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Produktübersicht: Virto Workflow Automation

by Sergi Sinyugin Published: Nov 26, 2025 Latest update: Nov. 26, 2025

Reading Time: 6 mins

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Virto Workflow Automation ist jetzt das Kontrollzentrum für Ihre SharePoint On-Prem-Workflows. Seit Oktober 2025 bringt es drei bekannte Tools - Virto SharePoint Workflow Activities, Virto Workflow Status Monitor und Virto Workflow Scheduler - in einem einzigen Installer mit einer aufgefrischten Benutzeroberfläche und einer konsistenteren Admin-Erfahrung zusammen.

Anstatt mehrere Pakete und UI-Muster zu jonglieren, installieren Sie einmal und verwalten alles an einem Ort: Erstellen Sie Workflows mit einem erweiterten Satz von Code-freien Aktivitäten, verfolgen Sie deren Zustand in Echtzeit und planen Sie sie so, dass sie genau dann ausgeführt werden, wenn Sie sie benötigen. Das Kernverhalten jeder Komponente bleibt gleich, sodass Ihre bestehenden Prozesse weiterhin funktionieren, aber das Gesamterlebnis ist sauberer, schneller zu navigieren und leichter zu unterstützen.

Für Admins und Power-User, die jeden Tag in SharePoint arbeiten, wird Virto Workflow Automation effektiv zum Hub für die Konfiguration, Überwachung und Optimierung von On-Prem-Automatisierung. 💡 Vollständige technische Details und Konfigurationsanleitungen finden Sie in der aktualisierten Produktdokumentation unter docs.virtosoftware.com.

Was ist neu in Virto Workflow Automation

Bild: Installation von Virto Workflow Automation als ein Paket.

Früher hatte jedes Workflow-Tool seinen eigenen Installer und eigene Konfigurationsschritte. Mit Virto Workflow Automation können Sie:

Ein Paket installieren, um alle drei Komponenten zu erhalten.
Mit aktualisierten Layouts und visuellen Anpassungen arbeiten, die große Listen und komplexe Zeitpläne leichter lesbar und konfigurierbar machen.
Das Kernverhalten beibehalten, auf das Sie sich bereits verlassen, damit bestehende Workflows wie zuvor ausgeführt werden.

Das Bundle ist für SharePoint 2016, 2019 und Subscription Edition (SE) konzipiert und unterstützt sowohl klassische als auch moderne Seiten.

Für wen ist es gedacht?

Virto Workflow Automation richtet sich an Teams, die:

SharePoint On-Prem (2016-SE) betreiben, oft als wichtiges Line-of-Business-System.
Immer noch auf klassische SharePoint-Workflows angewiesen sind, aber mehr Aktionen, bessere Sichtbarkeit und zeitbasierte Automatisierung ohne benutzerdefinierte Codierung wünschen.
Einige Aufgaben von Power Automate in Hybrid-Umgebungen ergänzen oder auslagern müssen.

In Microsoft 365 sind SharePoint 2010-Workflows bereits eingestellt und SharePoint 2013-Workflows sind veraltet und für die vollständige Einstellung im April 2026 geplant, wobei Power Automate als empfohlenes Automatisierungs-Engine von Microsoft dient.

Für On-Premises-Kunden ist die Workflow-Engine immer noch verfügbar und weit verbreitet. Virto Workflow Automation erweitert diese Engine mit:

Eine große Bibliothek von Code-freien Aktionen (Activities).
Zentralisierte Verfolgung und Troubleshooting (Status Monitor).
Zeitbasierte Trigger und wiederkehrende Ausführungen (Scheduler).

Typische Zielgruppen:

SharePoint-Administratoren, die Workflows in gutem Zustand und unter Kontrolle halten müssen.
Geschäftsprozess-Eigentümer (HR, Finanzen, Betrieb), die Genehmigungen, Benachrichtigungen und Listen-Automatisierung ohne Entwickler-Unterstützung benötigen.
IT- und Compliance-Teams, die geplante Kontrollen, Datenbereinigungen oder regelmäßige Berichte wünschen.

Virto SharePoint Workflow Activities: Umfangreichere Workflows ohne Code

Bild: Virto Workflow Activities.

Virto SharePoint Workflow Activities bleibt das Herzstück des Bundles. Es fügt SharePoint Designer Hunderte von Aktionen hinzu, damit Sie komplexe Prozesse ohne Code-Schreiben erstellen können.

Hauptfunktionen:

Code-freie Workflow-Erstellung: Verwenden Sie einen visuellen Designer und Drag-and-Drop-Aktionen, um Prozesse für Dokumentengenehmigungen, Onboarding, Vertragsverwaltung oder Benachrichtigungen zu erstellen. Das Toolkit ist ein Code-freier Satz von über 270 benutzerdefinierten Aktivitäten für SharePoint Workflows 2010 und 2013, kompatibel mit SharePoint 2019, 2016 und SE.
Erweiterte SharePoint-Aktionen: Gehen Sie weit über die vorkonfigurierten Workflow-Aktionen hinaus:
- Versenden Sie umfangreiche E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen.
- Versenden Sie SMS und andere Nachrichten über unterstützte Gateways.
- Arbeiten Sie mit Dateien, Ordnern, Listen, Berechtigungen, verwalteten Metadaten und Arrays.
- Integrieren Sie sich mit externen Systemen mithilfe von SQL-, Fax- und benutzerdefinierten Code-Aktivitäten.
Berechtigungen und Governance: Aktionen zum Gewähren, Anpassen und Wiederherstellen von Berechtigungen auf Sites, Listen, Elementen und Ordnern helfen Ihnen, Sicherheitsänderungen als Teil eines Workflows zu automatisieren - beispielsweise um den Zugriff auf ein Dokument zu beschränken, wenn es eine bestimmte Phase erreicht.
Dienstprogramm-Aktionen für reale Logik: Datums-/Zeitberechnungen, String-Manipulation, Array-Operationen und Metadaten-Aktionen helfen Ihnen, Fristen, dynamischen Text und komplexe Listen-Abfragen innerhalb eines einzelnen Workflows zu verarbeiten.

