--- title: "KI-Dienstplanersteller: Beste Software & kostenlose Prompts [2027]" description: "Dienstpläne mit KI in unter einer Stunde erstellen. Kostenlose Prompts für ChatGPT und Claude sowie 7 Schichtplanungs-Apps im Vergleich für 2027." url: https://www.virtosoftware.com/de/shift-scheduling/shift-scheduling-software/ language: de-DE last_modified: 2026-10-28T00:00:00+01:00 translations: en: https://www.virtosoftware.com/shift-scheduling/shift-scheduling-software/index.md --- # KI-Dienstplanersteller: Beste Software & kostenlose Prompts \[2027\] [von Sergi Sinyugin](https://www.virtosoftware.com/de/author/svirtosoftware-com/) Veröffentlicht: 9. Dezember 2024 Zuletzt aktualisiert: 28. Oktober 2026 Lesezeit: 17 Min. [Schichtplanung](https://www.virtosoftware.com/de/shift-scheduling/) > **Kurze Antwort: So erstellen Sie einen Dienstplan mit KI** > > So erstellen Sie in unter einer Stunde einen Dienstplan mit KI: > > 1. Wählen Sie ein kostenloses KI-Tool – ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot oder Gemini. > 2. Formulieren Sie einen Prompt mit Ihren Schichtbedingungen (Anzahl der Mitarbeitenden, Schichtmuster wie 8h oder 12h, Abdeckungsanforderungen, Fairnessregeln, Zertifizierungen, Urlaub/Abwesenheit). > 3. Iterieren Sie – geben Sie Konflikte an die KI zurück, bis der Plan fehlerfrei ist. > 4. Exportieren Sie das Ergebnis als .xlsx-Datei (weisen Sie die KI an, echte Excel-Datumswerte zu verwenden, keinen Text). > 5. Importieren Sie die .xlsx-Datei in Microsoft 365 über eine SharePoint-Liste und visualisieren Sie sie in der Virto Calendar App (30-tägige kostenlose Testversion). Betriebsleiter, HR-Verantwortliche und Schichtplaner ersetzen Wandpläne und Tabellenkalkulationen still und leise durch KI-Prompts. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, wie das funktioniert – mit vier Copy-paste-Prompts für Fertigung, Einzelhandel, Gastronomie und Selbstplanung, einem Vergleich der vier gängigsten KI-Tools und einer Shortlist mit 7 spezialisierten Schichtplanungs-Softwarelösungen für 2027. Am Ende wird der Workflow beschrieben, mit dem Sie Ihren KI-generierten Dienstplan in Microsoft 365 einbinden. ## So erstellen Sie einen Dienstplan mit KI (Schritt für Schritt) Das Erstellen eines Dienstplans mit KI funktioniert branchenunabhängig – ob in der Fertigung, im Einzelhandel, im Gesundheitswesen oder in der Gastronomie. Das Grundprinzip ist stets dasselbe: Tool auswählen, Prompt mit Ihren Anforderungen formulieren, iterieren, exportieren. Im Folgenden finden Sie den vierstufigen Workflow sowie vier sofort einsatzbereite Prompts. ![End-to-end AI shift scheduling workflow](https://www.virtosoftware.com/images/uploads/2026/10/ai-shift-scheduling-workflow-diagram.webp) *Abb. 1. Vollständiger KI-gestützter Schichtplanungs-Workflow* ### Schritt 1: Anforderungen auflisten KI-Tools erstellen nur dann faire und konfliktfreie Pläne, wenn Sie ihnen vollständige Eingaben liefern. Bevor Sie ChatGPT oder Claude öffnen, notieren Sie Folgendes: - Anzahl der Mitarbeitenden und ihre Namen (oder anonyme IDs). - Schichtmuster – 8h, 10h, 12h oder Splitschichten (in Deutschland erlaubt § 3 ArbZG höchstens 10 Stunden am Tag; 12-Stunden-Schichten sind nur mit einer Ausnahme zulässig, etwa nach § 7 ArbZG per Tarifvertrag oder nach § 15 ArbZG mit Bewilligung der Aufsichtsbehörde). - Abdeckungsanforderungen pro Stunde, pro Tag und pro Rolle. - Harte Regeln – maximale aufeinanderfolgende Schichten, Pflichtruhezeiten (nach § 5 ArbZG mindestens 11 Stunden, in Gastronomie und Krankenhäusern mit Ausgleich 10 Stunden), kein Doppeleinsatz. - Weiche Regeln – Wochendend-Fairness, Senioritätsreihenfolge, bevorzugte freie Tage. - Zertifizierungen, Lizenzen und Qualifikationen, die pro Schicht erforderlich sind (z. B. Staplerführerschein, Pflegefachkraft, Lebensmittelhandler). - Urlaub, Ferien und bekannte Abwesenheiten für den Planungszeitraum. - Tarif- oder Vertragsregelungen – Mindeststunden, Überstundenschwellen, Bereitschaftsvergütung. ### Schritt 2: Den Prompt formulieren Fügen Sie Ihre Anforderungen in einen der vier Prompts unten ein. Behandeln Sie den Prompt wie ein Briefing: Je konkreter Sie Rolle, Szenario und Ausgabeformat angeben, desto sauberer wird der Dienstplan. ### Schritt 3: Konflikte