SharePoint-Benachrichtigungen Einstellung: Alternativen und nächste Schritte

SharePoints klassisches "Benachrichtige mich"-Feature wird bald abgelöst. Microsoft hat einen schrittweisen Ausstieg eingeleitet: Die Benachrichtigungsverfallzeit beginnt sich ab Oktober 2025 auszurollen, die Erstellung neuer Benachrichtigungen wird ab Januar 2026 für alle Mandanten blockiert, und die Funktion wird im Juli 2026 vollständig entfernt. Wenn Sie sich auf Benachrichtigungs-E-Mails verlassen, um Dateien oder Listenelemente zu verfolgen, ist dieser Zeitplan wichtig.

Was Benachrichtigungen ersetzt, hängt davon ab, wie viel Kontrolle Sie benötigen. Für einfache Benachrichtigungen, die an eine einzelne Liste oder Bibliothek gebunden sind, können SharePoints integrierte Regeln bestimmte Personen per E-Mail benachrichtigen, wenn Elemente sich ändern, und sie funktionieren über Listen und Bibliotheken hinweg. Für alles Flexiblere ist Power Automate Microsofts empfohlener Weg. Es gibt auch eine schlüsselfertige Option: VirtoSoftware's Alerts & Reminders-App für Microsoft 365. Wir werden alle drei vergleichen, aufzeigen, wo Microsofts Standardlösungen zu kurz greifen, und erklären, warum VirtoSoftware oft die saubere, schnellere Lösung bietet.

Dieser Artikel bietet Ihnen einen praktischen Plan: Bewerten Sie, wo Benachrichtigungen heute vorhanden sind, wählen Sie den richtigen Ersatz, und rollen Sie Änderungen mit klarer Benutzerkommunikation aus - damit Sie mit Vertrauen und ohne Überraschungen vorangehen können.

SharePoint-Benachrichtigungen: Warum sie verwendet wurden und was sich geändert hat

Klassische SharePoint-Benachrichtigungen gaben alltäglichen Benutzern eine einfache Möglichkeit, mit Änderungen an Dateien und Listenelementen Schritt zu halten, und unterstützten unzählige Prozesse im Stillen. Mit Microsofts Einstellung von Benachrichtigungen in SharePoint Online lohnt es sich, eine Pause zu machen und zu überprüfen, warum Benachrichtigungen wichtig waren und was sich geändert hat.

Für einen schnellen Überblick über die SharePoint-Benachrichtigungseinstellung - was sich ändert, warum es wichtig ist und welche Alternativen Sie in Betracht ziehen sollten - schauen Sie sich diese kurze Videozusammenfassung an, bevor Sie die folgenden Abschnitte erkunden.

https://youtu.be/wcx6VrezayA?si=IUjOjP121MLuB4lA

Was sind SharePoint-Benachrichtigungen und warum sind sie wichtig

Klassische SharePoint-Benachrichtigungen waren ein integriertes Mittel, um sich bei Änderungen in einer Bibliothek, Liste, einem Ordner oder einzelnen Element anzumelden und automatische Benachrichtigungen zu erhalten. Standardmäßig versendeten sie hauptsächlich E-Mails; in einigen Konfigurationen haben Administratoren auch SMS aktiviert. Dies machte es einfach für nicht-technische Benutzer, die Aktivität zu verfolgen, ohne Workflows zu erstellen.

👉Können Sie Benachrichtigungen von SharePoint erhalten? Ja - bis die Einstellung abgeschlossen ist, funktionieren klassische Benachrichtigungen in SharePoint Online weiterhin, und Sie können heute Benachrichtigungen mit SharePoint-Regeln, Power Automate und VirtoSoftware Alerts & Reminder App einrichten (mehr dazu später). On-Premises SharePoint kann klassische Benachrichtigungen je nach Farm-Konfiguration weiterhin verwenden. 

