare? SharePoint-Formulare sind Oberflächen, die auf SharePoint-Listen und -Bibliotheken aufsetzen und es Nutzern ermöglichen, strukturierte Daten einzugeben, anzuzeigen und zu bearbeiten. Jede Liste enthält standardmäßig die Formulare „Neu", „Bearbeiten" und „Anzeigen". Darüber hinaus lassen sich diese Formulare mit Power Apps anpassen, ein Microsoft-Formular für einfache Umfragen einbetten oder ein No-Code-Designer eines Drittanbieters wie Virto Forms Designer für professionelle, markengerechte Formulare einsetzen.
Ob Sie Feedback von Teammitgliedern einholen, strukturierte Eingaben von Kunden erfassen oder interne Anfrageprozesse standardisieren möchten – SharePoint-Formulare bieten eine zentrale, nahezu codefreie Möglichkeit zur Datenverwaltung. Dieser Leitfaden 2026 bündelt alles an einem Ort: was SharePoint-Formulare sind, welche Erstellungsmethoden es gibt, wie sie sich von Microsoft Forms und SharePoint-Listen unterscheiden, gebrauchsfertige Vorlagen und Beispiele sowie die Erweiterungsmöglichkeiten mit Virto Forms Designer.
Was sind SharePoint-Formulare und wann werden sie eingesetzt?
SharePoint-Formulare sind anpassbare Oberflächen zur Eingabe, Anzeige und Bearbeitung von Daten in SharePoint-Listen und -Bibliotheken. Sie sind die primäre Schnittstelle, über die Benutzer mit strukturierten Daten in der SharePoint-Umgebung interagieren. Ihr Kernzweck besteht darin, die Datenerfassung zu vereinfachen und Geschäftsprozesse zu optimieren – ohne Programmierkenntnisse vorauszusetzen.
Mit SharePoint-Formularen können Unternehmen eine Vielzahl von Datentypen erfassen, darunter:
- Kurze und ausführliche Textantworten
- Zahlenwerte und Berechnungen
- Datums- und Zeitangaben
- Mehrfachauswahloptionen
- Dateianhänge
- Benutzer- und Personeninformationen
- Standortdaten
Besonders wertvoll sind SharePoint-Formulare aufgrund ihrer engen Verzahnung mit Geschäftsprozessen. Formulare können Workflows auslösen, Benachrichtigungen versenden, verknüpfte Datensätze aktualisieren und Reporting-Dashboards speisen – und schaffen so ein vernetztes Ökosystem, in dem Informationen reibungslos durch Ihre Organisation fließen.
Einsatzbereiche von SharePoint-Formularen
SharePoint-Listen. Formulare ermöglichen es Benutzern, Listeneinträge über strukturierte Oberflächen zu erstellen, zu bearbeiten und einzusehen – etwa für Urlaubsantragserfassung, Spesenberichte, Kundenregistrierung, IT-Helpdesk-Tickets und Veranstaltungsmanagement.
Dokumentbibliotheken. Formulare erfassen und verwalten Metadaten für hochgeladene Dateien – Beschreibungen, Kategorien, Tags, Autoren- und Versionsangaben sowie den Dokumentstatus wie Entwurf, Prüfung oder Endversion.
Workflows. Formulare initiieren und unterstützen Geschäftsprozesse – Genehmigungsrouting, Aufgabenzuweisung, Prüfzyklen und mehrstufige Entscheidungsabläufe.
Was ist eine SharePoint-Formularbibliothek?
Eine SharePoint-Formularbibliothek ist ein spezialisiertes Repository zur Speicherung und Verwaltung XML-basierter elektronischer Formulare. Historisch wurde sie vor allem für InfoPath-Formulare genutzt. Da InfoPath inzwischen eingestellt wurde, setzen moderne SharePoint-Lösungen stattdessen auf Power Apps, Microsoft Forms und SharePoint-Listen zur formularbasierten Datenerfassung – mit mehr Flexibilität und besserer Cloud-Integration. Formularbibliotheken bieten weiterhin Vorteile wie einfache Versionierung, Workflow-Integration mit Power Automate, Statusverfolgung über Metadaten und Validierung zur Sicherung der Datenintegrität.