Beispiel-Anwendungsfälle:

HR-Onboarding: Wenn ein neues Mitarbeiter-Listen-Element erstellt wird, führen Sie automatisch Folgendes aus:
- Erstellen Sie kontobezogene Aufgaben, weisen Sie diese zu und versenden Sie E-Mail-/SMS-Benachrichtigungen an Stakeholder.
- Fügen Sie den Benutzer zu den richtigen SharePoint-Gruppen hinzu und aktualisieren Sie die Berechtigungen auf wichtigen Bibliotheken.
Dokumentenlebenszyklus: Verschieben Sie Dokumente automatisch zwischen Bibliotheken, aktualisieren Sie Metadaten und beschränken Sie Berechtigungen, wenn sie von Entwurf über genehmigt bis archiviert gehen.
Datenwartung: Durchlaufen Sie Elemente und aktualisieren Sie Felder in Massen, oder importieren Sie CSV-Daten auf einem Zeitplan in Listen, indem Sie eine Kombination aus Activities und Scheduler verwenden.

Virto Workflow Status Monitor: Echtzeitvisibilität und Kontrolle

Bild: Virto Workflow Status Monitor.

Virto Workflow Status Monitor bietet Ihnen ein Dashboard für alles, was auf Ihrer SharePoint-Site läuft. Anstatt sich durch einzelne Listen und Elemente zu wühlen, erhalten Sie eine konsolidierte Ansicht mit Verwaltungskontrollen.

Was es tut:

Einzelne Liste aller Workflows: Sehen Sie Workflows auf einer Site oder Liste an einem Ort, einschließlich:
- Workflow-Titel
- Status (läuft / Fehler)
- Quell-Liste und Element: Dies macht es einfach, steckengebliebene oder fehlerhafte Workflows zu erkennen.
Filterung und Fehler-Hervorhebung: Filtern Sie nach Liste, Element, Workflow-Definition, Datum oder Status und finden Sie schnell Einträge, bei denen Fehler aufgetreten sind. Die Fehler-Hervorhebung lenkt Aufmerksamkeit auf problematische Instanzen, damit Sie handeln können, bevor Benutzer eskalieren.
Workflow-Verwaltungsaktionen: Auf dem gleichen Bildschirm können Sie:
- Neue Workflows starten.
- Laufende Workflows beenden.
- Zuvor beendete neu starten.

Typische Szenarien:

Überwachung von hochvolumigen Genehmigungsworkflows (z.B. Rechnungen, Bestellanfragen).
Schnelle Identifizierung von Workflows, die routinemäßig bei bestimmten Listen oder Content-Types Fehler aufweisen.
Bereitstellung einer "Kontrollturm"-Ansicht für Administratoren während Upgrades oder Konfigurationsänderungen.

Virto Workflow Scheduler: Zeitbasierte Workflows für SharePoint

Bild: Virto Workflow Scheduler.

Virto Workflow Scheduler ist die Timing-Engine im Bundle. Es behandelt wiederkehrende oder verzögerte Ausführung von SharePoint-Workflows, ohne dass zusätzliche Skripte oder benutzerdefinierte Dienste erforderlich sind.

Was es tut

Automatische Ausführung nach Zeitplan: Führen Sie jeden SharePoint-Workflow innerhalb einer einzelnen Site-Sammlung zu bestimmten Daten und Zeiten aus.
Flexible Planungsoptionen: Wählen Sie aus:
- Einmalige Ausführungen (z.B. eine einmalige Migration oder Bereinigung).
- Tägliche, wöchentliche oder monatliche Zeitpläne.
- Benutzerdefinierte Wiederholungen wie "jede Stunde" oder "jeden Wochentag um 18:00 Uhr".
Gezielt begrenzte Datenbereich: Der Scheduler kann:
- Workflows für ein bestimmtes Listen-Element auslösen.
- Elemente in einer bestimmten Ansicht als Ziel festlegen.
- Eine CAML-Abfrage verwenden, um nur auf Elemente auszuführen, die Ihren Bedingungen entsprechen.
Site-ebene Workflows: Sie können Workflows auf Site-Ebene ausführen, nicht nur auf Listen. Das bedeutet, dass siteweite Kontrollen und Wartungsaufgaben möglich sind, indem Sie eine Konfiguration verwenden, anstatt viele.

Beispiel-Anwendungsfälle:

Nächtliche Compliance-Kontrollen: Jede Nacht einen Workflow ausführen, der überfällige Dokumente oder Aufgaben identifiziert und Erinnerungen oder Eskalationen versendet.
Wöchentliche Bereinigung: Wöchentlich automatisch abgeschlossene Elemente archivieren oder in Archive-Bibliotheken verschieben.
Monatliche Berichte: Am ersten des Monats Workflows ausführen, die Daten in Berichtslisten aggregieren oder Zusammenfassungs-E-Mails versenden.

Testen Sie das aktualisierte Workflow Automation Web Part

Virto Workflow Automation behält Ihre vorhandene Workflow-Logik bei und bietet Ihnen gleichzeitig eine saubere, zentralisierte Möglichkeit, diese auf SharePoint Server zu erstellen, zu überwachen und zu planen.

Sie können das aktualisierte Web Part für SharePoint On-Premises hier herunterladen und testen:
Testen Sie Virto Workflow Automation für SharePoint On-Prem

Sergi Sinyugin