Warum Organisationen sich auf Benachrichtigungen verließen:

• Verfolgung von Dokumenten- und Aufgabenänderungen. Benutzer wurden sofort informiert, wenn eine Datei oder ein Listenelement hinzugefügt oder bearbeitet wurde, was Duplikate und Versionsvermischungen reduzierte.
• Versionsbewusstsein. Teams in rechtlichen, finanziellen und technischen Bereichen nutzten Benachrichtigungen, um zu wissen, wenn eine neue Version erschien, damit sie schnell überprüfen und genehmigen konnten.
• Einfache Verwaltungssignale. Manager beobachteten Schlüssellisten und Bibliotheken, um zu sehen, wenn sich Fristen verschoben oder neue Datensätze eintrafen, und handeln dann schnell.

Was hat sich geändert: Werden SharePoint-Benachrichtigungen eingestellt

Microsoft hat offiziell mit der Einstellung von SharePoint-Benachrichtigungen in SharePoint Online begonnen. Der Rollout beinhaltet das Ausschalten der Erstellung neuer Benachrichtigungen für alle Mandanten und vollständige Entfernung im Juli 2026. Microsofts Begründung: Kunden werden "besser durch moderne Benachrichtigungslösungen" bedient, die auf Power Automate oder SharePoint-Regeln basieren - neuere, (angeblich) flexiblere Ansätze, die mit dem Rest von Microsoft 365 im Einklang stehen.

Datum	Was passiert	Auswirkung	Zu ergreifende Maßnahme
Okt 2025	Benachrichtigungsverfallzeit beginnt sich auszurollen	Vorhandene Benachrichtigungen verfallen schrittweise	Benachrichtigungen inventarisieren; hochwertige Benachrichtigungen priorisieren
Jan 2026	Erstellung neuer Benachrichtigungen blockiert (alle Mandanten)	Klassische Benachrichtigungen können nicht erstellt werden	Regeln/Flows für neue Anforderungen einrichten
Jul 2026	Klassische Benachrichtigungen entfernt	Legacy-Benachrichtigungen funktionieren nicht mehr	Migration abschließen und Deaktivierung durchführen

Warum Microsoft SharePoint-Benachrichtigungen entfernt:

• Legacy-Mechanismus mit begrenzter Anpassung. Klassische Benachrichtigungen versenden grundlegende E-Mails und bieten nicht die Vorlagen, Verzweigungen oder Integrationen, die die meisten Teams heute erwarten. Microsoft verweist Administratoren auf Power Automate für erweiterte Szenarien.
• Schwerpunkt auf moderne Tools. Die Einstellungsmitteilung empfiehlt ausdrücklich Power Automate und Regeln als den Weg nach vorne für Benachrichtigungen.
• Konsolidierung in Microsoft 365. Microsoft standardisiert die Ereignisbehandlung und Benachrichtigungen auf gemeinsamen Plattformen, anstatt sich überlappende Legacy-Features zu erhalten.

Eine wichtige Anmerkung zum Umfang: Die Einstellungsmitteilung gilt für SharePoint Online. Die Dokumentation von Microsoft für SharePoint Server (z. B. 2016/2019/Subscription Edition) beschreibt weiterhin das Erstellen und Verwalten von Benachrichtigungen auf Prem, die von Ihrer eigenen Farm-Konfiguration geregelt werden. Mit anderen Worten: On-Premise-Umgebungen sind nicht vom Cloud-Einstellungshinweis betroffen.

Microsoft SharePoint-Benachrichtigungen Einstellung: Auswirkungen und Risiken für das Geschäft

Wenn Sie Benachrichtigungen nicht ersetzen, verlieren Benutzer einen vertrauten Weg, um mit Änderungen Schritt zu halten.

Wichtigste Auswirkungen

Bevor Sie einen Ersatz wählen, berücksichtigen Sie, wie sich die Einstellung im täglichen Betrieb zeigt. Dies sind die Effekte, die Teams zuerst spüren werden.