SharePoint-Formulare erstellen – Ihre Optionen
SharePoint bietet verschiedene Möglichkeiten, ein Formular zu erstellen – von konfigurierten Standardformularen bis hin zu vollständig individualisierten Anwendungen. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie viel Anpassung, Automatisierung und Markengestaltung Sie benötigen. Hier ein praxisorientierter Überblick, bevor wir jede Methode im Detail vorstellen.
| Methode | Geeignet für | Anpassungsgrad | Daten werden gespeichert in |
|---|---|---|---|
| Standard-Listenformular | Schnelle, einfache Dateneingabe | Gering (Spalten, JSON) | SharePoint-Liste |
| Power Apps | Komplexe, interaktive Formulare | Hoch (Logik, Layout) | SharePoint-Liste |
| Microsoft Forms | Einfache Umfragen & Abstimmungen | Gering–mittel | Microsoft Forms (Flow zur Liste) |
| JSON-Formatierung | Leichte Gestaltung von Listenformularen | Gering–mittel | SharePoint-Liste |
| InfoPath (eingestellt) | Nur Legacy – Migration empfohlen | k. A. | Formularbibliothek |
| Virto Forms Designer | No-Code-Formulare mit Branding | Hoch, kein Code | SharePoint-Liste |
Abb. 1. Methoden zur Erstellung von Formularen in SharePoint im Überblick.
Standard-SharePoint-Formulare (Standard-Listenformulare)
SharePoint generiert automatisch Standardformulare für jede Liste und Bibliothek. Es gibt drei davon: das Formular „Neues Element" (Einträge anlegen), das Formular „Element bearbeiten" (Einträge ändern) und das Anzeigeformular (Details einsehen). Sie bieten grundlegende Validierung, unterstützen gängige Feldtypen und lassen sich mit JSON leicht gestalten.
So ändern Sie ein Standardformular:
- Navigieren Sie zu Ihrer SharePoint-Liste.
- Klicken Sie für eine tiefgreifende Anpassung auf „Integrieren" → „Power Apps" oder öffnen Sie die Listeneinstellungen.

Abb. 2. Navigation zum Bereich „Integrieren" einer SharePoint-Liste.
- Passen Sie unter den Listeneinstellungen die Spalten an, um festzulegen, welche Felder angezeigt werden.
- Verwenden Sie JSON unter „Diese Spalte formatieren", um einzelne Felder zu gestalten.
Power Apps (moderne Anpassung)
Power Apps hat InfoPath als primäres Microsoft-Werkzeug zur Anpassung von SharePoint-Listenformularen abgelöst. Es bietet einen Drag-and-Drop-Designer, erweiterte bedingte Logik, leistungsstarke Steuerelemente, geräteübergreifende Unterstützung sowie Verbindungen zu externen Datenquellen wie Dataverse, SQL und APIs.
So passen Sie ein Listenformular mit Power Apps an:
- Navigieren Sie zu Ihrer SharePoint-Liste.
- Klicken Sie auf „Integrieren" → „Power Apps" → „Formulare anpassen".

Abb. 3. Power Apps Studio.
- Fügen Sie Steuerelemente hinzu, wenden Sie bedingte Logik an und formatieren Sie Felder in Power Apps Studio.
- Klicken Sie auf „Datei" → „Speichern" → „In SharePoint veröffentlichen".
JSON-Formatierung & Power Automate
Für präzise Kontrolle über das Erscheinungsbild ohne App-Entwicklung ermöglicht die JSON-Formatierung eine Neugestaltung der Felddarstellung. Power Automate ergänzt dies, indem es automatisiert, was nach dem Absenden passiert – Benachrichtigungen, Genehmigungen, Datenbankaktualisierungen und vollständige Workflows.
So wenden Sie die JSON-Formatierung an:
- Navigieren Sie zu Ihrer SharePoint-Liste.
- Wählen Sie die zu formatierende Spalte aus und klicken Sie darauf.
- Wählen Sie „Spalteneinstellungen" und dann „Diese Spalte formatieren".

Abb. 4. Navigation zu „Diese Spalte formatieren".
- Scrollen Sie nach unten zu „Erweiterter Modus", geben Sie Ihren JSON-Code ein und speichern Sie.