iterativ beheben Für einen Einsatzplan mit 30 Personen über mehrere Wochen wird die KI beim ersten Versuch kein perfektes Ergebnis liefern. Typische Korrekturen können Sie in einfachem Deutsch einfordern: - „Ana ist in Woche 2 an 6 aufeinanderfolgenden Tagen eingeplant – bitte auf maximal 5 aufeinanderfolgende Schichten begrenzen." - „Die Wochenendabdeckung ist ungleichmäßig – Maya arbeitet beide Samstage, Tom keinen. Bitte rotieren." - „In der Dienstagabendschicht in Woche 3 ist kein zertifizierter Staplerfahrer eingeplant. Bitte neu zuweisen." - „Die Gesamtüberstunden übersteigen 8 Stunden – bitte umverteilen, sodass niemand mehr als 4 Überstunden hat." Führen Sie zwei oder drei Iterationen durch, bis der Plan alle harten Regeln erfüllt. ### Schritt 4: Als Excel-Datei (.xlsx) exportieren Wenn der Plan Ihre harten Regeln erfüllt, bitten Sie die KI um die endgültige Ausgabe als herunterladbare .xlsx-Datei. Die folgende Anweisung funktioniert für ChatGPT und Claude: ``` Exportieren Sie diesen Plan als .xlsx-Datei mit den Spalten: Title, StartDate, EndDate, Mitarbeiter, Rolle, Zert. StartDate und EndDate müssen echte Excel-Datums-/Uhrzeitwerte sein, kein Text. Title = eine kurze Ereignisbezeichnung (z. B. „Tagschicht — Maria S.“). ``` Die meisten KI-Tools mit Dateigenerierung bewältigen dies direkt – ChatGPT (Datenanalyse, im kostenlosen Tarif eingeschränkt), Claude (Dateierstellung, in jedem Tarif einschließlich Free) und Gemini (Datei-Downloads, seit April 2026) liefern eine herunterladbare .xlsx-Datei mit korrekten Datumszellen; Microsoft 365 Copilot erstellt die Arbeitsmappe mit seinem Excel-Agenten, der eine kostenpflichtige Microsoft 365 Copilot-Lizenz voraussetzt, und speichert sie in OneDrive. Falls Ihr Tool nur Text inline ausgibt, kopieren Sie die Tabelle in Excel, formatieren Sie die Spalten StartDate und EndDate als Datum & Uhrzeit, und speichern Sie die Datei als .xlsx, bevor Sie sie nach SharePoint hochladen – das Endergebnis muss immer eine .xlsx-Datei sein, keine CSV. Mit der fertigen .xlsx-Datei können Sie direkt zum Abschnitt unten wechseln, in dem der Import in Microsoft 365 über die Virto Calendar App beschrieben wird. ### Prompt 1 – Fertigung (rotierende 12-Stunden-Schichten, Zertifizierungen) Geeignet für: Produktionslinien, Lagerhäuser, Energie, industrielle Instandhaltung. ``` Sie sind ein erfahrener Schichtplaner. Erstellen Sie einen rotierenden Schichtplan über 4 Wochen für ein Fertigungswerk mit folgenden Vorgaben: - 24 Operatoren (Produktion), 4 Teamleiter, 2 Wartungstechniker. - 12-Stunden-Schichten: Tag 06:00–18:00, Nacht 18:00–06:00. - Besetzung rund um die Uhr (24/7). Mindestens pro Schicht: 6 Operatoren, 1 Teamleiter. - Jeder Wartungstechniker übernimmt mindestens 2 Nachtschichten pro Woche. - Staplerschein für mindestens 2 Operatoren pro Schicht erforderlich. - Harte Regeln: höchstens 3 aufeinanderfolgende 12-Stunden-Schichten; mindestens 24 Stunden Ruhezeit zwischen Rotationen; höchstens 48 Stunden pro Woche und Person. - Rotationsmuster: 3 Tage Dienst, 3 Tage frei, dann Wechsel zwischen Tag und Nacht. - Bekannter Urlaub: [Namen + Daten einfügen]. Ausgabe als herunterladbare .xlsx-Datei mit den Spalten: Title, StartDate, EndDate, Mitarbeiter, Rolle, Zert. StartDate und EndDate müssen echte Excel-Datums-/Uhrzeitwerte sein (kein Text). Title = eine kurze Bezeichnung wie „Tagschicht — Maria S.“ ``` ### Prompt 2 – Einzelhandel (variable Nachfrage, Teilzeitmix) Geeignet für: Geschäfte, E-Commerce-Fulfillment, Schnellservice-Einzelhandel. ``` Erstellen Sie einen Wochenplan für ein Einzelhandelsgeschäft mit folgenden Vorgaben: - Öffnungszeiten: Mo–Sa 09:00–21:00, So 11:00–19:00. - Personal: 4 Vollzeitkräfte (32–40 Std.), 8 Teilzeitkräfte (10–20 Std.), 2 Aufsichten. - Besetzungsziel pro Stunde: 2 Personen 09:00–11:00, 4 Personen 11:00–19:00 (Spitzenzeit), 3 Personen 19:00–21:00, jederzeit eine Aufsicht anwesend. - Schichtlängen: 4, 6 oder 8 Stunden. Höchstens 5 Tage pro Person. - Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden: [Liste einfügen]. - Verteilen Sie die Wochenenden über den Monat fair auf alle Mitarbeitenden. - Planen Sie niemanden für eine Schließschicht direkt vor einer Öffnungsschicht ein („Clopening“). Ausgabe als herunterladbare .xlsx-Datei mit den Spalten: Title, StartDate, EndDate, Mitarbeiter, Rolle. StartDate und EndDate müssen echte Excel-Datums-/Uhrzeitwerte sein (kein Text). Title = eine kurze Bezeichnung wie „Zwischenschicht — Jordan T.