• Risiko, wichtige Updates zu verpassen: Ohne Benachrichtigungen werden Mitarbeiter nicht proaktiv benachrichtigt, wenn sich ein Dokument, eine Aufgabe oder ein Listenelement ändert. Wenn sie Bibliotheken nicht manuell überprüfen, riskieren Sie Verzögerungen, Versionskonflikte und stagnierende Genehmigungen.
• Notwendigkeit, Benachrichtigungsprozesse umzugestalten: Viele Organisationen verließen sich auf Out-of-the-Box-Alert-E-Mails. Jetzt müssen Sie einfache Benachrichtigungen mit SharePoint-Regeln neu aufbauen oder umfassendere Szenarien zu Power Automate und Teams/Outlook verschieben. Das bedeutet, erneut zu überprüfen, wer wann und über welchen Kanal informiert werden muss.
• Erhöhte Last auf IT und Administratoren: Das Einrichten von Alternativen - ob schnelle Regeln oder automatisierte Flows - fällt IT zu. Rechnen Sie mit Entdeckungsarbeit (aktuelle Benachrichtigungen inventarisieren), Lösungsdesign, Sicherheitsüberprüfung (wer kann was erhalten) und Änderungsverwaltung. 
• Kritisch für Teams, die SharePoint als Arbeitsplatz oder Tracker nutzen: Wenn SharePoint-Listen Aufgaben, Probleme oder Projektregister steuern, entfernt der Verlust von Benachrichtigungen einen Schlüssel-"Denkzettel" für Statusänderungen, neue Aufgaben und Datei-Updates. Sie möchten sofort einen Ersatz - entweder Regeln für einfache E-Mail-Mitteilungen oder Flows, die zu Teams posten, Vorlagen-E-Mails versenden, oder beides.

Was ist zu tun

Entscheiden Sie im Voraus, welches Werkzeug jede Legacy-Benachrichtigung ersetzt, damit Sie die Sichtbarkeit und den Team-Rhythmus bewahren:

• Verwenden Sie Regeln für einfache, Pro-Liste oder Bibliotheks-E-Mails an benannte Empfänger.
• Verwenden Sie Power Automate, wenn Sie flexible Logik, Teams-Posts, benutzerdefinierte E-Mails oder standortübergreifende Trigger benötigen.
• Erwägen Sie Lösungen von Drittanbietern, wenn Sie zentrale Verwaltung, HTML-Vorlagen, Terminplanung oder mandantenweite Überwachung mit minimalem Aufbauaufwand benötigen.

Was ist die Alternative zu SharePoint-Benachrichtigungen?

Es gibt keine einzelne sofort verfügbare Lösung. Wie erwähnt, haben Sie drei praktische Wege - SharePoint-Regeln für schnelle, Pro-Liste Benachrichtigungen; Power Automate für flexible Workflows und App-übergreifendes Routing (einschließlich Teams/Outlook); und Drittanbieter-Apps wie VirtoSoftware's Alerts & Reminder App, wenn Sie zuverlässige Benachrichtigungsfunktionen ohne Selbst-Bauen von Flows möchten.

SharePoint-Regeln (Listen und Bibliotheken)

Eine integrierte Option für einfache Benachrichtigungen. Regeln beobachten eine Liste oder Bibliothek und senden E-Mails an ausgewählte Personen, wenn eine Bedingung erfüllt ist (z. B. wenn ein Element erstellt oder geändert wird). Sie erstellen sie in Microsoft Lists, SharePoint oder Teams über Automatisieren → Regeln → Regel erstellen; wählen Sie einen Auslöser, legen Sie die Bedingung fest und wählen Sie Empfänger. Regeln sind bewusst einfach - großartig für schnelle Erfolge, aber leicht bei Filterung und Anpassung. Sie versenden E-Mails, und die Empfänger-Auswahl unterstützt keine Gruppen-Postfächer. 

