Microsoft Project gilt nach wie vor als Referenz für professionelle Projektplanung – doch für eine wachsende Zahl von Teams passt es nicht mehr. Es ist teuer, wird separat von den meisten Microsoft 365-Plänen verkauft und erfordert eine steile Lernkurve. Hinzu kommt eine grundlegende Veränderung: Microsoft stellt seine cloudbasierten Projektwerkzeuge ein. Project for the Web wurde bereits in den neuen Microsoft Planner integriert, und Microsoft Project Online wird offiziell am 30. September 2026 eingestellt. Wer sich auf eine dieser Lösungen verlässt, sollte jetzt entscheiden, wohin der Weg führt. Dieser Leitfaden vergleicht die besten Microsoft Project Alternativen 2026 nach Funktionen, Preis und Eignung – einschließlich der relevantesten Optionen für Teams, die Project Online ablösen müssen.
Abb. 1. Microsoft Project Alternativen auf einen Blick (Übersicht / Vergleich).
Kurzantwort: die besten Microsoft Project Alternativen
Wer nur eine schnelle Übersicht benötigt – hier sind die stärksten Microsoft Project Alternativen 2026 und ihre jeweilige Zielgruppe:
- Smartsheet – beste Wahl für unternehmensweite Terminplanung, Reporting und Compliance im großen Maßstab.
- Wrike – beste Wahl für Agenturen und Unternehmen mit komplexen Projektportfolios.
- Asana – beste Wahl für kollaborationsorientierte, bereichsübergreifende Teams und Marketingabteilungen.
- monday work management – beste Wahl für hochgradig visuelle, anpassbare Workflows.
- ClickUp – beste All-in-one-Plattform zum günstigen Einstiegspreis.
- Microsoft Planner (jetzt inklusive Project for the Web) – beste native Microsoft 365-Option und der vorgesehene Nachfolger für Project for the Web-Nutzer.
- Virto Kanban Board App – beste Wahl für Teams, die Enterprise-Aufgaben- und Projektmanagement direkt in Microsoft Teams und SharePoint nutzen möchten.
Auf einen Blick: die zwei meistgestellten Fragen
Was ist die beste Microsoft Project Alternative? Das hängt vom Bedarf ab: Smartsheet oder Wrike für unternehmensweites Scheduling, Asana oder monday für leichtgewichtigeres Work Management und Microsofts eigener Planner (jetzt inklusive Project for the Web) als native Microsoft 365-Option.
Wird Microsoft Project Online eingestellt? Ja. Microsoft stellt Project Online und Project for the Web zugunsten des neuen Microsoft Planner ein, was viele Teams dazu veranlasst, Alternativen zu evaluieren. Das offizielle Datum für die Einstellung von Project Online ist der 30. September 2026.
Warum jetzt nach einer Microsoft Project Alternative suchen
Zwei bekannte Kritikpunkte und eine brandneue Deadline bewegen Teams dazu, Microsoft Project 2026 zu überdenken.
Kosten und Komplexität
Microsoft Project Desktop bleibt ein separater Kauf oder ein eigenständiges Abonnement – unabhängig von den meisten Microsoft 365-Plänen, was für kleinere Unternehmen nur schwer zu rechtfertigen ist. Dazu kommt: Das Produkt ist zwar leistungsstark, aber abschreckend komplex. Die Benutzeroberfläche priorisiert detaillierte Terminplanung und Ressourcenmanagement, und ohne formale Schulung werden das Anlegen von Abhängigkeiten, das Setzen von Baselines und die Fortschrittsverfolgung zur Hürde statt zum Vorteil. Es ist auf Wasserfall-Planung ausgerichtet, bietet kaum integrierte Zusammenarbeit (keine Kommentare, keine Echtzeit-Bearbeitung, keine nativen Benachrichtigungen) und bleibt von CRM-, Finanz- und BI-Systemen isoliert, solange keine Middleware hinzugefügt wird.
Die Einstellung von Project Online und Project for the Web
Der aktuelle Anlass ist der Plattformwechsel. Microsoft hat Project for the Web eingestellt und dessen Funktionen in den neuen Microsoft Planner überführt, und Project Online wird am 30. September 2026 offiziell eingestellt. Die Desktop-App bleibt für komplexe Wasserfall-Projekte verfügbar, Cloud-Nutzer werden jedoch zu Planner geleitet – wer also noch auf Project Online oder Project for the Web setzt, muss konkret planen, bis wann die Migration abgeschlossen sein soll. Für viele Teams ist das der natürliche Anlass, Alternativen zu vergleichen, anstatt die Standardlösung einfach hinzunehmen.