“ ``` ### Prompt 3 – Gastronomie (Splitschichten, Stoßzeiten) Geeignet für: Restaurants, Hotels, Bars, Veranstaltungsorte. ``` Erstellen Sie einen Wochenplan für ein Restaurant mit 60 Plätzen. - Personal: 1 Geschäftsführer, 2 Schichtleiter, 6 Servicekräfte, 4 Köche, 2 Spülkräfte. - Servicezeiten: Mittag 11:30–15:00, Abend 17:30–23:00. - Splitschichten für Servicekräfte erlaubt; in der Küche nur durchgehende Schichten. - Mindestens pro Service: 1 Führungskraft, 3 Servicekräfte, 2 Köche, 1 Spülkraft. - Fr/Sa abends: 2 zusätzliche Servicekräfte und 1 zusätzlicher Koch. - Harte Regeln: mindestens 10 Stunden Ruhezeit zwischen Schichten; höchstens 6 Tage pro Woche. - Bekannter Urlaub und Verfügbarkeit: [Liste einfügen]. Ausgabe als herunterladbare .xlsx-Datei mit den Spalten: Title, StartDate, EndDate, Service, Mitarbeiter, Rolle. StartDate und EndDate müssen echte Excel-Datums-/Uhrzeitwerte sein (kein Text). Title = eine kurze Bezeichnung wie „Abendservice — Servicekraft (Ana)“. ``` ### Prompt 4 – Selbstplanung (Mitarbeitende wählen aus offenen Schichten) Geeignet für: Gesundheitswesen, Contact Center, Gig-ähnliche Belegschaften, Multi-Standort-Einzelhandel. ``` Erstellen Sie eine Liste OFFENER Schichten (nicht vorab zugewiesen) für die nächsten 2 Wochen, aus denen Mitarbeitende wählen können. - Der Betrieb läuft rund um die Uhr (24/7). - Erforderliche Besetzung pro Schicht: 4 Pflegekräfte, 1 Schichtleitung Pflege, 1 Pflegehilfskraft. - Schichtoptionen: 8 Std. (07–15, 15–23, 23–07) und 12 Std. (07–19, 19–07). - Die offenen Schichten müssen zusammen alle Stunden mit dem richtigen Qualifikationsmix abdecken. - Kennzeichnen Sie jede offene Schicht mit: erforderlicher Zertifizierung, Standort, Vergütungsstufe (regulär / Wochenende / Nachtzuschlag). - Wenden Sie diese harte Regel an: Niemand darf mehr als 3 aufeinanderfolgende 12-Stunden-Schichten oder mehr als 5 Schichten pro Woche wählen. Ausgabe als herunterladbare .xlsx-Datei mit den Spalten: Schicht-ID, Title, StartDate, EndDate, Erforderliche Rolle, Zert., Standort, Vergütungsstufe. StartDate und EndDate müssen echte Excel-Datums-/Uhrzeitwerte sein (kein Text). Title = eine kurze Bezeichnung wie „Offene Schicht — Pflegekraft (Tag)“. ``` ![Example AI-generated weekly roster manufacturing prompt output](https://www.virtosoftware.com/images/uploads/2024/12/ai-generated-manufacturing-weekly-roster.webp) *Abb. 2. Beispiel eines KI-generierten Wochenplans (Ausgabe des Fertigungs-Prompts)* ## Die besten KI-Tools für die Dienstplanerstellung (2027) Vier gängige KI-Assistenten können einen Dienstplan auf Basis eines Prompts erstellen. Für Organisationen, die Microsoft 365 nutzen, ist Copilot der naheliegende erste Versuch: Copilot Chat ist in Microsoft 365 enthalten, und mit einer kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot-Lizenz entsteht der Dienstplan als Excel-Arbeitsmappe in OneDrive. Für komplexe Mehrwochen-Rotationen mit vielen Anforderungen bewältigt Claudes langer Kontext Pläne mit 30+ Mitarbeitenden, ohne die Regeln zu vergessen. ChatGPT ist die sicherste Standardwahl für den ad-hoc-Einsatz. Gemini eignet sich am besten für Teams, die bereits Google Workspace nutzen. | Tool | Geeignet für | Kostenlose Version | Stärke | Schwäche | | --- | --- | --- | --- | --- | | **ChatGPT** | Allgemeine Nutzung, ad-hoc-Pläne | Ja | Vertraute Oberfläche, schnelle Ergebnisse | Kostenlose Version hat Sitzungsbeschränkungen | | **Claude** | Komplexe Pläne mit 30+ Mitarbeitenden, umfangreiche Regeln | Ja | Langer Kontext für Mehrwochen-Pläne geeignet | Geringere Verbreitung in Unternehmen | | **Microsoft Copilot** | Organisationen auf Microsoft 365 | Copilot Chat kostenlos in M365; Excel-Agent braucht Microsoft 365 Copilot (30 $/Nutzer/Monat) | Direkte Anbindung an SharePoint, Outlook & Teams | Weniger kreativ bei komplexen Prompts | | **Gemini** | Google-Workspace-Teams | Ja | Native Google Calendar-Integration | Weniger Outlook-freundlich beim Export | ## So importieren Sie einen KI-generierten Dienstplan in Microsoft 365 Sobald Ihre KI-generierte .xlsx-Datei bereit ist, besteht der nächste Schritt darin, sie für Ihre Belegschaft zugänglich zu machen. Für Organisationen auf Microsoft 365 ist der reibungsloseste Weg: .xlsx → SharePoint-Liste → Virto Calendar App. Der Dienstplan wird in SharePoint, Outlook und Microsoft Teams sichtbar – überall dort, wo Ihr Team bereits arbeitet. ### Schritt 1 – Datei als SharePoint-Liste importieren 1. Öffnen Sie die SharePoint-Website Ihres Teams. 