• Wie man es verwendet (schnell): Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek → Automatisieren → Regeln → Regel erstellen → Wählen Sie einen Auslöser (z. B. Element geändert) → Bedingung definieren → Wählen Sie, wer benachrichtigt wird → Erstellen.
• Wann man es wählt: Einfache, Pro-Liste Benachrichtigungen an benannte Benutzer mit minimalem Setup.
• Denken Sie an die Grenzen: Max. 15 Regeln pro Liste/Bibliothek; nur grundlegende Bedingungen; nur E-Mail-Aktion; keine HTML-Vorlage; Gruppen-Postfächer nicht unterstützt.

💡 Weitere Informationen hier: Create a rule to automate a list or library - Microsoft Support 

Power Automate

Microsofts primäre Empfehlung zum Ersetzen klassischer Benachrichtigungen. Mit SharePoint-Triggern (Element/Datei erstellt oder geändert) können Sie benutzerdefinierte E-Mails versenden, zu Teams posten, Logik verzweigen und über Microsoft 365 integrieren. Es gibt vorgefertigte Vorlagen (z. B. "Sende eine E-Mail, wenn ein neues Element hinzugefügt wird"), und Sie können Teams-Aktionen hinzufügen, um Nachrichten oder Karten an Kanäle und Chats zu posten.

• Wie man es verwendet (schnell): Erstellen Sie einen Flow mit einem SharePoint-Trigger → Fügen Sie Bedingungen hinzu (falls erforderlich) → Fügen Sie Aktionen hinzu (E-Mail versenden, zu Teams posten) → Testen und verfeinern.
• Vorteile: Flexible Logik; Teams/Outlook-Integration; wiederverwendbare Muster. 
• Nachteile: Setup-Zeit und gewisses Automatisierungs-Know-how, was für kleine Teams ein Hindernis sein kann.

💡 Weitere Informationen hier: 

• Send an email when a new item is created or modified in a SharePoint list | Microsoft Learn
• Send a message in Teams using Power Automate

Benachrichtigungen über Teams und Outlook

Sie können SharePoint-Events mit Teams und Outlook über Power Automate leiten. Teams-Aktionen ermöglichen es einem Flow, Nachrichten an Kanäle oder Chats zu posten; Outlook/E-Mail-Aktionen kümmern sich um umfangreiche, gezielt Esmails, die dort landen, wo Benutzer bereits arbeiten. Falls hilfreich, können Sie Outlook-Postfach-Regeln verwenden, um diese Nachrichten bei Ankunft zu organisieren.

Option	E-Mail	Teams-Kanal/Chat	Planung/Erinnerungen	HTML-Vorlagen
SharePoint-Regeln	✓	-	-	-
Power Automate	✓	✓	✓ (mit Aktionen)	✓
Virto Alerts & Reminder	✓	✓	✓ (integriert)	✓

Wann man es wählt: Sie möchten, dass die Aktivität in Teams-Gesprächen und in den Postfächern der Benutzer sichtbar ist, ohne sie zu bitten, SharePoint manuell zu überprüfen. 

Weitere Informationen hier: 

• Send a message in Teams using Power Automate
• Manage email messages by using rules in Outlook - Microsoft Support 

Lösungen von Drittanbietern

Spezialisierte Apps füllen die Lücke für fortgeschrittene Szenarien, und VirtoSoftware's Alerts & Reminders für Microsoft 365/SharePoint Online ist eine herausragende Option. Sie bietet zentrale Benachrichtigungsverwaltung mit HTML-Vorlagen-E-Mails, dynamischen Bedingungen, flexiblen Zeitplänen und datumsgesteuerten Erinnerungen, Eskalationspfaden und gezielter Zustellung an einzelne Benutzer oder Gruppen - einschließlich optionales Posten zu Teams - alles umhüllt in benutzerfreundlichen Admin-Kontrollen. Wenn Sie lieber konfigurieren als Flows bauen und warten, ist es ein starker Kandidat für eine Shortlist. Wir werden später in diesem Leitfaden untersuchen, wie es funktioniert.