Abb. 2. Microsofts Übergangspfad: Project for the Web und Project Online migrieren in den neuen Microsoft Planner.
Vergleichstabelle: die besten Microsoft Project Alternativen
Die folgende Tabelle vergleicht die führenden Microsoft Project Alternativen 2026 nach Einsatzgebiet, Kernfunktionen, Einstiegspreisen und unserer Bewertung. Die Preise entsprechen dem günstigsten kostenpflichtigen Tarif pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und wurden für diesen Leitfaden erneut geprüft. Da sich Preise häufig ändern, sollten Sie diese immer direkt beim Anbieter bestätigen.
| Tool | Beste Wahl für | Kernfunktionen | Einstiegspreis* (pro Nutzer/Monat, jährlich) | Bewertung |
|---|---|---|---|---|
| Smartsheet | Enterprise-Teams, die abteilungsübergreifend arbeiten und hohe Anforderungen an Reporting und Compliance haben | Tabellenbasiertes Grid, Gantt, Dashboards, Workflow-Automatisierung, Power BI / Teams / Outlook-Integration | Pro 9 $ · Business 19 $ (Enterprise: auf Anfrage) | Beste Enterprise-Alternative mit Struktur und Kontrolle wie MS Project |
| Wrike | Agenturen und Unternehmen mit komplexen Multi-Projekt-Portfolios unter engen Zeitplänen | Gantt, Kanban, Workload- & Ressourcenansichten, Proofing, AI Work Intelligence für Risiken/Reporting | Team 9,80 $ · Business 24,80 $ (Enterprise: auf Anfrage) | Beste Lösung für Portfolio-Transparenz und -Steuerung |
| Asana | Marketing-, Design- und bereichsübergreifende Teams mit Fokus auf klare Verantwortlichkeiten und schnelle Zusammenarbeit | Timeline (Gantt), Kanban, Workload, Ziele/Portfolios, KI-Statuszusammenfassungen | Starter 10,99 $ · Advanced 24,99 $ | Bestes kollaborationsorientiertes Work Management |
| monday work management | Visuell arbeitende Teams mit Bedarf an einem flexiblen, hochgradig konfigurierbaren Workspace | Mehrere Ansichten (inkl. Gantt ab Standard+), Automatisierungen, Dashboards, Integrationen | Basic 9 $ · Standard 12 $ · Pro 19 $ (min. 3 Plätze) | Beste Wahl für visuelle, anpassbare Workflows |
| ClickUp | Startups, Agenturen und Produktteams mit schnell wechselnden Prozessen | Liste, Board, Gantt, Timeline, Docs, Whiteboards, Automatisierung und KI | Unlimited 7 $ · Business 12 $ (Enterprise: auf Anfrage) | Bestes All-in-one zum günstigen Preis |
| Microsoft Planner (jetzt inkl. Project for the Web) | Microsoft 365-Organisationen, die einen nativen, KI-gestützten Nachfolger für Project for the Web suchen | Grid-, Board- und Timeline-Ansichten, Ziele/Sprints, Copilot und Project Manager Agent, tiefe Teams/Outlook-Integration | In vielen M365-Plänen enthalten; Premium-Funktionen erfordern separate Lizenzierung | Bester nativer Microsoft-Pfad nach Project for the Web |
| Virto Kanban Board App | Agile, Marketing- und Delivery-Teams, die Enterprise-Kanban direkt in Teams und SharePoint nutzen möchten | Anpassbare Boards, Swimlanes, Unteraufgaben, WIP-Limits, Analytics; eine Lizenz für SharePoint, Teams & Azure | Starter 2 $ (≤30) · Pro 3 $ (31–200) · 30 Tage kostenlos testen | Bestes Microsoft 365-natives Kanban |
* Preise geprüft im August 2026 auf Basis jährlicher Abrechnung. Anbieterpreise ändern sich häufig – diese Angaben dienen als Orientierung, nicht als verbindliches Angebot.