2. Klicken Sie auf **\+ Neu → Liste → Aus Excel**. 3. Laden Sie die .xlsx-Datei hoch – die Zellen StartDate und EndDate übertragen ihre Datums-/Zeitformatierung aus Excel nach SharePoint. 4. Legen Sie auf dem Vorschau-/Zuordnungsbildschirm direkt die Spaltentypen fest: **Title → Einzelne Textzeile**; **StartDate / EndDate → Datum und Uhrzeit**; **Rolle → Auswahl** (Operator / Teamleiter / Wartung); **Mitarbeiter, Zert. → Einzelne Textzeile**. Die Festlegung von Rolle als *Auswahl* ermöglicht die spätere Farbkodierung in der Virto Calendar App – wird sie als Text belassen, wird jedes Ereignis in einer einzigen Farbe dargestellt. 5. Benennen Sie die Liste (z. B. *„Dienstplan – Juli 2027"*) und erstellen Sie sie. ![SharePoint-Import „Aus Excel“ des Dienstplans für Juli 2027: StartDate und EndDate auf „Date and time“, Role auf „Choice“ gesetzt](https://www.virtosoftware.com/images/uploads/2026/10/sharepoint-from-excel-shift-column-types.webp) *Abb. 3. Spaltentypen beim Import festlegen – Rolle als Auswahl ermöglicht die Farbkodierung. Die Vorschau zeigt jede Uhrzeit als 12:00 AM; die Schichtzeiten werden trotzdem vollständig importiert.* > **Warum .xlsx und nicht CSV?** > > Der SharePoint-Import „Aus Excel" liest die Spaltentypen aus der Arbeitsmappe. In einer .xlsx-Datei sind die Zellen StartDate und EndDate echte Datumswerte, sodass SharePoint sie automatisch als Datum-und-Uhrzeit-Spalten anlegt. In einer CSV-Datei ist jeder Wert reiner Text – Datumsangaben kommen als Text an, und die Virto Calendar App kann die Schichten nicht im Kalender platzieren. Falls Ihr KI-Tool nur CSV zurückgibt, nehmen Sie sich vor dem Hochladen kurz Zeit: Öffnen Sie die Datei in Excel und verwenden Sie Datei → Speichern unter → Excel-Arbeitsmappe (.xlsx). ### Schritt 2 – Die Liste zur Virto Calendar App hinzufügen 1. Klicken Sie in der [Virto Calendar App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-calendar-overlay-app/) auf das Symbol **Neuen Kalender erstellen**. ![Creating a new calendar in the Virto Calendar App](https://www.virtosoftware.com/images/uploads/2024/12/virto-calendar-create-new-calendar.webp) *Abb. 4. Neuen Kalender in der Virto Calendar App erstellen.* 2. Wählen Sie **„Neue SharePoint-Datenquelle erstellen"**. ![Creating a new SharePoint data source in the Virto Calendar App](https://www.virtosoftware.com/images/uploads/2024/12/virto-calendar-new-sharepoint-data-source.webp) *Abb. 5. Neue SharePoint-Datenquelle in der Virto Calendar App erstellen.* 3. Geben Sie Ihrer Datenquelle einen Namen, wählen Sie Ihre importierte Liste aus und stellen Sie unter **Datasource Timezone** die Zeitzone ein, in der die Schichten geplant wurden – sonst kann eine Schicht um 6:00 Uhr am Abend landen. 4. Ordnen Sie die Felder zu: **Title → Title**, **Start → StartDate**, **End → EndDate**. ![Bereich „Edit data source“ in der Virto Calendar App: Liste „Shift Schedule — July 2027“, Eastern Time, Title, StartDate und EndDate zugeordnet](https://www.virtosoftware.com/images/uploads/2026/10/virto-calendar-shift-data-source-eastern-time.webp) *Abb. 6. Feldzuordnung und Zeitzone der Datenquelle in der Virto Calendar App* 5. Öffnen Sie die **Farbkodierungseinstellungen** und wählen Sie die Auswahlspalte als Farbtreiber – *Rolle* gibt Operatoren, Teamleitern und Wartungstechnikern je eine eigene Farbe. ![Registerkarte „Color code“ in der Virto Calendar App: die Spalte Role gibt Operator, Team Lead und Maint je eine Farbe](https://www.virtosoftware.com/images/uploads/2026/10/virto-calendar-shift-color-code-by-role.webp) *Abb. 7. Farbkodierung nach Rolle in der Virto Calendar App* 6. Speichern. ### Schritt 3 – Mit dem Team teilen - Betten Sie den Kalender als SharePoint-Seiten-Widget für den Desktop-Zugriff ein. - Fügen Sie ihn als Teams-Tab im Kanal Ihres Teams über die [Virto Calendar App für Teams](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-teams/virto-calendar-app/) hinzu, damit Schichtleiter den Plan sehen können, ohne Teams zu verlassen. - Mit Farbkodierung nach Rolle ist der Kalender auf einen Blick lesbar – Operatoren in einer Farbe, Teamleiter in einer anderen, Wartungstechniker in einer dritten. ![Eine Woche des Werksdienstplans für Juli 2027 in der Virto Calendar App: Tagschichten ab 6:00 Uhr, Nachtschichten ab 18:00 Uhr, Teamleiter, Operatoren und Wartungstechniker in eigenen Farben](https://www.virtosoftware.com/images/uploads/2026/10/virto-calendar-shift-week-color-coded-by-role.webp) *Abb. 8. Eine Woche des 24/7-Dienstplans, farbkodiert nach Rolle* ### Schritt 4 – Automatische Erinnerungen einrichten Kombinieren Sie die Virto Calendar App mit der [Virto Alerts & Reminder App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-alerts-and-reminders-app/), um am Vortag jeder Schicht automatisch eine Erinnerung per E-Mail zu versenden – und so Fehlzeiten zu reduzieren. Anfragen zu Schichttausch und Abwesenheit werden nicht im Kalender selbst gestellt; sobald eine Änderung genehmigt und in der Schichtliste eingetragen ist, zeigt der Kalender sie an. ⚡ Die Virto Calendar App bietet eine **30-tägige Testversion** – genug Zeit, um den vollständigen Workflow zu testen, bevor Sie ihn für Ihr gesamtes Team einführen. [Kostenlose Testversion starten →](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-calendar-overlay-app/) ## Die beste Schichtplanungs-Software (2027): 7 im Vergleich Spezialisierte Schichtplanungs-Apps sind sinnvoll, wenn ein Team über KI-Prompts und einmalige .xlsx-Exporte hinauswächst – in der Regel ab 25–50 Mitarbeitenden, bei Mehrstandort-Betrieb oder in Bereichen mit strengen arbeitsrechtlichen Vorschriften. Nachfolgend finden Sie die sieben Lösungen, die wir für 2027 auf die Shortlist setzen würden, einschließlich der Virto Calendar App als nativer Microsoft-365-Alternative. | Anbieter | Geeignet für | KI-Planung? | M365-Integration? | Einstiegspreis | | --- | --- | --- | --- | --- | | **Virto Calendar App** | Microsoft 365 / SharePoint / Teams | Über den Import einer KI-erstellten .xlsx | Nativ (SharePoint, Outlook, Teams) | 30 Tage kostenlos | | **Connecteam** | Mobile Belegschaften, Außendienst | Automatische Planung (regelbasiert) | Nein | Kostenlos bis 10 Nutzer | | **When I Work** | KMU, mobile Einsätze | Automatische Planung | Eingeschränkt (Outlook-Export) | Ab 2,50 $/Nutzer/Monat | | **Homebase** | Kleinunternehmen, Stundenlohn + Gehaltsabrechnung | Automatische Planung | Nein | Kostenlos für 1 Standort / bis 10 Mitarbeitende | | **Deputy** | Mittlere Unternehmen, Gesundheitswesen, Gastronomie | KI-gestützte Automatisierung | Eingeschränkt (Outlook-Kalender-Feed) | Ab 5 $/Nutzer/Monat | | **UKG Shiftboard** | Enterprise, geschäftskritische Bereiche (Energie, Fertigung, Justizvollzug) | Optimierungsmaschine | Über APIs | Auf Anfrage | | **7shifts** | Restaurants, Gastronomie | Automatische Planung + KI-Prognosen | Nein | Kostenloser Comp-Plan | ### Virto Calendar App Die Virto Calendar App ist die einzige Lösung in dieser Liste mit nativer Microsoft-365-Integration. Sie verwandelt eine SharePoint-Liste in einen vollständig interaktiven Kalender, der in SharePoint-Seiten, Outlook und Microsoft Teams geöffnet werden kann. Betriebsleiter nutzen sie, um mehrere Schichtquellen (Mitarbeitende, Standorte, Zertifizierungen) in einer Ansicht mit farbkodierten Kategorien zu kombinieren. Sie ist die natürliche Heimat für KI-generierte .xlsx-Dienstpläne: Einmal importiert, wird der Kalender überall aktualisiert. Einen Monat kostenlos; lässt sich mit der Virto Alerts & Reminder App für E-Mail-Erinnerungen kombinieren. Am besten geeignet für alle Teams, die bereits Microsoft 365 nutzen und Schichtplanung ohne zusätzlichen Anbieter-Login wünschen. ### Connecteam Connecteam ist eine All-in-one-App für mobile Belegschaften – Außendienst, Bau, Reinigung, Einzelhandel. Der Planer bietet automatische Planung auf Basis von Verfügbarkeit, Qualifikationen und Fairness sowie Vorlagen, Konflikterkennung und Einzel-Klick-Verteilung an Mitarbeitende auf deren Smartphones. Integrierter Chat, Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung ergänzen die Planung, sodass Manager den gesamten Schichtlebenszyklus aus einer App heraus steuern. Besonders stark für Unternehmen ohne Desktop-Belegschaft. Kostenlos für bis zu 10 Nutzer. ### When I Work When I Work ist eine mobile Schicht-App für KMU in Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleistungen. Der Planer umfasst automatische Planung, Drag-and-Drop-Bearbeitung, offene Schichten, Schichttausch, Abwesenheitsanfragen und Personalkosten-Prognosen. Zeiterfassung und Gehaltsabrechnungsintegrationen machen die Lösung zu einer nahezu vollständigen Workforce-Plattform für kleinere Teams. Einen kostenlosen Tarif gibt es nicht: Essentials beginnt bei 2,50 $ pro Nutzer und Monat, die Tarife Pro und Premium bieten mehr Funktionen. ### Homebase Homebase richtet sich an Kleinunternehmen mit Stundenlohn-Mitarbeitenden – Cafés, Salons, Einzelhandelsgeschäfte. Der Planer kombiniert automatische Planung, kassensystembasierte Umsatzprognosen, Echtzeit-Personalkostenverfolgung und einen kostenlosen Tarif für 1 Standort und bis zu 10 Mitarbeitende. Mobile-first, mit integriertem Team-Chat und Onboarding-Tools. Die klare Wahl für Inhaber-geführte Betriebe, die Planung, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung unter einem Login bündeln möchten. ### Deputy Deputy ist eine Workforce-Plattform für mittlere Unternehmen mit KI-gestützter automatischer Planung, qualifikationsbasierter Zuordnung, Pausen- und Ermüdungsmanagement sowie einem breiten Integrations-Ökosystem (Xero, Vend, iPayroll und Kassensysteme). Die Lösung skaliert von einzelnen Standorten bis zu Multi-Standort-Gesundheits- und Gastronomiebetrieben. Starke Compliance- und Personalkostenkontrolle; Preise beginnen bei 5 $ pro Nutzer und Monat (Lite), die automatische Planung gehört zum Tarif Core. ### UKG Shiftboard Shiftboard ist für geschäftskritische Betriebe entwickelt – Fertigung, Energie, Gesundheitswesen, Justizvollzug. Das Alleinstellungsmerkmal ist konfigurierbare Automatisierung: Regeln können Tarifverträge, Zertifizierungen und Notfalleinsatzmuster abbilden. Die Optimierungsmaschine verteilt Schichten neu, um Abdeckungslücken mit den geringsten Überstundenkosten zu schließen. UKG hat Shiftboard im Mai 2025 übernommen und vertreibt es heute als UKG Shiftboard. Ausschließlich Enterprise-Preismodell; erwarten Sie ein Verkaufsgespräch anstelle einer Self-Service-Anmeldung. ### 7shifts 7shifts ist speziell für Restaurants entwickelt. Drag-and-Drop-Planung, kassensystemintegrierte Umsatzprognosen, KI-Arbeitszeitprojektionen, Schichttausch, Trinkgeldverteilung und Team-Chat sind alle in einer App vereint. Der kostenlose „Comp"-Plan deckt die Basisplanung ab; kostenpflichtige Tarife fügen Budgetverwaltung, Compliance und erweiterte Berichte hinzu. Die Standardwahl für unabhängige Restaurants und Gastronomiebetriebe mit mehreren Standorten. ## Schichtplanungs-Software auswählen (Kurzanleitung) Nutzen Sie diesen kurzen Entscheidungsbaum statt einer 40-Punkte-Checkliste: - Wenn Sie in Microsoft 365 arbeiten → starten Sie mit der Virto Calendar App. Kein zusätzlicher Login, keine Datenduplizierung. - Wenn Ihre Belegschaft mobil und ausschließlich per Smartphone erreichbar ist → Connecteam oder When I Work. - Wenn Sie ein Kleinunternehmen sind, das Gehaltsabrechnung und Planung in einem braucht → Homebase. - Wenn Sie ein mittleres Unternehmen mit Compliance- und Kassensystemanforderungen sind → Deputy. - Wenn Sie ein Enterprise-Betrieb mit Tarifverträgen oder 24/7-kritischer Abdeckung sind → UKG Shiftboard. - Wenn Sie ein Restaurant betreiben → 7shifts. Ergänzen Sie dann die nicht verhandelbaren Anforderungen: KI-Automatisierung, mobiler Zugriff, Zeiterfassung, Integrationen mit Ihrem HRIS/Gehaltsabrechnungssystem sowie ein kostenloser oder kostengünstiger Tarif, damit Sie die Lösung vor dem Kauf testen können. ![Decision tree for picking the right shift scheduling software](https://www.virtosoftware.com/images/uploads/2026/10/shift-scheduling-software-decision-tree.webp) *Abb. 9. Entscheidungsbaum – die richtige Schichtplanungs-Software auswählen* ## Branchen, die Schichtplanungs-Software benötigen **Gesundheitswesen.