• Vorteile: Umfangreiche Funktionen mit minimalem Aufbauaufwand; Enterprise-Optionen
• Nachteile: Anbieter-Evaluierung und Sicherheits-/Compliance-Überprüfung erforderlich.

👉 Also, was ersetzt SharePoint-Benachrichtigungen? Microsoft verweist auf Regeln und Power Automate. Für ernsthafte Benachrichtigungskontrolle verwenden Sie VirtoSoftware Alerts & Reminder App.

Vergleich der SharePoint-Benachrichtigungsalternativen

Hier ist ein schneller Nebeneinander-Vergleich, um Ihnen zu helfen, die richtige Wahl zu treffen.

Kriterium	SharePoint-Regeln (Listen & Bibliotheken)	Power Automate	Virto Alerts & Reminder-App
Was es ist	Integrierte, Pro-Liste/Bibliotheks-E-Mail-Benachrichtigungen	Cloud-Automatisierung mit SharePoint-Triggern und 365-Aktionen	Dedizierte Benachrichtigungs-/Erinnerungs-App für SharePoint Online & M365
Typische Setup-Zeit	Minuten	Stunden bis Tage (hängt von Logik ab)	Minuten bis Stunden (konfigurieren, nicht bauen)
Lieferkänale	Nur E-Mail	E-Mail, Teams, mehr 365-Apps	E-Mail, Teams (plus Planung)
Auslöser	Element/Datei erstellt/geändert (grundlegend)	Breite SharePoint-Trigger + Bedingungen	Liste/Bibliotheks-Änderungen, datumsgesteuerte Timer, Zeitpläne
Bedingungen & Filter	Grundlegend	Erweiterte Verzweigung, Variablen, Ausdrücke	Erweitert, UI-gesteuerte Filter und Zeitpläne
E-Mail-Anpassung	Keine (Klartext, festes Format)	Hoch (HTML-E-Mails, dynamischer Inhalt)	Hoch (HTML-Vorlagen, Branding)
Erinnerungen & Eskalationen	Nicht unterstützt	Buildbar mit Timern/Logik	Integrierte Erinnerungen und Eskalationen
Empfänger	Nur benannte Benutzer (kein Gruppen-Postfach)	Benutzer, M365-Gruppen, dynamische Ziele	Benutzer, Gruppen, Kanäle (Plan-abhängig)
Teams-Benachrichtigungen	Nicht nativ	Ja (an Kanäle/Chats posten)	Ja (an Kanäle senden)
Governance & Sichtbarkeit	Pro Liste/Bibliothek; minimale Historie	Pro-Flow; Admin braucht Flow-Inventar	Zentrale Admin-Ansicht, Versendverlauf (Plan-abhängig)
Erforderliche Fähigkeiten	Standort-Besitzer/Mitarbeiter	Power User/Admin mit Automatisierungs-Fähigkeiten	Admin/Power User; minimales Scripting
Am besten für	Schnelle, einfache Benachrichtigungen auf einer einzigen Liste/Bibliothek	Flexible Workflows, standortübergreifende Logik, Multi-App-Routing	Enterprise-Benachrichtigungen, Erinnerungen und zentrale Verwaltung ohne benutzerdefinierte Flows
Wichtigste Einschränkungen	Keine Vorlagen, kein Teams, grundlegende Logik, Pro-Liste-Grenze	Kann ausufern; Wartungsaufwand; Lernkurve	Lizenzierte App; Anbieter-Evaluierung und Rollout-Planung
Kosten/Lizenzierung	Enthalten	Enthalten (Standard M365-Konnektoren)	Zusätzliche Lizenz

Wie man wählt

• Wählen Sie Regeln, wenn Sie einen schnellen, Pro-Liste E-Mail-Denkzettel und sonst nichts benötigen.
• Wählen Sie Power Automate, wenn Sie Logik, Vorlagen, Teams-Posts oder standortübergreifende Orchestrierung benötigen.
• Wählen Sie Virto Alerts & Reminder, wenn Sie integrierte Erinnerungen/Eskalationen, HTML-Vorlagen, Teams-Zustellung und zentrale Überwachung ohne Bauen und Wartung vieler Flows möchten.