Alternativen nach Kategorie
Enterprise-Projektmanagement
Für Organisationen, die Microsofts Tiefe benötigen – Abhängigkeiten, kritischen Pfad, Ressourcenmanagement und Portfolio-Reporting – sind Smartsheet, Wrike und für Teams, die auf die Microsoft-Cloud standardisieren, Microsoft Planner die stärksten Alternativen. Smartsheet eignet sich für tabellenorientierte Unternehmenskulturen mit hohen Reporting- und Compliance-Anforderungen; Wrike ist für Agenturen und Unternehmen konzipiert, die viele parallele Projekte mit engen Zeitplänen steuern.
Leichtgewichtige und aufgabenorientierte Tools
Teams, denen Project zu schwerfällig war, wünschen sich meist schnellere Zusammenarbeit und einfachere Visualisierungen. Asana und monday work management führen in dieser Kategorie, ClickUp bietet eine flexible All-in-one-Lösung, und Trello oder Notion eignen sich für die leichtgewichtigste Aufgabenverfolgung. Wer eine deadline-orientierte visuelle Planung ohne aufwändige Automatisierung sucht, findet mit TeamGantt einen sehr flachen Einstieg.
Open-Source- und kostengünstige Optionen
Budgetbewusste Teams können ProjectLibre in Betracht ziehen (kostenlos, Desktop, liest und schreibt .mpp-Dateien von Microsoft Project) sowie das webbasierte OpenProject und LibrePlan für selbst gehostete Kontrolle. Diese Lösungen eliminieren Lizenzkosten, verlangen jedoch mehr Aufwand beim Setup, Hosting und Support.
Microsoft-native Alternativen
Wer das Microsoft-Ökosystem nicht verlassen möchte, wählt den nativen Weg über den neuen Microsoft Planner – jetzt mit Grid-, Board- und Timeline-Ansichten, Zielen und Sprints sowie KI durch Copilot und den Project Manager Agent. Wo Planner zu eingeschränkt ist, ergänzt die Virto Kanban Board App Enterprise-Aufgaben- und Projektmanagement direkt in Teams und SharePoint. Noch unentschlossen zwischen Microsofts eigenen Tools? Unsere Leitfäden zu Microsoft Planner vs. Project und den besten Microsoft Planner Alternativen helfen bei der Entscheidung.
Migration von Project Online und Project for the Web
Wer Project for the Web einsetzt, findet seine Pläne und Roadmaps jetzt im neuen Microsoft Planner – Microsoft hat beide zusammengeführt, sodass der erste Schritt oft darin besteht, zu verstehen, wo bekannte Funktionen nun zu finden sind. Wer Project Online nutzt, hat eine straffere Frist: Die Einstellung erfolgt am 30. September 2026 – daher braucht es eine Zielplattform und einen Plan, um Projekte, Zeitpläne und Reporting rechtzeitig zu migrieren.
Eine praxisnahe Migrations-Checkliste:
- Bestandsaufnahme des tatsächlichen Nutzungsumfangs – aktive Projekte, benutzerdefinierte Felder, Ressourcenpools, Berichte und eventuell vorhandene Power BI-Dashboards mit Project-Daten.
- Zielplattform wählen: Microsoft Planner für den nativen Weg, ein Enterprise-Tool wie Smartsheet oder Wrike für umfangreichere Portfolio-Anforderungen oder Microsoft 365-native Apps, wenn alles in Teams und SharePoint bleiben soll.
- Daten exportieren und zuordnen – Zeitpläne und Aufgabenlisten exportieren, anschließend Felder und Abhängigkeiten im neuen Tool abbilden, bevor der Umstieg erfolgt.
- Pilotbetrieb mit einem Team starten, Reporting und Berechtigungen validieren, dann ausrollen und den alten Arbeitsbereich vor dem Einstellungsdatum dekommissionieren.
Für Microsoft-zentrierte Teams erläutern unsere Leitfäden zu Office 365-Projektmanagement, Microsoft Teams-Projektmanagement, SharePoint-Projektmanagement und Projektportfoliomanagement, wie nach dem Wechsel ein dauerhaft tragfähiges Setup aufgebaut werden kann.
Abb. 3. Migrations-Checkliste: von Project Online / Project for the Web zur gewählten Alternative.
Worauf es bei der Wahl einer Microsoft Project Alternative ankommt
Unabhängig von der engeren Auswahl sollten alle Kandidaten anhand derselben Kriterien bewertet werden – und idealerweise werden zwei oder drei Tools vor der endgültigen Entscheidung in einem Pilotbetrieb getestet:
- Benutzerfreundlichkeit und Onboarding – wie schnell auch Nicht-Spezialisten einen Plan erstellen und pflegen können.
- Planungstiefe – Abhängigkeiten, kritischer Pfad, Baselines und Meilensteine für komplexe Projekte.
- Ansichten und Flexibilität – Gantt, Kanban, Grid und Timeline, damit Teams so arbeiten können, wie es ihnen entspricht.
- Zusammenarbeit – Kommentare, Echtzeit-Bearbeitung, Benachrichtigungen und klare Aufgabenverantwortlichkeiten.
- Microsoft 365-Integrationstiefe – wie nativ das Tool mit Teams, Outlook, SharePoint und Power BI zusammenarbeitet.
- Skalierbarkeit, Reporting und Sicherheit – Portfolio-Reporting, Administratorkontrollen und Compliance für größere Rollouts.
- Preisflexibilität – Nutzer-Tarife und Mindestanzahlen, die zur Teamgröße passen.
Wie Virto in Microsoft 365 passt
Für Teams, denen Planner zu eingeschränkt und Project zu komplex ist – und die Microsoft 365 nicht verlassen möchten – ist die Virto Kanban Board App der goldene Mittelweg. Sie erweitert Microsoft Teams und SharePoint um Enterprise-Aufgaben- und Projektmanagement, ohne dass Nutzer ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen müssen. Die App läuft nativ im eigenen Tenant, erbt die Microsoft 365-Sicherheit und skaliert vom einzelnen Projektteam bis zur großen Organisation.
Die Virto Kanban Board App bietet Enterprise-taugliche Agile-Boards mit Swimlanes, Unteraufgaben, WIP-Limits und integrierten Analytics – eine einzige Lizenz deckt SharePoint, Teams und Azure ab. Der Preis beginnt bei 2 $/Nutzer/Monat (Starter, bis 30 Nutzer) und 3 $/Nutzer/Monat (Pro, 31–200 Nutzer), Enterprise auf Anfrage – inklusive 30-tägiger kostenloser Testversion.
Sie können eine 30-tägige kostenlose Testversion unter virtosoftware.com starten oder eine Demo vereinbaren, um zu sehen, wie die Apps in Ihren Workflow passen.
Abb. 4. Die Virto Kanban Board App im Einsatz innerhalb von Microsoft Teams.
FAQ
Was ist die beste Microsoft Project Alternative?
Das hängt vom jeweiligen Bedarf ab: Smartsheet oder Wrike für unternehmensweites Scheduling, Asana oder monday für leichtgewichtigeres Work Management und Microsofts eigener Planner (jetzt inklusive Project for the Web) als native Microsoft 365-Option. Teams, die Enterprise-Aufgaben- und Projektmanagement direkt in Teams und SharePoint benötigen, können zusätzlich die Virto Kanban Board App einsetzen.
Wird Microsoft Project Online eingestellt?
Ja. Microsoft stellt Project Online und Project for the Web zugunsten des neuen Microsoft Planner ein. Die Funktionen von Project for the Web wurden bereits in Planner überführt, und Project Online wird offiziell am 30. September 2026 eingestellt – betroffene Teams sollten ihre Migration daher rechtzeitig vor diesem Datum planen.
Gibt es kostenlose Microsoft Project Alternativen?
Ja. ProjectLibre ist kostenlos, Open Source und liest .mpp-Dateien; OpenProject und LibrePlan sind kostenlos, webbasiert und selbst hostbar. Die meisten kommerziellen Tools (Asana, monday, ClickUp, Wrike, Smartsheet) bieten ebenfalls kostenlose Tarife oder Testphasen an, und die Virto Kanban Board App beinhaltet eine 30-tägige kostenlose Testversion.
Was ersetzt Microsoft Project for the Web?
Der neue Microsoft Planner. Microsoft hat Project for the Web in Planner integriert, das jetzt Grid-, Board- und Timeline-Ansichten sowie Copilot und den Project Manager Agent für KI-gestützte Planung bietet.