** Krankenhäuser und Kliniken benötigen 24/7-Abdeckung mit Pflege-Patienten-Verhältnissen, Zertifizierungen und Tarifregeln. Weitere Details finden Sie in unserem [Leitfaden für Pflegedienstplan-Software](https://www.virtosoftware.com/de/team/nurse-scheduling-software/). **Gastronomie und Hotellerie.** Restaurants, Hotels und Veranstaltungsorte jonglieren mit variabler Nachfrage, Splitschichten und Saisonkräften. Tools wie 7shifts und die Virto Calendar App halten Planänderungen für das Personal vor Ort sichtbar. **Fertigung und Bau.** Durchgehende Betriebe erfordern rotierende 12-Stunden-Schichten, schichtspezifische Zertifizierungen und Tarifkonformität. Weitere Informationen finden Sie unter [Baustellenpersonal-Einsatzplanung](https://www.virtosoftware.com/de/pm/construction-employee-scheduling-software/) und [Mehrstandort-Mitarbeitereinsatzplanung](https://www.virtosoftware.com/de/pm/multi-location-employee-scheduling/). **Einzelhandel.** Personalbesetzung an den stündlichen Kundenfrequenzen ausrichten, Teilzeit-Pools verwalten und Aktionen über mehrere Standorte hinweg koordinieren. Der [Leitfaden zur Personalplanung](https://www.virtosoftware.com/de/enterprise/staff-scheduling/) beschreibt das Vorgehen im Detail. **Öffentlicher Sektor.** Compliance-intensive Dienstpläne mit strengen Prüfpfaden. Weitere Informationen unter [Schichtplanung für den öffentlichen Sektor](https://www.virtosoftware.com/de/use-cases/shift-scheduling-gov/). ## Warum die Virto Calendar App Microsoft Shifts bei komplexer Planung übertrifft Microsoft Shifts (in Teams) ist für die Grundlagen ausreichend: Schicht erstellen, Tausch anfragen, Abwesenheit beantragen. Sobald Sie jedoch Multi-Quellen-Überlagerungen, farbkodierte Kategorien, schichtspezifische Zertifizierungen, SharePoint-Listen-Integration oder einen einzigen Kalender benötigen, der in SharePoint, Outlook und Teams verfügbar ist, stößt die Lösung an ihre Grenzen. Die [Virto Calendar App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-calendar-overlay-app/) ist die M365-native Alternative für Betriebsleiter, die über Shifts hinausgewachsen sind. Sie überlagert Kalender aus beliebigen SharePoint-Listen, Exchange/Outlook-Kalendern oder externen Feeds in einer Ansicht; kodiert nach Rolle, Zertifizierung oder Standort farblich; und bleibt innerhalb des Microsoft-365-Berechtigungsmodells. Fügen Sie die [Virto Alerts & Reminder App](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-alerts-and-reminders-app/) hinzu, erhalten Schichtarbeiter vor ihren Schichten E-Mail-Erinnerungen ohne eine zusätzliche App. Weitere Informationen: [Verfügbarkeitskalender für die Schichtplanung](https://www.virtosoftware.com/de/shift-scheduling/availability-calendar/) und [Schichttausch-Richtlinien und -Formulare](https://www.virtosoftware.com/de/government/shift-swap/). ![Werksübersicht in der Virto Calendar App: Listen für Schichtrota, Wartung, Abwesenheiten und Schulungen plus ein Feed mit US-Feiertagen in einer Monatsansicht](https://www.virtosoftware.com/images/uploads/2026/10/virto-calendar-plant-overlay-crews-maintenance-time-off.webp) *Abb. 10. Vier SharePoint-Listen und ein Feed mit US-Feiertagen in einer Ansicht der Virto Calendar App* **Zielgruppenspezifische CTAs:** - **Fertigung / Industrie →** [Virto Calendar App für SharePoint](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-365/virto-calendar-overlay-app/) (Compliance, Multi-Schicht-Überlagerung). - **Einzelhandel / Gastronomie →** [Virto Calendar App für Teams](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-teams/virto-calendar-app/) (direkt in Teams). - **Kleinunternehmen →** [Virto Shared Calendar](https://www.virtosoftware.com/de/microsoft-teams/virto-teams-shared-calendar/) (kostenloser Tarif: bis zu 15 Einträge in jedem Kalender). ## Verwandte Leitfäden aus dem Schichtplanungs-Bereich - [Schichttausch-Richtlinien und Antragsformulare](https://www.virtosoftware.com/de/government/shift-swap/) - [Leitfaden zur Personalplanung](https://www.virtosoftware.com/de/enterprise/staff-scheduling/) - [Verfügbarkeitskalender für die Schichtplanung](https://www.virtosoftware.com/de/shift-scheduling/availability-calendar/) - [Mehrstandort-Mitarbeitereinsatzplanung](https://www.virtosoftware.com/de/pm/multi-location-employee-scheduling/) - [Software für Baustellenpersonal-Einsatzplanung](https://www.virtosoftware.com/de/pm/construction-employee-scheduling-software/) - [SharePoint PTO & Urlaubstracker](https://www.virtosoftware.com/de/shift-scheduling/sharepoint-pto-vacation-tracker-hr/) - [Mitarbeitereinsatzplanung Software](https://www.virtosoftware.com/de/team/employee-scheduling-software/) - [Mitarbeiter-Roster-Leitfaden](https://www.virtosoftware.com/de/smb-management/employee-roster/) - [Pflegedienstplan-Software](https://www.virtosoftware.com/de/team/nurse-scheduling-software/) - [KI-Planungsassistent Hub](https://www.virtosoftware.com/de/pm/ai-scheduling-assistant/) ## Häufig gestellte Fragen ### Wie erstelle ich einen Dienstplan mit KI? Wählen Sie ein kostenloses KI-Tool (ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot oder Gemini), formulieren Sie einen Prompt mit Ihren Schichtbedingungen – Anzahl der Mitarbeitenden, Schichtmuster, Abdeckungsbedarf, Zertifizierungen, Urlaub –, lassen Sie die KI den Plan erstellen, iterieren Sie zur Konfliktbehebung, und bitten Sie die KI, das Ergebnis als .xlsx-Datei mit echten Excel-Datumswerten in den Spalten StartDate und EndDate zu exportieren. Importieren Sie die .xlsx-Datei anschließend über eine SharePoint-Liste und die Virto Calendar App in Microsoft 365. Der vollständige Schritt-für-Schritt-Ablauf ist im obigen Abschnitt zum KI-Workflow beschrieben. ### Was ist die beste Schichtplanungs-Software? Das hängt von Branche und Unternehmensgröße ab. Für mobile Belegschaften: Connecteam. Für mittelgroße Unternehmen mit Flexibilitätsbedarf: When I Work. Für Kleinunternehmen mit Gehaltsabrechnungsintegration: Homebase. Für Enterprise-Komplexität: Deputy oder UKG Shiftboard. Für Restaurants: 7shifts. Für Organisationen auf Microsoft 365, die einen nativen SharePoint/Teams-Kalender wünschen: die Virto Calendar App. ### Kann KI einen fairen Dienstplan mit Rotationsregeln erstellen? Ja. KI-Tools bewältigen komplexe Rotationsregeln, wenn klare Anforderungen angegeben werden – Wochenend-Fairness, maximale aufeinanderfolgende Schichten, Senioritätsreihenfolge, Tarifvertragsanforderungen, Zertifizierungsabdeckung. Best Practice: Geben Sie der KI eine Liste aller Mitarbeitenden, Schichtmuster, harte Anforderungen (kein Doppeleinsatz, maximale Wochenstunden) und weiche Präferenzen. Führen Sie dann zwei oder drei Iterationen zur Verfeinerung durch. ### Verfügt Microsoft 365 über Schichtplanungs-Software? Ja. Microsoft Shifts ist Microsofts natives Schichtplanungs-Tool, das in Microsoft Teams verfügbar ist. Es unterstützt grundlegende Schichterstellung, Tausch und Abwesenheitsanfragen. Für komplexere Planungen – Multi-Quellen-Überlagerung, benutzerdefinierte Kategorien, SharePoint-Listen-Integration, farbkodierte Schichttypen – ist die Virto Calendar App die M365-native Alternative. ### Gibt es eine kostenlose Schichtplanungs-App? Ja, mehrere. ChatGPT, Claude, Microsoft 365 Copilot Chat (kostenlos in M365) und Gemini erstellen Pläne kostenlos. Unter den spezialisierten Apps mit kostenlosen Tarifen: 7shifts (kostenloser Comp-Plan), Homebase (kostenlos für bis zu 10 Mitarbeitende an 1 Standort) und Connecteam (kostenlos für bis zu 10 Nutzer). Die Virto Calendar App hat keinen kostenlosen Tarif, bietet aber eine 30-tägige kostenlose Testversion. ### Wie importiere ich einen KI-generierten Dienstplan in Microsoft 365? Bitten Sie die KI, den Plan als herunterladbare .xlsx-Datei mit den Spalten Title, StartDate, EndDate, Employee, Role zu exportieren (StartDate und EndDate als echte Excel-Datumswerte, nicht als Text). Verwenden Sie in SharePoint Neu → Liste → Aus Excel und laden Sie die Datei hoch – setzen Sie StartDate und EndDate auf Datum und Uhrzeit, setzen Sie Rolle auf Auswahl für die Farbkodierung, und alles andere auf Einzelne Textzeile. Fügen Sie die Liste dann als Datenquelle in der Virto Calendar App hinzu, ordnen Sie Title → Title, Start → StartDate, End → EndDate zu, und wählen Sie Rolle für die Farbkodierung. Der Plan wird als visueller Kalender dargestellt, der in SharePoint-Seiten, Outlook und Microsoft Teams zugänglich ist. Den vollständigen Schritt-für-Schritt-Ablauf finden Sie im obigen Abschnitt „So importieren Sie einen KI-generierten Dienstplan in Microsoft 365". [Sergi Sinyugin](https://www.virtosoftware.com/de/author/svirtosoftware-com/)