Kurze Antwort. Virto Calendar App hat keine eigenen Berechtigungen für Termine. Die App zeigt Termine aus Ihren Microsoft 365-Quellen, etwa Outlook-Kalendern, SharePoint-Listen und Gruppenkalendern, und jede Person sieht und bearbeitet nur, was ihre eigenen Microsoft 365-Rechte in der jeweiligen Quelle erlauben. Virto Shared Calendar funktioniert umgekehrt: Er verwaltet eigene Termine, und der Besitzer des Kalenders legt fest, wer ansieht und wer bearbeitet. In Virto Calendar App braucht jede Person eine Lizenz, die den Kalender öffnet; in Virto Shared Calendar nur die Personen, die Termine anlegen oder bearbeiten.
Der Vertrieb hört zu Virto-Kalendern immer dieselben drei Fragen: Wer sieht diesen Kalender, wer kann ihn ändern, und warum sieht meine Kollegin etwas, das ich nicht sehe? Dieser Leitfaden beantwortet sie für beide Produkte, Quelle für Quelle.
Zwei Produkte, zwei Berechtigungsmodelle
| Virto Calendar App | Virto Shared Calendar | |
|---|---|---|
| Wo die Termine liegen | In Ihren Microsoft 365-Quellen: Outlook- und Exchange-Kalender, Gruppenkalender von Microsoft 365, Raum- und Ressourcenkalender, SharePoint-Listen, Planner, öffentliche Ordner, iCal-Feeds | Im Kalender selbst, von VirtoSoftware auf Microsoft Azure gespeichert |
| Wer entscheidet, wer einen Termin sieht | Die Quelle: Jede Person sieht, was Microsoft 365 ihr zeigt | Der Besitzer des Kalenders: privat, für die ganze Organisation oder per Link geteilt |
| Wer Termine anlegen und bearbeiten kann | Personen mit Bearbeitungsrechten in der Quelle | Besitzer und Mitglieder des Kalenders |
| Personen außerhalb Ihrer Organisation | Nur als Gäste der SharePoint-Website, auf der der Kalender liegt | Ein Freigabelink mit Lese- oder Bearbeitungszugriff, ohne Microsoft-Konto |
| Wer eine Lizenz braucht | Jede Person, die den Kalender öffnet, auch wer ihn nur ansieht | Nur die Personen, die Termine anlegen oder bearbeiten |
Virto Calendar App: Die Quelle entscheidet
Eine Zustimmung, danach die Rechte jeder Person
Ein Mandantenadministrator installiert die App und erteilt die Zustimmung einmal für die ganze Organisation. Danach liest und schreibt die App Termine über Microsoft Graph mit delegierten Berechtigungen: Jede Anfrage läuft mit den Rechten der angemeldeten Person. Die App nutzt keine Anwendungsberechtigungen, mit denen sie mehr sehen könnte als diese Person.
Wer was sieht
Ein Kalender in Virto Calendar App ist eine Reihe von Quellen, die zusammen angezeigt werden. Wenn eine Person ihn öffnet, wird jede Quelle mit den Rechten dieser Person geladen:
- Eine Quelle, die sie in Microsoft 365 öffnen kann, zeigt ihre Termine.
- Eine Quelle, die sie nicht öffnen kann, erscheint für sie einfach nicht. Der Rest des Kalenders funktioniert wie gewohnt, ohne Fehlermeldung.
Zwei Kollegen, die denselben Kalender öffnen, auf derselben SharePoint-Seite oder in derselben Teams-Registerkarte, können also unterschiedliche Termine sehen. Das ist so vorgesehen: Der Kalender zeigt niemandem einen Termin, den Microsoft 365 vor dieser Person verbergen würde.
Daran ändert sich nichts, wenn Sie den Kalender zu einer Seite oder einem Teams-Kanal hinzufügen. Wenn Sie ein Webpart auf einer SharePoint-Seite für eine Zielgruppe ausblenden, steuern Sie, wer das Webpart sieht; Zugriff auf Termine wird dadurch weder gewährt noch entzogen.