Szenario	Beste Lösung	Warum	Setup-Aufwand
Einzelne Liste benötigt einfache E-Mail	Regeln	Schnell, kein Build	Minuten
Standortübergreifend + Teams + Logik	Power Automate	Flexible Routing/Verzweigung	Stunden-Tage
Erinnerungen, Eskalationen, Admin-Ansicht	Virto-App	Integrierte Zeitpläne, Vorlagen, Überwachung	Minuten-Stunden

Virto Alerts & Reminder-App - Ultimative Alternative zur SharePoint-Benachrichtigungseinstellung 

Eine praktische, sichere Alternative ist die Virto Alerts & Reminder-App für SharePoint Online und Microsoft 365. Sie deckt die klassischen Alert-Anwendungsfälle ab und geht noch weiter mit datumsgesteuerten Erinnerungen, Teams-Zustellung, HTML-E-Mail-Vorlagen und benutzerfreundlichen Kontrollen. Kurz gesagt: Sie behalten das vertraute "Benachrichtige mich, wenn sich etwas ändert"-Muster bei, während Sie moderne Automatisierungsoptionen hinzufügen.

💡 Wussten Sie schon? Führende Unternehmen wie Disney, Sony, NATO, NASA und FedEx verlassen sich auf VirtoSoftware für Enterprise-SharePoint-Apps, die Microsoft-Sicherheitsstandards erfüllen.

Was das Produkt ist

Virto Alerts & Reminder ist eine speziell entwickelte Benachrichtigungs- und Erinnerungs-App für Microsoft 365. Sie lauscht auf Änderungen in SharePoint-Listen und Bibliotheken (und M365-Kalenderdaten), und versendet dann Benachrichtigungen nach Ihrem Zeitplan mit anpassbarem Inhalt. Sie ist für Geschäftsbenutzer und Administratoren konzipiert, die umfangreiche Benachrichtigungen ohne Hand-Bauen von Flows möchten.

Welche Aufgaben sie löst

Hier ist, wie die App im täglichen Betrieb Mehrwert bietet. Sie gibt Teams präzise Kontrolle über das, was gekennzeichnet wird, fügt zeitgesteuerte Erinnerungen und Eskalationen hinzu, und leitet Updates über Microsoft 365 weiter, damit Menschen sie dort sehen, wo sie bereits arbeiten:

• Flexible Benachrichtigungseinstellungen. Erstellen Sie Benachrichtigungen für Listen-, Bibliotheks- oder Dokumentänderungen mit präzisen Bedingungen (z. B. wenn sich der Status einer Aufgabe ändert oder eine neue Datei hochgeladen wird). Trigger und "sofortiger bis benutzerdefinierter" Zeitpläne werden unterstützt.
• Erinnerungen und Eskalationen. Konfigurieren Sie datumsgesteuerte Erinnerungen und Eskalationspfade, wenn Arbeit unbeachtet sitzt - wiederholte Zustellungen oder automatisches Benachrichtigen eines Managers, um Elemente in Bewegung zu halten. Warteschlangen und Versandverlauf sind auf höheren Ebenen verfügbar.
• Tiefe Microsoft 365-Integration. Zustellung von Benachrichtigungen an Teams-Kanäle und Outlook-E-Mail; gezielter Versand an bestimmte Benutzer oder Gruppen; optionales Beobachten von iCalendar-Feeds neben SharePoint-Daten.
• Erweiterte Anpassung. Verwenden Sie HTML-basierte Vorlagen mit reichhaltiger Formatierung, Bildern und Links, damit Nachrichten klar und markenfreundlich sind.
• Admin-Kontrollen im Maßstab. Durchsuchen Sie Mandanten-Benachrichtigungen und verwalten Sie sie zentral (Plan-abhängig), mit Enterprise-Grade-Sicherheit, die in den Planbeschreibungen erwähnt wird.