Abb. 5. Navigation zur „Spaltenformatierung".
SharePoint Designer (Legacy – veraltet)
SharePoint Designer war einst ein beliebtes Werkzeug zur Formularanpassung, ist jedoch mittlerweile veraltet: Es wird nicht mehr aktiv weiterentwickelt, weist eine eingeschränkte Kompatibilität mit modernem SharePoint Online auf und soll vollständig abgekündigt werden. Organisationen, die noch damit arbeiten, sollten auf Power Apps für benutzerdefinierte Formulare, Power Automate für Workflows und JSON für einfache Gestaltung umsteigen.
Drittanbieter-Designer (Virto Forms Designer)
Wenn Sie erweiterte, markengerechte Formulare schnell und ohne Code benötigen, ist ein Drittanbieter-Designer oft der direkteste Weg. Virto Forms Designer bietet Drag-and-Drop-Erstellung, mehrspaltige und registerkartenbasierte Layouts, bedingte Logik, abhängige Dropdown-Menüs und direktes Zurückschreiben in SharePoint-Listen – Funktionen, die andernfalls Power-Apps-Entwicklung erfordern würden. Wir stellen ihn weiter unten in diesem Leitfaden ausführlich vor.
Schritt für Schritt: Ein einfaches SharePoint-Formular erstellen
Die meisten SharePoint-Formulare beginnen mit einer Liste. Das folgende Beispiel erstellt ein Urlaubsantragsformular, das gleiche Muster gilt jedoch auch für IT-Tickets, Asset-Tracking und andere strukturierte Prozesse.
Schritt 1: Eine SharePoint-Liste erstellen
- Navigieren Sie zu Ihrer SharePoint-Website.
- Klicken Sie auf „Neu" → „Liste".

Abb. 6. Erstellen einer neuen Liste auf einer SharePoint-Website.
- Wählen Sie eine leere Liste oder eine Vorlage, benennen Sie diese (z. B. „Urlaubsanträge") und klicken Sie auf „Erstellen".
- Fügen Sie Spalten hinzu, um Ihre Daten zu strukturieren:
- Mitarbeitername – Personenfeld
- Startdatum und Enddatum – Datumsfelder
- Begründung – Mehrere Textzeilen
- Status – Auswahl (Neu, Genehmigung ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt)
- Kommentare des Vorgesetzten – Mehrere Textzeilen


Abb. 7 & 8. Erstellen neuer Spalten in einer SharePoint-Liste.
Schritt 2: Das Formular mit Power Apps anpassen (optional, aber empfohlen)
- Öffnen Sie die Liste und klicken Sie auf „Integrieren" → „Power Apps" → „Formulare anpassen".
- Erfassen Sie in Power Apps Studio den aktuellen Benutzer, berechnen Sie die beantragten Tage und fügen Sie eine Validierung hinzu, um ungültige Datumsbereiche zu verhindern (z. B. damit das Enddatum nicht vor dem Startdatum liegt).
- Klicken Sie auf „Speichern" → „In SharePoint veröffentlichen".
Schritt 3: Genehmigung mit Power Automate automatisieren
- Navigieren Sie zu Power Automate.

Abb. 9. Navigation zu „Automatisierter Cloudflow" auf der Power Automate-Plattform.
- Klicken Sie auf „Erstellen" → „Automatisierter Cloudflow" und wählen Sie den SharePoint-Trigger „Wenn ein Element erstellt wird".
- Wählen Sie Ihre Liste „Urlaubsanträge".
- Fügen Sie die Aktion „Genehmigung starten und warten" hinzu und weisen Sie den Vorgesetzten des Mitarbeiters zu.
- Fügen Sie eine Bedingung hinzu: Wenn genehmigt, Status auf „Genehmigt" setzen und den Mitarbeiter benachrichtigen; wenn abgelehnt, Status auf „Abgelehnt" setzen und mit den Kommentaren des Vorgesetzten benachrichtigen.
SharePoint-Formulare vs. Microsoft Forms vs. Listen
In Microsoft 365 lassen sich die verschiedenen Formularlösungen leicht verwechseln. Hier erfahren Sie, wie die drei gängigsten Ansätze zusammenhängen.
Microsoft Forms vs. SharePoint-Formulare
Microsoft Forms ist ein schlankes, umfrageorientiertes Werkzeug für die schnelle Erstellung von Quizzes, Abstimmungen und einfachen Datenerfassungen. Es ist für nicht-technische Benutzer konzipiert, und die Daten werden in Microsoft Forms (OneDrive for Business oder Gruppenformulare) gespeichert – sofern Sie sie nicht exportieren oder integrieren.
SharePoint-Formulare sind eng mit SharePoint-Listen und -Bibliotheken verknüpft und für Geschäftsprozesse konzipiert, die strukturierte Daten und Automatisierung erfordern. Für erweiterte Anpassungen wird Power Apps genutzt, und die Daten werden direkt in SharePoint-Listen gespeichert – als Teil Ihres strukturierten Datenrahmens.
| Funktion | Microsoft Forms | SharePoint-Formulare |
|---|---|---|
| Hauptzweck | Umfragen, Abstimmungen, Quizze | Geschäftsprozessformulare |
| Benutzerfreundlichkeit | Sehr einfach | Mittel; Power Apps für Tiefe |
| Anpassung | Grundlegende Designs & Fragen | Umfangreich über Power Apps |
| Integration | Einbettung, Power Automate | Nativ in Listen & Bibliotheken |
| Datenspeicherung | Microsoft Forms / Export | SharePoint-Listen |
| Verzweigungslogik | Einfach | Erweitert über Power Apps |
| Mobil | Hervorragend nativ | Responsiv; variiert je nach Design |
| Workflow | Eingeschränkt (Power Automate) | Leistungsstark über Power Automate |
| Versionsverlauf | Keine Antworten | In Listen enthalten |
Abb. 10. Funktionsvergleich: Microsoft Forms vs. SharePoint-Formulare.
Beide Lösungen ergänzen sich auch gut: Sie können Antworten in Microsoft Forms erfassen und mit Power Automate in eine SharePoint-Liste leiten – und so die Einfachheit von Forms mit der Datenverwaltung von SharePoint kombinieren. Für umfragespezifische Szenarien empfehlen wir unseren Begleitleitfaden zu Microsoft Lists sowie die Microsoft-Dokumentation zum Microsoft Forms-Webpart.
SharePoint-Listen vs. SharePoint-Formulare
Ein hilfreicher Vergleich: Eine SharePoint-Liste ist das Aktenschrank, in dem Informationen gespeichert werden, während SharePoint-Formulare die standardisierten Unterlagen sind, die ausgefüllt werden, um Akten in diesen Schrank einzulegen. Die Liste ist die strukturierte Datenbank aus Zeilen und Spalten; das Formular ist die Oberfläche, über die Benutzer diese Daten anzeigen, eingeben und bearbeiten. Jede Liste enthält automatisch die Formulare „Neu", „Bearbeiten" und „Anzeigen".
| Funktion | SharePoint-Liste | SharePoint-Formular |
|---|---|---|
| Zweck | Daten speichern & organisieren | Oberfläche zum Eingeben/Bearbeiten/Anzeigen |
| Funktionalität | Sortieren, Filtern, Automatisieren | Daten eingeben oder ändern |
| Anpassung | Spalten, Ansichten, Berechtigungen | Power Apps oder JSON |
| Integration | Power Automate & Power BI | Power Apps für erweiterte UI |
| Beispiele | Aufgabenlisten, IT-Anfragen | Anfrage- & Feedbackformulare |
Abb. 11. Wesentliche Unterschiede: SharePoint-Liste vs. SharePoint-Formular.
SharePoint-Formularvorlagen & Beispiele
SharePoint-Formulare wandeln manuelle Prozesse in optimierte digitale Workflows um. Diese praxisnahen Vorlagen zeigen, wie Organisationen sie einsetzen – jede lässt sich aus einer Liste plus einem angepassten Formular und bei Bedarf einem Power Automate-Flow aufbauen.
Urlaubsantragsformular
Automatisch befüllte Mitarbeiterinformationen, Urlaubsart, ein Datumsbereich mit Berechnung der Gesamttage, Kommentare und ein Genehmigungsbereich für Vorgesetzte. Das Absenden des Formulars benachrichtigt den Vorgesetzten; bei Genehmigung wird der Status aktualisiert, die Personalabteilung informiert und der Teamkalender aktualisiert.
Gerätregistrierungsformular
Gerätespezifikationen, Kaufdetails, automatisch generierte Asset-ID, Statusverfolgung, Benutzerzuweisung per Personenauswahl und Foto-Upload. Die IT registriert jedes Gerät, weist es zu und verfolgt den vollständigen Lebenszyklus über Dashboards.
Kundenfeedbackformular
Kundendaten, Produkt- oder Dienstleistungsauswahl, Zufriedenheitsbewertungen, offene Kommentare und eine Follow-up-Option. Niedrige Bewertungen lösen Manager-Benachrichtigungen aus, und Feedback wird für die Trendanalyse kategorisiert.
Zugriffsantragsformular
Automatisch befüllte Antragstellerdaten, Ressourcenauswahl, Zugriffsebene, fachliche Begründung und Gültigkeitsdauer. Bei Genehmigung werden Berechtigungen automatisch über Power Automate erteilt, und alle Anträge werden zur Compliance-Nachverfolgung protokolliert.
Veranstaltungsregistrierungsformular
Teilnehmerdetails, Veranstaltungs- und Sessionauswahl, Ernährungs- oder Unterkunftsbedarf sowie Transport- und Übernachtungsanforderungen. Registrierte Teilnehmer erhalten automatische Bestätigungen, während Koordinatoren Echtzeit-Updates sehen.
Störungsmeldungsformular
Störungsdetails, Klassifizierung und Schweregrad, Beschreibung mit Foto-Upload, Zeugendaten und Sofortmaßnahmen. Kritische Störungen lösen dringende Warnmeldungen und strukturierte Untersuchungsaufzeichnungen aus.
Der gemeinsame Nenner ist ein durchdachtes Design, das den Anforderungen der Datenerfassung mit einer klaren Benutzererfahrung in Einklang bringt. In Kombination mit intelligenten Workflows werden diese Formulare zu umfassenden Geschäftslösungen statt zu einfachen Dateneingabemasken.
Individuelle und erweiterte Formulare mit Virto Forms Designer
SharePoint-Formulare bieten eine solide Grundlage, doch Organisationen benötigen häufig ein reichhaltigeres Design, tiefere Logik und eine bessere Visualisierung, als Standardformulare bieten. Die Suite von VirtoSoftware schließt diese Lücke ohne umfangreiche Entwicklungsarbeit. Den Anfang macht die Virto Forms Designer App für Microsoft 365 (auch als SharePoint Forms Designer-Webpart für On-Premises verfügbar).

Abb. 12. Virto Forms Designer.
Virto Forms Designer
Virto Forms Designer erweitert die Möglichkeiten von SharePoint-Formularen erheblich und beseitigt viele der Einschränkungen, die Benutzer an Standardformularen stören.
- Intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche – keine Programmierkenntnisse erforderlich
- Erweiterte Layouts mit Registerkarten, Abschnitten und Spalten
- Bedingte Logik zum Ein- oder Ausblenden von Feldern basierend auf Auswahlen
- Abhängige Dropdown-Menüs, die Optionen aus vorherigen Auswahlen filtern
- Erweiterte Validierungsregeln für bessere Datenqualität
- Anpassbare Designs, die Ihrer Markenidentität entsprechen
- Unterstützung mehrerer Inhaltstypen in einer einzigen Liste
Praxisbeispiel. Ein multinationales Unternehmen kann Virto Forms Designer nutzen, um das Mitarbeiter-Onboarding zu standardisieren: Ein mehrteiliges Formular mit bedingter Logik passt sich an Abteilung, Standort und Stellentyp an und löst anschließend automatisch Benachrichtigungen an IT, Facility Management und Sicherheit aus – so wird eine konsistente Datenerfassung in allen Niederlassungen sichergestellt.
Virto Alerts & Reminders App
Die Virto Alerts & Reminders App löst eine der häufigsten Herausforderungen bei formularbasierten Prozessen: sicherzustellen, dass die richtigen Personen rechtzeitig reagieren. Sie sendet automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen bei Einreichung oder Änderung, geplante Erinnerungen basierend auf Fristen oder Inaktivität, gezielte Warnmeldungen nach Formularbedingung sowie Eskalationspfade bei versäumten Fristen.

Abb. 13. Virto Alerts & Reminders App.
Virto Calendar App
Die Virto Calendar App verbindet Formulareinreichungen mit visueller Terminplanung. Sie zeigt Formulardaten in einer Kalenderansicht an, überlagert mehrere Quellen (SharePoint-Listen, Outlook, Exchange, Google Calendar), farbkodiert nach Feldwert und unterstützt Genehmigen/Ablehnen direkt aus Kalendereinträgen heraus – ideal für Raumreservierungs- und Ressourcenbuchungsszenarien.

Abb. 14. Beispielansicht des Virto Calendar.
Virto Kanban Board App
Die Virto Kanban Board App verwandelt Formulardaten in visuelles Workflow-Management. Einreichungen erscheinen als Karten auf anpassbaren Boards mit Drag-and-Drop-Statusaktualisierungen, Swimlanes, WIP-Limits und Power Automate-Integration – und geben Managern einen sofortigen Überblick über alle laufenden Anfragen und bestehende Engpässe.

Abb. 15. Beispielansicht des Kanban Boards.
Integrierte Geschäftslösungen
Jedes Produkt bietet eigenständigen Mehrwert, doch das volle Potenzial entfaltet sich, wenn sie zusammenwirken. Betrachten Sie einen Investitionsantragsprozess:
- Führungskräfte reichen Kaufanträge über ein Virto Forms Designer-Formular mit bedingten Abschnitten nach Art und Betrag ein.
- Der Antrag landet im Virto Kanban Board des Finanzteams in der Spalte „Neue Anträge".
- Virto Alerts & Reminders benachrichtigt die zuständigen Genehmiger basierend auf Betragsschwellen.
- Das Finanzteam verschiebt den Antrag durch die Genehmigungsstufen auf dem Board.
- Liefertermine erscheinen automatisch im Virto Calendar der Abteilung, mit Erinnerungen für bevorstehende Lieferungen.
Sie können kostenlose Testversionen dieser Apps auf der VirtoSoftware-Website installieren – jeweils mit einer 30-tägigen kostenlosen Testphase – oder einen kurzen Demo-Anruf vereinbaren, um die Apps in Aktion zu erleben.
Häufige Probleme mit SharePoint-Formularen & Lösungen
Auch robuste Systeme haben ihre Grenzen. Hier sind die Herausforderungen, auf die Teams bei SharePoint-Formularen am häufigsten stoßen, und wie sie zu lösen sind.
| Problem | Häufige Ursachen | Empfohlene Lösungen |
|---|---|---|
| Eingeschränkte Funktionen | Keine mehrstufigen Formulare, einfache Layouts | Power Apps, JSON, Drittanbieter-Tools |
| Design & Branding | Starre Benutzeroberfläche, eingeschränktes Branding | Power Apps-Designs, JSON, SPFx |
| Integration | Manuelle Bearbeitung, keine Genehmigungen | Power Automate, Statusverfolgung, Power BI |
| Kompatibilität | Browser- & Mobile-Inkonsistenzen | Browser testen, responsives Power Apps |
| Performance | Langsames Laden, große Listen | Indizierte Spalten, mehrseitige Formulare |
| Sicherheit | Zu weitreichende Zugriffsrechte | Listenberechtigungen, Versionsverlauf, DLP |
Abb. 16. Probleme und Lösungen bei SharePoint-Formularen.
Ein wiederkehrendes Muster: Beginnen Sie mit der einfachsten Lösung, die das Problem behebt – JSON für die Gestaltung, Power Apps für die Logik – und greifen Sie auf Drittanbieter-Tools zurück, wenn die nativen Funktionen nicht ausreichen. Planen Sie Ihren Geschäftsprozess immer zuerst durch, bevor Sie Integrationen einrichten, und wenden Sie bei Berechtigungen das Prinzip der minimalen Rechtevergabe an.
Wo werden SharePoint-Formulare gespeichert?
SharePoint speichert Formulare nicht als separate Dateien – sie sind untrennbar mit SharePoint-Listen verbunden. Formulareinreichungen werden als Listenelemente gespeichert, jedes Feld entspricht einer Spalte, und Anhänge befinden sich in einem versteckten Ordner „Attachments", der mit dem Listenelement verknüpft ist.
| Komponente | Speicherort | Hinweise |
|---|---|---|
| Standard-Formulardesign | SharePoint-Listendefinition | Standard-Formular-UI |
| Power Apps-Formulardesign | Power Apps-Dienst | Mit Liste verknüpft, nicht darin gespeichert |
| JSON-angepasste Formulare | SharePoint-Listeneinstellungen | Ändert nur das Erscheinungsbild |
| Eingereichte Daten | SharePoint-Listenelemente | Jedes Feld ist eine Spalte |
| Anhänge | Versteckter Ordner „Attachments" | Mit Listenelementen verknüpft |
Abb. 17. Übersicht: Wo SharePoint-Formulare gespeichert werden.
Da die Daten in der Liste gespeichert sind, profitieren sie vom Versionsverlauf, elementbezogenen Berechtigungen, Inhaltsgenehmigung, Aufbewahrungsrichtlinien und Metadatenverwaltung von SharePoint. Gelöschte Listenelemente können innerhalb von 93 Tagen aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden, und der Export nach Excel oder eine Archivierung über Power Automate bietet eine zusätzliche Schutzebene.
FAQ
Was sind SharePoint-Formulare?
Formulare, die auf SharePoint-Listen oder -Bibliotheken aufsetzen und strukturierte Daten erfassen und speichern. Sie können das Standard-Listenformular verwenden, es mit Power Apps anpassen oder einen Drittanbieter-Formulardesigner wie Virto Forms Designer einsetzen.
Wie erstelle ich ein Formular in SharePoint?
Erstellen oder öffnen Sie eine Liste und passen Sie dann das dazugehörige Formular an – entweder über das Standard-Listenformular, Power Apps, Microsoft Forms für einfache Umfragen oder eine Designer-App wie Virto Forms Designer für erweiterte individuelle Formulare.
Was ist der Unterschied zwischen SharePoint-Formularen und Microsoft Forms?
Microsoft Forms ist ein schlankes Umfragewerkzeug, das Daten in Microsoft Forms speichert; SharePoint-Formulare sind für strukturierte Geschäftsprozesse konzipiert und speichern Daten direkt in SharePoint-Listen mit tiefergehender Anpassung über Power Apps.
Wird InfoPath noch unterstützt?
Nein. InfoPath ist eingestellt. Moderne SharePoint-Formularerstellung setzt auf Power Apps, Microsoft Forms, SharePoint-Listen oder Drittanbieter-Designer wie Virto Forms Designer.
Wo werden SharePoint-Formularantworten gespeichert?
Als Elemente in der zugrunde liegenden SharePoint-Liste – jedes Formularfeld entspricht einer Listenspalte, und Anhänge befinden sich in einem versteckten Attachments-Ordner, der mit dem Element verknüpft ist.
Fazit
SharePoint-Formulare bieten eine robuste Grundlage für die Datenerfassung und -verwaltung in Microsoft 365, doch ihr volles Potenzial entfaltet sich erst durch durchdachte Anpassung und Integration. Standardformulare decken die Grundlagen ab; Power Apps, Microsoft Forms, JSON und Power Automate erweitern sie; und Drittanbieterlösungen fügen erweiterte Funktionen hinzu – ohne individuelle Entwicklungsarbeit.
VirtoSoftware bietet eine fertige Suite, die SharePoint-Formulare aufwertet und die Lücke zwischen Out-of-the-Box-Funktionalität und benutzerdefinierter Entwicklung schließt. Entdecken Sie die Apps und starten Sie eine 30-tägige kostenlose Testphase auf der VirtoSoftware-Website, oder vertiefen Sie Ihr Wissen mit unseren Leitfäden zum Erstellen eines Formulars in SharePoint, zu Microsoft Lists und zum Virto Forms Designer-Redesign.
Weiterführende Informationen: Customize a form for a SharePoint list (Microsoft) · Was ist SharePoint?