Wer Termine anlegen und bearbeiten kann
Auch die Bearbeitungsrechte kommen aus der Quelle:
| Quelle | Wer Termine anlegen oder ändern kann |
|---|---|
| SharePoint-Liste | Personen mit der Berechtigung Elemente hinzufügen, Elemente bearbeiten oder Elemente löschen für die Liste. Nur Elemente anzeigen heißt nur lesen. Sie können eine SharePoint-Datenquelle im Kalender außerdem schreibgeschützt einstellen. |
| Outlook- oder Exchange-Kalender | Personen, denen der Besitzer in Outlook Bearbeitungs- oder Stellvertreterzugriff gegeben hat. Lesezugriff bleibt in Virto Calendar App Lesezugriff. |
| Gruppenkalender von Microsoft 365 | Standardmäßig alle Besitzer und Mitglieder der Gruppe. Unten steht, wie Sie ihn im Kalender schreibgeschützt machen. |
| Öffentlicher Ordner | Personen mit den Rechten Bearbeiter, Veröffentlichender Bearbeiter oder Besitzer für den Ordner. Prüfer können nur lesen. |
| iCal-Feed | Niemand: iCal-Feeds sind schreibgeschützt. |
In der Ansicht Multi Source können Sie Termine bearbeiten und in der Länge ändern, aber keinen Termin von einer Quelle in eine andere verschieben.
Gruppenkalender von Microsoft 365 und wie sie sich überlagern
Jede Microsoft 365-Gruppe hat einen eigenen Kalender, und Virto Calendar App kann mehrere davon in einer Ansicht zeigen:
- Öffnen Sie in Outlook im Web Gruppen, wählen Sie die Gruppe aus und kopieren Sie ihre E-Mail-Adresse.
- Öffnen Sie in den Einstellungen des Virto-Kalenders Exchange settings, wählen Sie Display events from resource calendars und fügen Sie die Adresse ein.
- Wiederholen Sie das für jede Gruppe, geben Sie jeder Gruppe eine eigene Hintergrund- und Schriftfarbe und schalten Sie in den General-Einstellungen die Legende ein, damit man die Gruppen unterscheiden kann.
Zwei Regeln bestimmen, was Personen in einer solchen Überlagerung sehen:
- Nur Mitglieder sehen die Termine einer Gruppe. Microsoft 365 öffnet einen Gruppenkalender nur für die Mitglieder dieser Gruppe, daher sieht eine Kollegin, die nicht Mitglied ist, die Termine dieser Gruppe in der Überlagerung nicht. Gäste können Gruppenkalender gar nicht öffnen (Microsoft Learn). Wenn alle die Termine jeder Abteilung sehen sollen, nehmen Sie die Personen in die Gruppen auf oder legen Sie diese Termine in einer Quelle ab, die alle lesen können.
- Mitglieder können bearbeiten, solange Sie nichts anderes festlegen. Standardmäßig sind alle Besitzer und Mitglieder einer Gruppe Bearbeiter. Damit ein Gruppenkalender in der Überlagerung schreibgeschützt bleibt, klicken Sie auf das Zahnrad neben diesem Gruppenkalender und setzen Sie seine Mitglieder auf Reviewer. Das gilt innerhalb von Virto Calendar App; um die Rechte in Exchange selbst zu ändern, nutzt ein Administrator Exchange PowerShell.
Wenn die meisten Personen einen Kalender nur ansehen und wenige ihn pflegen, ist eine SharePoint-Liste oft die einfachste Quelle: Geben Sie allen Elemente anzeigen und den Bearbeitern Elemente hinzufügen und Elemente bearbeiten.
Wer den Kalender selbst ändern kann
Termine sind das eine, die Einstellungen des Kalenders das andere. Unter dem Zahnradsymbol legt Settings > Permission fest, wer sie ändern darf, für den ganzen Mandanten oder für die aktuelle Website:
- Calendar Manager bearbeiten Kalender und ihre Datenquellen.
- License Manager verwalten Lizenzen und ernennen Calendar Manager.
- Websitesammlungsadministratoren stehen immer auf der Liste.
Alle anderen nutzen die Kalender, ohne sie zu ändern: Personen mit Lesezugriff können Kalender und Datenquellen nicht speichern, kopieren oder löschen.
Personen außerhalb Ihrer Organisation
Virto Calendar App hat keinen öffentlichen oder anonymen Link. Externe Personen nehmen als Gäste der SharePoint-Website teil, auf der der Kalender liegt: Sie sehen die Virto-Kalender auf einer Website, die sie öffnen können, und bearbeiten sie, wenn die Website es erlaubt. Gruppenkalender von Microsoft 365 und ihre eigenen persönlichen Kalender können sie dort nicht öffnen, und externe Benutzer in freigegebenen Teams-Kanälen werden nicht unterstützt.
Virto Shared Calendar: Der Kalender entscheidet
Virto Shared Calendar ist eine eigene Web- und Teams-App. Sie liest Ihre Outlook- oder SharePoint-Kalender nicht, sondern verwaltet eigene Termine, die VirtoSoftware auf Microsoft Azure speichert. Die Berechtigungen werden für jeden Kalender unter Calendar settings > Permissions festgelegt:
- Privater Kalender. Angehakt sehen nur Sie den Kalender. Nicht angehakt sehen ihn alle Benutzer Ihrer Organisation.
- Berechtigungsmodus. Im Modus Default öffnet jeder Benutzer den Kalender als Besitzer. Im Modus Restricted bearbeiten Besitzer Termine und ändern den Kalender, Mitglieder bearbeiten Termine, und alle anderen sehen nur zu.
- Besitzer und Mitglieder werden über Namen oder E-Mail-Adresse hinzugefügt.
Die Freigabe nach außen ist eingebaut. Ein Freigabelink gibt jeder Person Lese- oder Bearbeitungszugriff, ohne Microsoft-Konto, und ein anderer Microsoft 365-Mandant kann den Kalender hinzufügen, indem er seinen Link unter Add shared calendar einfügt. Sie können der Ansicht außerdem iCal-Feeds hinzufügen, etwa gesetzliche Feiertage.
Eines sollten Sie prüfen, bevor Sie externe Personen zu Microsoft Teams hinzufügen: Ein externer Benutzer, den Sie Ihrem Team hinzufügen, kann auch Ihren Virto Shared Calendar sehen.
Lizenzen folgen derselben Trennung
- Virto Calendar App: Jede Person, die den Kalender öffnet, belegt eine Lizenz, auch wer ihn nur ansieht. Die Lizenz wird automatisch zugewiesen, wenn eine Person die App zum ersten Mal öffnet, und eine Lizenz gilt für diese Person in SharePoint, in Teams und im Browser. Zählen Sie die Personen, die den Kalender tatsächlich öffnen, nicht alle Benutzer Ihres Mandanten.
- Virto Shared Calendar: Nur die Personen, die Termine anlegen oder bearbeiten, brauchen eine Lizenz. Betrachter sind kostenlos.
Welches Produkt passt
- Wählen Sie Virto Calendar App, wenn Ihre Termine schon in Microsoft 365 liegen, in Outlook, Gruppenkalendern, SharePoint-Listen oder Planner, und Sie eine Ansicht wollen, die die Berechtigungen jeder Quelle respektiert.
- Wählen Sie Virto Shared Calendar, wenn Sie einen eigenständigen Kalender brauchen, den viele ansehen und wenige bearbeiten, oder den Sie per Link mit Personen außerhalb Ihrer Organisation teilen.
Unsicher? Der Vergleich der beiden Kalender stellt sie nebeneinander.