Anwendungsfall	Funktionalität
Verfolgung von Dokument-/Listenänderungen	Bedingungsgesteuerte Benachrichtigungen
Arbeit in Bewegung halten	Datumsgesteuerte Erinnerungen + Eskalationen
Benachrichtigungen dort, wo Personen arbeiten	Teams + Outlook-Zustellung
Markengerechte Nachrichten	HTML-Vorlagen
Betrieb im Großstab	Zentrale Verwaltung (Plan-abhängig)

Wichtigster Vorteil. Da die App unabhängig von klassischen SharePoint-Benachrichtigungen funktioniert, wird sie nach der Einstellung von Alerts in SharePoint Online durch Microsoft weiterhin funktionieren - damit kritische Aufgaben-, Dokument- und Benachrichtigungsflows intakt bleiben.

Wo sie Mehrwert bietet

Hier sind die alltäglichen Szenarien, in denen sie den größten Unterschied macht - Updates sichtbar halten, Arbeit mit rechtzeitigen Erinnerungen voranbringen und sanft über Standorte hinweg koordinieren:

• Dokumentenverwaltung. Teams erhalten rechtzeitige, markengerechte Benachrichtigungen auf Check-ins, Bearbeitungen und Versionswechsel - kein Durchsuchen von Bibliotheken, um zu sehen, was sich geändert hat.
• Aufgabenkoordination. Datumsgesteuerte Erinnerungen und Eskalationen halten Besitzer und Genehmiger verantwortlich, was dazu beiträgt, dass Projekte pünktlich abgeschlossen werden.
• Verteilte und hybride Teams. Das Posten zu Teams und das Versenden gezielter E-Mails reduziert die Wahrscheinlichkeit verpasster Updates und hält alle unabhängig vom Arbeitsort ausgerichtet.

Virto Alerts & Reminder ist nicht nur ein Eins-zu-Eins-Austausch - es ist ein Werkzeug der nächsten Ebene, das die Einfachheit klassischer Benachrichtigungen mit moderner Planung, Formatierung, Routing und Verwaltung verbindet. Wenn Sie Ihre SharePoint-zentrierten Workflows bewahren möchten, während Sie die Effizienz von Microsoft 365-Prozessen verbessern, passt dies perfekt.

Verbessern Sie Ihr Projektmanagement mit Virto-Apps

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Wenn Ihre Teams noch auf klassische SharePoint-Benachrichtigungen angewiesen sind, warten Sie nicht. Planen Sie jetzt, vermeiden Sie später ein Durcheinander.

Praktische Schritte zur Vorbereitung

Verwenden Sie diese Sequenz, um methodisch vorzugehen: Bestandsaufnahme, Test der Alternativen und Wahl eines Standard-Ansatzes, den Ihre Teams unterstützen können:

1. Bewerten Sie Ihre Abhängigkeit von Benachrichtigungen: Listet die Prozesse auf, die auf Benachrichtigungen angewiesen sind - Dokumentaktualisierungen, Aufgabenlisten, Genehmigungen und Fristen. Identifizieren Sie, welche Benachrichtigungen geschäftskritisch, welche angenehm zu haben und welche stillgelegt werden können. Dies gibt Ihnen ein Migrationsrückstand, der an Auswirkungen gebunden ist.
2. Testen Sie Microsofts integrierte Alternativen: Piloten Sie SharePoint-Regeln für einfache, Pro-Liste Benachrichtigungen und Power Automate für alles, das Routing, Formatierung oder Zustellung an Teams/Outlook benötigt. Notieren Sie, wer benachrichtigt werden muss, die Trigger-Bedingungen und ob E-Mail, Teams oder beides am besten funktioniert.
3. Entscheiden Sie sich für eine Drittanbieter-Option, wenn nötig: Wenn Sie HTML-Vorlagen-Nachrichten, Erinnerungen und Eskalationen, Gruppen-Targeting oder Mandanten-Ebenen-Überwachung ohne Flows benötigen, erstellen Sie eine Shortlist einer dedizierten App wie Virto Alerts & Reminder für Microsoft 365. Verwenden Sie sie dort, wo Regeln oder grundlegende Flows nicht ausreichen.

Warum ein früher Wechsel hilft

Ein früher Wechsel erhält die Kontinuität und gibt Ihnen Zeit, Ersatzteile zu verfeinern. Die Vorteile sind unmittelbar:

• Vermeiden Sie verpasste Updates. Benutzer erhalten weiterhin rechtzeitige Änderungsmitteilungen, anstatt Bibliotheken manuell zu überprüfen. 
• Schützen Sie Produktivität und Prozesszuverlässigkeit. Genehmigungen, Überprüfungen und Handoffs werden ohne Unterbrechung fortgesetzt, wenn Benachrichtigungen eingestellt werden.
  Reduzieren Sie IT-Belastung. Die phasenweise Migration ermöglicht es Administratoren, hochwertige Benachrichtigungen zuerst zu ersetzen, Muster zu verfeinern und Notfall-Fixes zu vermeiden, wenn die Einstellungstermine näher rücken.

Fazit: Erstellen Sie eine Karte von dem, was Sie haben, passen Sie jede Benachrichtigung an den richtigen Ersatz an, und beginnen Sie jetzt mit Piloten. Auf diese Weise bleibt Ihre SharePoint-zentrierte Arbeit sichtbar, verantwortlich und pünktlich, wenn klassische Benachrichtigungen endgültig ausgeschaltet werden.

Überprüfen Sie VirtoSoftware-Anwendungsfälle

Fazit zu SharePoint Online-Benachrichtigungseinstellung 

SharePoint-Benachrichtigungen gehen weg, aber praktische Benachrichtigungen in SharePoint müssen nicht. Microsoft stellt klassische Benachrichtigungen in SharePoint Online ein und lenkt Kunden zu modernen Optionen, mit vollständiger Entfernung geplant für Juli 2026. 

Microsofts integrierte Alternativen - Regeln für einfache Fälle und Power Automate für reicheres Routing - decken viele Anforderungen ab. Für die meisten Unternehmen spart der Start mit einem zuverlässigen, konfigurierbaren Werkzeug Zeit und vermeidet Provisorien. 

Virto Alerts & Reminder-App ist eine bewährte Option, die klassische Benachrichtigungen vollständig ersetzt und das hinzufügt, was Teams tatsächlich fragen: Erinnerungen, Eskalationen, HTML-E-Mail-Vorlagen und Zustellung an Teams und Outlook - alles durch Konfiguration statt Bauen von Flows verwaltet. Es behält Ihre vorhandenen SharePoint-Arbeitsmuster bei, während es modernisiert, wie Benachrichtigungen versendet werden.

Planen Sie Ihren Übergang jetzt, damit Sie nicht die Sichtbarkeit verlieren oder Genehmigungen verlangsamen, wenn die Einstellungstermine näher rücken. Erstellen Sie eine Karte Ihrer aktuellen Benachrichtigungen, wählen Sie den richtigen Ersatz für jede aus und piloten Sie vor dem Wechsel. 

Möchten Sie es live sehen? Planen Sie eine Demo oder starten Sie eine kostenlose Testversion von Virto Alerts & Reminder von der Produktseite.

Offizielle Microsoft-Ressourcen:

• SharePoint Alerts retirement - Microsoft Support  
• SharePoint Alerts retirement | Microsoft Community Hub 
• SharePoint Alerts retirement | Microsoft Community Hub 

Ergänzendes Material: