Business Workflow Management Software: Systeme, Beispiele und Implementierung

Workflow-Management bedeutete früher, dass jemand per E-Mail hinter Unterschriften herjagt und Tabellen manuell aktualisiert. Im Jahr 2025 sieht das ganz anders aus. Prozesse laufen über SharePoint, Teams, Outlook und branchenspezifische Systeme. Genehmigungen starten automatisch. Daten fließen zwischen Tools, ohne dass jemand etwas kopieren und einfügen muss. Und wenn etwas ins Stocken gerät, lässt sich meist genau erkennen, wo und warum.

Das ist das Terrain der Workflow-Management-Software: Tools, die Prozessschritte erfassen, Aufgaben an die richtigen Personen weiterleiten, Regeln durchsetzen und Transparenz schaffen. Dazu gehören leistungsstarke BPM-Plattformen ebenso wie Low-Code-Tools oder spezialisierte Add-ons innerhalb von Microsoft 365, Jira oder Salesforce.

In diesem Artikel erläutern wir, was Workflow-Management-Software wirklich leistet, wie sie technisch funktioniert, welche Rolle SharePoint und Microsoft 365 heute spielen und wie die Workflow-Tools von VirtoSoftware diesen Stack erweitern. Wir schauen auch über die Microsoft-Welt hinaus und stellen eine Auswahl der besten Workflow-Management-Tools vor.

All das hat einen wichtigen Hintergrund: Die klassischen SharePoint 2013-Workflows in Microsoft 365 laufen auf ihr Abschaltungsdatum zu. Das hat reale Konsequenzen für alle, die noch darauf setzen, und beeinflusst die Planung neuer Automatisierungsprojekte. Ein Teil dieses Leitfadens befasst sich damit, diesen Wandel zu verstehen und jetzt einen zukunftssichereren Workflow-Ansatz zu etablieren – bevor die alte Engine verschwindet.

Das Konzept der Workflow-Management-Software im Unternehmenskontext

Um Workflow-Management zu verstehen, muss man zunächst verstehen, was ein Workflow eigentlich ist.

Was ist ein Workflow im Business Process Management?

Ein Geschäftsworkflow besteht aus definierten Schritten, Aufgaben und Aktionen, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters folgt einem Workflow: Stellenausschreibung, Bewerbungsprüfung, Vorstellungsgespräche, Referenzprüfungen, Angebot und Onboarding-Unterlagen. Die Genehmigung einer Rechnung ebenfalls: Einreichung, Prüfung durch den Vorgesetzten, Budgetprüfung, Freigabe durch die Direktion und Zahlungsabwicklung. Auch die Bearbeitung eines Urlaubsantrags hat ihren eigenen Workflow: Einreichung durch den Mitarbeiter, Kalenderprüfung, Genehmigung durch den Vorgesetzten, HR-Benachrichtigung und Gehaltsabrechnung.

Business-Workflow-Management befasst sich mit der Analyse dieser Abläufe, ihrer effizienten Gestaltung, konsistenten Ausführung, Fortschrittsüberwachung und kontinuierlichen Optimierung. Das Ziel ist maximale operative Effizienz durch vorhersehbare, wiederholbare Prozesse.

Abb. Kernelemente eines Geschäftsworkflows.

Was ist Workflow-Management-Software?

Workflow-Management-Software stellt die digitalen Tools bereit, um dies zu erreichen. Diese Plattformen ermöglichen es Unternehmen, visuelle Modelle ihrer Workflows zu erstellen, Aufgaben basierend auf Bedingungen automatisch an die richtigen Personen weiterzuleiten, den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen und sicherzustellen, dass jeder Schritt den festgelegten Regeln folgt. Anstatt auf E-Mail-Ketten und manuelle Übergaben zu setzen, wird die Software zur treibenden Kraft hinter den Abläufen.

Im Kern machen diese Tools Arbeit vorhersehbarer, schneller und transparenter. Wenn jemand ein Dokument zur Genehmigung einreicht, weiß das System genau, wer es in welcher Reihenfolge prüfen muss und welche Kriterien in jeder Phase erfüllt sein müssen. Dauert ein Schritt zu lange, kann das System Erinnerungen senden oder an eine Führungskraft eskalieren. Tritt ein Fehler auf, liefert das System einen vollständigen Audit-Trail mit genau dem, was passiert ist.

Zentrale Funktionen von Workflow-Management-Software umfassen mehrere wesentliche Fähigkeiten:

• Visual Modeling liefert einfache Designer, mit denen Sie Prozessdiagramme ohne Programmieraufwand erstellen können – häufig als Low-Code- oder No-Code-Plattformen bezeichnet. Sie zeichnen Kästchen und Pfeile für Schritte und Verbindungen, und die Software kümmert sich um die technische Umsetzung.
• Aufgabenmanagement und Routing übernimmt die automatische Zuweisung von Aufgaben an Verantwortliche auf Basis von Bedingungen. Übersteigt ein Ausgabenrapport einen bestimmten Betrag, sendet das System ihn zur Genehmigung an eine Direktion statt nur an eine Führungskraft. Erwähnt ein Support-Ticket ein bestimmtes Produkt, leitet es das System an das zuständige Team weiter.
• Integrationsfähigkeiten erlauben der Software, sich mit anderen Systemen zu verbinden, die Sie bereits nutzen. CRM-Plattformen, ERP-Systeme, E-Mail-Dienste, SharePoint-Bibliotheken und Hunderte weiterer Anwendungen können Daten mit Ihrem Workflow-System austauschen, manuelle Dateneingabe eliminieren und Informationen synchron halten.
• Formulare und Datenerfassung ermöglichen die Erstellung digitaler Formulare, die bei der Einreichung automatisch Prozesse auslösen. Füllt ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag aus, startet die Genehmigung sofort – ohne manuelles Weiterleiten von E-Mails oder zusätzliche Formulare.
• Berichte und Analysen bieten Tools, um zu analysieren, wie lange Prozesse dauern, wo Verzögerungen entstehen und welche Schritte am meisten Zeit verbrauchen oder die meisten Fehler verursachen. Diese datengestützte Transparenz ermöglicht kontinuierliche Verbesserung statt Verlassen auf anekdotisches Feedback.

Abb. Funktion → Was sie Ihnen gibt.

Die Hauptkomponenten eines Workflow-Management-Systems arbeiten zusammen, um eine funktionierende Automatisierungs-Engine zu schaffen:

• Prozess-Routing definiert die Abfolge der Schritte – wer was in welcher Reihenfolge und unter welchen Bedingungen tut.
• Automatisierungsregeln legen Bedingungen, Auslöser und Übergänge fest, die bestimmen, wie Arbeit voranschreitet.
• Verantwortliche und Rollen geben an, wer an jedem Schritt beteiligt ist und welche Berechtigungen diese Personen haben.
• Monitoring und Reporting verfolgen den Fortschritt und geben Einblick in die Systemleistung.
• Integration mit anderen Systemen stellt sicher, dass Workflow-Software innerhalb Ihres bestehenden Technologie-Ökosystems funktioniert, anstatt Sie dazu zu zwingen, bereits genutzte Tools aufzugeben.

💡 Mehr dazu in verwandten Ressourcen:

• SharePoint Workflows: How to Create and Use Them
• Boost Your Workflow with Kanban Swimlanes: Best Practices and Top Applications
• SharePoint Automation: Best Practices, Use Cases and Recommended Tools
• SharePoint Alerts Retirement: Alternatives and Next Steps

Zentrale Vorteile der Implementierung von Workflow-Management-Software

Das sind die wichtigsten Vorteile, die Sie durch die Einführung von Workflow-Management-Software erwarten können:

• Höhere Effizienz und Geschwindigkeit: Das ist meist der Vorteil, den Sie am schnellsten spüren. Automatisierung beseitigt die Verzögerungen, die entstehen, wenn jemand daran denken muss, eine E-Mail weiterzuleiten, die nächste Person zu benachrichtigen oder fehlende Informationen aufzuspüren. Workflow-Software stellt sicher, dass jede Aufgabe zur richtigen Zeit zur richtigen Person gelangt – mit dem nötigen Kontext bereits beigefügt. Eine Dokumentengenehmigung, die sich per E-Mail eine Woche hinziehen könnte, lässt sich in wenigen Stunden erledigen, wenn das System automatisch weiterleitet und bei erforderlicher Aktion Benachrichtigungen sendet.
• Weniger Fehler durch Standardisierung: Manuelle Datenübertragung führt fast immer zu Fehlern. Zahlen werden falsch eingetippt, Felder übersprungen, wichtige Details schaffen es nie vom Originalformular in den Enddatensatz. Workflow-Management-Tools standardisieren, wie Informationen erfasst und weitergegeben werden. Daten, die zu Beginn eines Prozesses eingegeben werden, fließen ohne manuelle Neueingabe durch jeden Schritt – das erhält Genauigkeit und Konsistenz von Anfang bis Ende.
• Mehr Transparenz und Verantwortlichkeit: Eine der größten Frustrationen bei manuellen Prozessen ist es, nicht zu wissen, wo Arbeit feststeckt oder wer den nächsten Schritt besitzt. Eine Workflow-Plattform zeigt den Echtzeitstatus jedes Prozesses, hebt wiederkehrende Engpässe hervor und erleichtert die Verfolgung von Fristen, damit Elemente nicht still verschwinden. Wenn eine wichtige Genehmigung drei Tage lang nicht weitergegangen ist, sehen Sie genau, wo sie wartet und wer reagieren muss. Dieses Maß an Transparenz fördert natürlich die Verantwortlichkeit, weil jeder weiß, dass seine Aufgaben nachverfolgt werden.
• Verbesserte Compliance und Prüfungsbereitschaft: Für Organisationen mit regulatorischen oder internen Richtlinienanforderungen ist das ein wesentlicher Vorteil. Das System zeichnet automatisch auf, wer was wann getan hat, welche Informationen eingesehen wurden und welche Kriterien angewendet wurden. Dieser lückenlose Audit-Trail macht interne Überprüfungen und externe Audits erheblich einfacher. Wenn Prüfer nach Belegen für den korrekten Genehmigungsweg fragen, können Sie ein detailliertes Protokoll vorlegen, anstatt Zeitabläufe aus Posteingängen und dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
• Skalierbare Prozesse beim Wachstum: Mit zunehmender Unternehmensgröße wird manuelle Koordination zum Engpass. Workflow-Management-Software ermöglicht es, höhere Volumina zu bewältigen und neue Prozesse einzuführen, ohne den Personalbestand im gleichen Tempo zu erhöhen. Sobald Schlüsselschritte automatisiert sind, kann die gleiche Infrastruktur, die hundert Dokumente verarbeitet hat, auch tausend verarbeiten. Wird ein neuer Prozess benötigt, entwerfen Sie den Workflow einmal und lassen das System ihn wiederholt ausführen – anstatt jemanden damit zu beauftragen, jeden Schritt manuell zu steuern.

👉 Wie unterscheidet sich Workflow-Prozess-Software von einem Business-Workflow-Management-System? Workflow-Prozess-Software konzentriert sich in der Regel auf die Automatisierung eines einzelnen Prozesses oder einer kleinen Gruppe von Aufgaben von Anfang bis Ende – etwa ein Genehmigungsfluss oder eine Ticket-Übergabe. Ein Business-Workflow-Management-System ist breiter angelegt: Es bietet eine zentrale Plattform, um viele Workflows organisationsweit zu entwerfen, auszuführen, zu überwachen und zu verbessern, mit zusätzlichen Funktionen wie Analysen, Governance und Integration in mehrere Systeme.

Anwendungsfälle für Workflow-Management-Software

Workflow-Management-Plattformen sind nicht auf eine Abteilung oder eine Handvoll Nischenprozesse beschränkt. Sobald Sie die Schritte, Regeln und Genehmigungen hinter der alltäglichen Arbeit definiert haben, können Sie die Automatisierung auf nahezu jedes Team anwenden. Von Einstellung und Onboarding bis hin zu Rechnungsgenehmigungen, Ticket-Bearbeitung und Dokumentensteuerung – dieselben Kernfähigkeiten (Routing, Benachrichtigungen, Genehmigungen und Tracking) entfalten sich auf unterschiedliche Weise. Die folgenden Beispiele zeigen, wie diese Bausteine in HR, Finanzen, IT und darüber hinaus zusammenwirken.

1. Personalwesen: HR-Teams führen viele wiederkehrende Prozesse durch, die ideal für die Automatisierung sind. Einstellungs-Workflows können Stellenausschreibungen veröffentlichen, Bewerbungen basierend auf Rolle und Abteilung an die richtigen Einstellungsleiter weiterleiten, Vorstellungsgesprächserinnerungen planen, Referenzprüfungen anfordern und Angebotsschreiben erstellen, sobald Genehmigungen vorliegen.

   Onboarding-Workflows übernehmen dann: Benutzerkonten erstellen, Schulungsmodule zuweisen, Steuer- und Compliance-Dokumente sammeln, Orientierungsveranstaltungen planen und IT, Facility-Management und andere Teams benachrichtigen, wenn ein neuer Mitarbeiter Geräte oder Systemzugang benötigt. Sogar Routineaufgaben wie Urlaubsanträge lassen sich automatisieren, sodass Anträge an den richtigen Vorgesetzten weitergeleitet, gegen Teamkalender geprüft, Urlaubssalden aktualisiert und nach Genehmigung Benachrichtigungen an die Gehaltsabrechnung ausgelöst werden.

2. Finanzen: Finanzteams verlassen sich auf klare Genehmigungsketten und strenge Kontrolle des Cashflows. Rechnungsgenehmigungsworkflows können Rechnungen basierend auf Betrag, Abteilung oder Lieferant an die entsprechenden Genehmiger weiterleiten, bei stockenden Genehmigungen automatisch eskalieren, die Budgetverfügbarkeit vor der Freigabe prüfen und nach Abschluss aller Genehmigungen die Zahlung auslösen.

   Budgetantragsworkflows standardisieren, wie Teams Mittel beantragen, und stellen sicher, dass jeder Antrag die erforderlichen Begründungen und Anhänge enthält. Sie leiten Vorschläge durch die entsprechenden Prüfstufen und bewahren einen vollständigen Audit-Trail jeder Entscheidung. Beschaffungsworkflows verwalten Bestellanforderungen von der ersten Anfrage über die Lieferantenprüfung, Genehmigungen auf jeder Ausgabenstufe bis hin zur endgültigen Bestellerstellung.

3. IT und Service-Desks: IT- und Service-Teams bearbeiten einen ständigen Zustrom von Tickets, die schnell triagiert, weitergeleitet und gelöst werden müssen. Automatisierte Ticket-Workflows kategorisieren Anfragen beim Eingang, weisen sie basierend auf Problemtyp und Dringlichkeit den richtigen Spezialisten zu, eskalieren Tickets, die über ein definiertes SLA hinaus ungelöst bleiben, und schließen Tickets erst, wenn der Antragsteller bestätigt, dass das Problem behoben ist.

   Access-Request-Workflows verwalten Systemzugang und Berechtigungsänderungen. Anfragen durchlaufen Sicherheits- und Vorgesetztengenehmigung, Konten und Berechtigungen werden nach Genehmigung automatisch erstellt oder aktualisiert, und ein detailliertes Protokoll wird für Compliance- und Sicherheitsaudits gespeichert.

4. Dokumentenmanagement: Dokumentenintensive Prozesse profitieren ebenfalls erheblich von der Workflow-Automatisierung. Vertragsgenehmigungsworkflows leiten Vereinbarungen durch rechtliche Prüfung, Genehmigung durch den Geschäftsinhaber, Freigabe durch die Geschäftsführung und dann in das richtige Repository zur Aufbewahrung. Interne Antragsworkflows verwalten alles von Facility-Änderungen bis zu Anfragen für kreative Assets und stellen sicher, dass jede Einreichung einem Standardweg folgt und nicht in einem Posteingang verloren geht.

   Archivierungsworkflows verschieben abgeschlossene Dokumente automatisch an den richtigen Langzeitspeicherort, wenden Aufbewahrungsregeln an und helfen dabei, das Dokumentenlebenszyklusmanagement mit regulatorischen Anforderungen in Einklang zu halten.

Abb. Wo Automatisierung zuerst greift.

Erkunden Sie VirtoSoftware-Anwendungsfälle:

• Secure Productivity for IGOs
• Multiple File Management
• Compliance Management Software

Beispiele aus verschiedenen Organisationsumfeldern

Bisher haben wir betrachtet, wo Workflow-Automatisierung in verschiedenen Teams passt. Um es greifbarer zu machen, hilft es, zu sehen, wie das in der Praxis aussieht. Die folgenden Beispiele zeigen, wie Organisationen in Bereichen wie Finanzdienstleistungen, Fertigung, Kundensupport und großem Unternehmens-HR Workflow-Management-Software eingesetzt haben, um Durchlaufzeiten zu verkürzen, Risiken zu reduzieren und die Erfahrung für Mitarbeiter und Kunden zu verbessern.

1. Beispiel für Genehmigungen in Finanzdienstleistungen: Ein Finanzdienstleistungsunternehmen kann Workflow-Automatisierung einsetzen, um Dokumentengenehmigungen für Kundenverträge und regulatorische Einreichungen zu optimieren. Anstatt dass ein einzelnes Dokument 12 Tage lang zwischen Posteingängen hin- und herwandert und ins Stocken gerät, wenn jemand auf Reisen ist oder eine E-Mail verpasst, könnte das Unternehmen einen digitalen Genehmigungsweg definieren, der jeden Punkt automatisch von einem Prüfer zum nächsten bewegt. Genehmiger erhalten gezielte Benachrichtigungen, Fristen werden verfolgt, und das System kann die Durchlaufzeit auf etwa 3 Tage reduzieren. Gleichzeitig zeichnet ein automatisierter Audit-Trail jede Aktion auf, was die Compliance-Berichterstattung erheblich einfacher macht als die Rekonstruktion von Entscheidungen aus verstreuten E-Mails und Tabellen.

2. Beispiel für Qualitätskontrolle in der Industriefertigung: Ein Industriehersteller könnte Workflows konfigurieren, um Qualitätsprüfungen entlang der Produktionslinie zu verwalten. Diese Kontrollpunkte, die derzeit möglicherweise auf Papierformularen und manueller Dateneingabe basieren, können stattdessen automatisch in jeder Produktionsphase ausgelöst werden. Liegt eine Messung außerhalb der definierten Toleranz, kann das System sofort Vorgesetzte benachrichtigen und bei Bedarf die Linie anhalten, bevor sich Defekte vervielfachen. Im Hintergrund kann der Workflow Qualitätskontrollberichte erstellen und detaillierte Produktionsprotokolle für regulatorische Anforderungen pflegen. In der Praxis könnte dieser Ansatz Defekte um etwa ein Drittel reduzieren und die Zeit, die Teams für die Zusammenstellung von Qualitätsdokumentation aufwenden, erheblich verkürzen.

3. Beispiel für die Bearbeitung von Kundensupport-Tickets: Ein Serviceunternehmen, das einen Kundensupport betreibt, kann Workflows gestalten, die steuern, wie Tickets von der Einnahme bis zur Lösung weitergehen. Eingehende Anfragen könnten automatisch kategorisiert und basierend auf Thema, Produkt oder Dringlichkeit an die richtigen Spezialisten weitergeleitet werden, während das System Reaktions- und Lösungszeiten anhand interner SLAs verfolgt. Nähert sich ein Ticket seiner Frist ohne Fortschritt, kann eine automatische Eskalation Vorgesetzte benachrichtigen oder die Arbeit neu zuweisen. Mit einem solchen Setup könnte die Organisation die durchschnittliche Lösungszeit von 4,2 Tagen auf etwa 1,8 Tage senken und gleichzeitig die Voraussetzungen für höhere und konsistentere Kundenzufriedenheitswerte schaffen.

4. Beispiel für groß angelegtes Mitarbeiter-Onboarding: Eine große Organisation mit Tausenden von Mitarbeitern kann ihren Onboarding-Workflow von Anfang bis Ende automatisieren. Anstatt dass neue Mitarbeiter eine unstrukturierte erste Woche erleben, während Teams darum kämpfen, Konten zu erstellen, Hardware zu organisieren und Schulungen zu planen, könnte das Unternehmen einen einzigen Workflow definieren, der jeden Schritt koordiniert. IT kann automatisch Anfragen für Konten und Geräte erhalten, sobald ein Angebot angenommen wird, HR kann Orientierungsveranstaltungen und Leistungseinschreibungen planen, Vorgesetzte können aufgefordert werden, Mentoren und Startprojekte zuzuweisen, und Lernsysteme können neue Mitarbeiter in erforderlichen Kursen einschreiben. Das Ergebnis ist ein Onboarding-Erlebnis, bei dem Mitarbeiter am ersten Tag mit allem Nötigen bereit sind – und HR mehr Zeit für strategische Initiativen aufwenden kann, anstatt Logistik zu verfolgen.

Vorher/Nachher-Snapshots

• Genehmigungen in Finanzdienstleistungen – Reduzierung der Dokumentendurchlaufzeit von wochenlangem E-Mail-Hin-und-Her auf wenige Tage mit nachverfolgten digitalen Genehmigungen
• Qualitätskontrolle in der Fertigung – Toleranzüberschreitungen früher erkennen und Zeit für die Zusammenstellung von Qualitätsberichten reduzieren
• Kundensupport – von mehrtägigen durchschnittlichen Lösungszeiten auf weniger als zwei Tage durch automatisches Routing und Eskalation
• Groß angelegtes Onboarding – neue Mitarbeiter kommen mit Konten, Geräten und Schulung vorbereitet an, anstatt in ihrer ersten Woche improvisieren zu müssen

Überblick und Vergleich populärer Workflow-Management-Lösungen und Business-Workflow-Software

Wenn Sie beginnen, Workflow-Tools zu evaluieren, kann der Markt überwältigend wirken: große Enterprise-BPM-Plattformen, Low-Code-Suiten, Plugins innerhalb von Microsoft 365, in Jira oder Salesforce integrierte Automatisierungen und Nischen-Apps wie VirtoSoftware, die auf SharePoint spezialisiert sind.

Dieser Abschnitt gliedert Workflow-Management-System-Software in Kategorien und vergleicht sie anhand konkreter Auswahlkriterien.

Arten von Software-Workflow-Management

Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich, den Markt in einige praktische Kategorien zu unterteilen. Am einen Ende stehen spezialisierte BPM-Plattformen für sehr große, komplexe Organisationen. In der Mitte befinden sich universelle Low-Code- und No-Code-Tools, die die meisten Abteilungsanforderungen abdecken. Und um bestehende Systeme herum gruppieren sich integrationsorientierte Lösungen, die das Beste aus den bereits vorhandenen Plattformen herausholen.

Beginnen wir mit der schwergewichtigsten Option: spezialisierten BPM-Systemen.

Abb. Tool-Kategorien auf einen Blick.

1. Spezialisierte BPM-Systeme (Pega, Appian)

Spezialisierte BPM-Plattformen (Business Process Management) sind darauf ausgelegt, unternehmenskritische, End-to-End-Prozesse im gesamten Unternehmen zu betreiben. Sie kombinieren Workflow, Case Management, Geschäftsregeln, Integrationen und häufig auch erweiterte Entscheidungsfindung und Analysen in einem Stack.

• Pega Platform konzentriert sich auf große, häufig regulierte Organisationen, die komplexes Case Management und Entscheidungsfindung benötigen. Teams können Anwendungen und Workflows über eine visuelle Low-Code-Oberfläche erstellen, während im Hintergrund eine leistungsstarke Regel- und Entscheidungs-Engine läuft. Sie wird für Bereiche wie Kundendienst, Ansprüche, Onboarding und andere risikoreiche Prozesse eingesetzt, die viele Systeme berühren.
• Appian ist eine weitere Enterprise-Low-Code-Plattform, die auf die Orchestrierung von End-to-End-Geschäftsprozessen ausgerichtet ist. Sie bietet visuelles Prozessmodeling, Automatisierung, Integration mit externen Systemen und Case-Management-Funktionen – ebenfalls mit einem Drag-and-Drop-Designer statt Rohcode. Sie ist weit verbreitet in Finanzen, Versicherung, Verwaltung und Gesundheitswesen, wo strukturierte, auditierbare Workflows unerlässlich sind.

Stärken:

• Sehr stark bei komplexen, mehrstufigen Prozessen, die mehrere Abteilungen und Systeme umspannen
• Umfangreiches visuelles Prozessmodeling mit Unterstützung für detaillierte Geschäftsregeln und Ausnahmepfade
• Tiefe Integrations-Optionen, einschließlich APIs, RPA und Legacy-System-Konnektoren
• Ausgelegt für hohes Volumen und hohe Verfügbarkeit

Einschränkungen:

• Typischerweise teuer in Lizenzierung und Implementierung
• Steilere Lernkurve; Projekte erfordern häufig spezialisierte Partner oder interne Experten
• Überdimensioniert für einfache oder mittelkomplexe Workflows, die in Microsoft 365 oder Ähnlichem bewältigt werden könnten

Diese Plattformen eignen sich in der Regel für sehr große Unternehmen, die eine zentrale Plattform für Hunderte von Prozessen wünschen – nicht für Teams, die lediglich Genehmigungen auf SharePoint automatisieren möchten.

2. Universelle Low-Code / No-Code-Plattformen (Nintex, Power Automate)

Diese Kategorie umfasst Tools, die Business-Usern und Analysten eine grafische Möglichkeit bieten, Workflows ohne Programmierung zu gestalten, während sie flexibel genug bleiben, um eine Vielzahl von Prozessen zu bewältigen.

Nintex

Nintex begann als SharePoint-zentriertes Workflow-Tool und hat sich zu einer umfassenderen Prozessautomatisierungsplattform entwickelt. Wesentliche Merkmale:

• Drag-and-Drop-Workflow-Designer für die visuelle Erstellung von Workflows
• Enge Integration mit SharePoint und Microsoft 365, einschließlich Nintex für SharePoint und Nintex für Office 365
• Hunderte von vordefinierten Aktionen, mit denen Sie einfache bis anspruchsvolle Workflows ohne Programmierung automatisieren können
• Cloud-Angebote (Nintex Automation Cloud) sowie On-Premises-Optionen für Organisationen, die noch SharePoint Server oder Hybridumgebungen betreiben

Microsoft Power Automate

Power Automate ist Microsofts cloudbasierter Workflow- und Automatisierungsdienst, der in Microsoft 365 und Power Platform integriert ist. Er ist zentral für Workflows in SharePoint Online, Teams, Outlook und Hunderten weiterer Dienste.

• Bietet einen intuitiven Designer, in dem Benutzer Schritte per Drag-and-Drop in „Flows" einbinden können
• Bietet Hunderte von Konnektoren zu Microsoft 365-Apps (SharePoint, Teams, Outlook, Dynamics) und vielen Drittanbietersystemen
• Verwendet Auslöser, um Flows bei Ereignissen zu starten, z. B. wenn ein SharePoint-Element erstellt oder eine E-Mail empfangen wird
• Läuft vollständig in der Cloud, mit eingeschränkter On-Premises-Konnektivität über Datengateways

Power Automate ist sowohl eine universelle Low-Code-Plattform als auch innerhalb von Microsoft 365 eine Integrationsschicht für das Ökosystem – weshalb es in mehr als einer Kategorie erscheint.

Stärken dieser Workflow-Management-Systeme

Im täglichen Einsatz werden diese Plattformen von denselben Teamtypen bevorzugt. Sie sind besonders nützlich für:

• Teams, die von benutzerdefinierten Skripten und einmaligen Makros wegkommen möchten
• Business-Analysten, die den Prozess genau kennen und Workflows selbst erstellen oder anpassen müssen
• Organisationen, die Liefergeschwindigkeit und die Möglichkeit zur schnellen Iteration schätzen

3. Integrationslösungen für bestehende Ökosysteme (Power Automate, VirtoSoftware, Atlassian, Salesforce)

Diese Kategorie konzentriert sich auf Tools, die eng in eine bestehende Plattform integriert sind und diese Plattform zu Ihrem Workflow-Hub machen. Sie geht weniger darum, „alles für jeden" zu sein, sondern vielmehr darum, dort zu automatisieren, wo Ihre Arbeit bereits stattfindet.

Microsoft Power Automate in Microsoft 365

Innerhalb des Microsoft-Ökosystems ist Power Automate die primäre Integrations- und Workflow-Schicht. Es verbindet SharePoint Online, Teams, Outlook, OneDrive, Dynamics 365 und viele externe Systeme – alles unter Ihrem Microsoft 365-Mandanten.

In der Praxis bedeutet das: Sie können

• Flows von SharePoint-Listen- oder Dokumentenbibliotheksereignissen auslösen
• In Teams posten, wenn sich etwas ändert
• Daten zwischen Microsoft 365-Apps und externen SaaS-Tools verschieben

VirtoSoftware Workflow-Apps für SharePoint

VirtoSoftware ist spezifisch im SharePoint- und Microsoft 365-Ökosystem verankert:

• Die Virto Workflow Automation App für SharePoint Online und Microsoft 365 bietet über 80 No-Code-Workflow-Aktivitäten, die sich auf SharePoint-Prozesse, Aufgabenmanagement, Genehmigungen und Benachrichtigungen konzentrieren – alles innerhalb Ihres Cloud-Mandanten.
• Das Virto Workflow Automation Web Part für SharePoint On-Premises bietet mehr als 270 No-Code-SharePoint-Aktivitäten, um Workflows auf SharePoint Server 2016, 2019 und Subscription Edition zu erstellen und die Möglichkeiten von SharePoint Designer erheblich zu erweitern. Es umfasst jetzt auch die Virto Scheduler- und Status Monitor-Komponenten.

VirtoSoftware ist ein gutes Beispiel für ein „Ökosystem-Add-on": Es ersetzt Power Automate in der Cloud nicht, vertieft aber, was Sie innerhalb von SharePoint selbst tun können – insbesondere wenn Sie erweiterte SharePoint-spezifische Aktionen oder On-Premises-Unterstützung benötigen.

Atlassian (Jira Automation)

Atlassians Jira enthält integrierte Automatisierungsregeln, die ähnlich wie Workflows für Issues und Projekte funktionieren:

• Regeln bestehen aus Auslösern, Bedingungen und Aktionen, die auf Ereignisse wie Issue-Erstellung, Statusänderungen oder Feldaktualisierungen reagieren
• Sie können Issues automatisch übergehen, Benachrichtigungen senden, Felder aktualisieren oder in andere Tools im Atlassian-Ökosystem integrieren

Dies ist ideal, wenn Ihre Prozesse bereits auf Jira-Boards und Issues zentriert sind, etwa bei der Software-Lieferung oder dem Service Management.

Salesforce Flow

Salesforce Flow ist Salesforces Low-Code-Automatisierungstool zur Orchestrierung von Prozessen rund um Kundendaten:

• Flow Builder bietet einen visuellen Designer zum Erstellen von Flows, die auf Datensatzänderungen, Benutzeraktionen oder Zeitpläne reagieren
• Kann komplexe Geschäftsprozesse mit „Klicks statt Code" automatisieren und Aufgaben, Genehmigungen und Integrationen rund um CRM-Objekte koordinieren

Für Unternehmen, die stark in Salesforce investiert sind, wird Flow zum natürlichen Ort für die Automatisierung kundenbezogener Workflows.

Warum integrationszentrierte Tools wichtig sind

Diese Lösungen sind attraktiv, weil sie:

• Dort arbeiten, wo Ihre Nutzer bereits sind (SharePoint, Teams, Jira, Salesforce)
• Bestehende Identitäts-, Berechtigungs- und Compliance-Modelle wiederverwenden
• Häufig Lizenz- und Schulungskosten reduzieren im Vergleich zur Einführung eines komplett separaten BPM-Stacks

Vergleich nach wichtigen Auswahlkriterien für Business-Workflow-Tools

Vergleichen wir diese Kategorien nun anhand praktischer Kriterien, die Sie bei der Softwareauswahl heranziehen würden. Der Übersichtlichkeit halber denken wir in den Kategorien BPM-Plattformen (Pega/Appian), universelle Low-Code-Plattformen (Nintex/Power Automate) und ökosystem-integrierte Tools (Power Automate, Virto, Jira, Salesforce Flow).

Visuelle Prozessmodeling-Fähigkeiten

Beim Thema Design-Erfahrung handhabt jede Tool-Gruppe das visuelle Prozessmodeling unterschiedlich – von schweren BPM-Suiten bis hin zu leichteren Low-Code- und ökosystem-nativen Optionen:

• BPM-Plattformen (Pega, Appian)
  • Sehr stark: umfangreiches Prozessmodeling, Case Management und Regeldefinition mit Enterprise-Notation und -Tooling.
  • Am besten für sehr detaillierte, mehrästige Prozesse geeignet.
• Universelles Low-Code (Nintex, Power Automate)
  • Ebenfalls stark: Drag-and-Drop-Designer, intuitive Flussdiagramme für Nicht-Entwickler konzipiert.
  • Etwas weniger formal als BPM-Suiten, aber für Analysten schneller zu übernehmen.
• Ökosystem-Tools (Virto, Jira, Salesforce Flow)
  • Bieten visuelle Designer, die auf ihre jeweilige Heimatplattform abgestimmt sind:
    • Virtos Aktivitäten werden in vertrauten SharePoint-Workflow-Designern oder App-UIs verwendet.
    • Jira und Salesforce Flow haben visuelle Layouts, die für Issues und Datensätze optimiert sind.

Einfache Einrichtung ohne Programmierung

Wenn es darum geht, etwas ohne Code in Betrieb zu nehmen, gibt es eine deutliche Spreizung zwischen Enterprise-Plattformen, allgemeinen Low-Code-Tools und Workflow-Add-ons innerhalb bestehender Systeme:

• BPM-Plattformen
  • Theoretisch Low-Code, aber reale Setups erfordern häufig Spezialexpertise und erhebliche Konfiguration.
• Universelles Low-Code
  • Für schnelle Ergebnisse konzipiert: Nintex und Power Automate ermöglichen es Power-Usern, Flows mit wenig oder keinem Code über Templates und übersichtliche UIs zu erstellen.
• Ökosystem-Tools
  • Für bestehende Plattformnutzer in der Regel einfach.
  • Virtos Workflow-Apps, Jira-Automatisierungsregeln und Salesforce Flow sind so konzipiert, dass Administratoren dieser Plattformen Regeln und Flows mit minimalem Programmierwissen erstellen können.

Fähigkeit zur Automatisierung komplexer Szenarien

Nicht jedes Produkt zielt auf dasselbe Komplexitätsniveau ab. Es hilft daher zu sehen, wie jeder Lösungstyp mit anspruchsvolleren, mehrstufigen Workflows umgeht:

• BPM-Plattformen
  • Am besten geeignet für sehr komplexe, unternehmenskritische Workflows mit vielschichtigen Regeln, dynamischem Case-Handling und vielen Berührungspunkten.
• Universelles Low-Code
  • Decken eine breite Palette einfacher bis mittelkomplexer Prozesse ab.
  • Können auch komplexe Szenarien bewältigen, aber sehr große Flows können schwieriger zu pflegen sein und erfordern möglicherweise Architekturmuster oder mehrere verkettete Flows.
• Ökosystem-Tools
  • Stark für Komplexität innerhalb des Ökosystems (z. B. komplizierte SharePoint-Berechtigungs-Flows mit Virto oder detaillierte CRM-Logik in Salesforce Flow).
  • Weniger geeignet, wenn Sie Dutzende externer Systeme jenseits dieser Kernplattform orchestrieren müssen.

Integration von Business-Prozess-Workflow-Software mit anderen Systemen (CRM, ERP, E-Mail, Teams)

Integration ist oft der entscheidende Faktor. Es lohnt sich daher zu betrachten, wie gut jede Kategorie sich mit CRM, ERP und Collaboration-Tools verbindet:

• BPM-Plattformen
  • Tiefe Integrations-Optionen, einschließlich APIs, RPA-Konnektoren und Adapter für Legacy-Systeme. Gut geeignet für gemischte Umgebungen, in denen viele Systeme noch On-Premises oder individuell sind.
• Universelles Low-Code
  • Power Automate: extrem umfangreicher Konnektor-Katalog für Microsoft 365 und viele SaaS-Plattformen.
  • Nintex: stark für SharePoint und Office 365, mit Konnektoren für eine Reihe von Cloud-Diensten und branchenspezifischen Systemen.
• Ökosystem-Tools
  • Sehr gut innerhalb ihrer Kernumgebung und in der Regel gut integriert mit verwandten Tools:
    • VirtoSoftware integriert sich tief mit SharePoint und Microsoft 365-Apps wie Teams und Outlook über denselben Mandanten.
    • Jira integriert sich innerhalb der Atlassian-Familie und unterstützt externe Integrationen über Webhooks und Apps.
    • Salesforce Flow konzentriert sich auf CRM und Salesforce-nahe Systeme, verbindet sich aber über APIs und Integrationstools wie MuleSoft mit externen Apps.

Benachrichtigungen, Auslöser und Geschäftsregeln

Auch unter der Haube unterscheiden sich diese Tools darin, wie sie Ereignisse, Benachrichtigungen und Geschäftsregeln handhaben, die steuern, wann Arbeit voranschreitet:

• BPM-Plattformen
  • Erweiterte Regel-Engines und Ereignisverarbeitung mit komplexen Bedingungen, SLAs und Eskalationen als erstklassige Funktionen.
• Universelles Low-Code
  • Power Automate und Nintex bieten umfangreiche Auslöser-Bibliotheken (Ereignisse in SharePoint, E-Mail, Datenbanken, Zeitpläne) und eine breite Palette von Benachrichtigungsoptionen (E-Mail, Teams, mobil).
• Ökosystem-Tools
  • Gut abgestimmte Auslöser basierend auf der zugrunde liegenden Plattform:
    • VirtoSoftware-Apps reagieren auf SharePoint-Listen- und Bibliotheksereignisse und senden Benachrichtigungen über SharePoint, Teams und E-Mail.
    • Jira Automation reagiert auf Issue-Änderungen, Kommentare und Releases.
    • Salesforce Flow reagiert auf Datensatzänderungen, Benutzeraktionen und Zeitpläne mit integrierten Genehmigungsprozessen.

Sicherheit und Compliance

Sicherheits- und Compliance-Anforderungen variieren je nach Branche stark, und jede Klasse von Workflow-Tools geht diese Anforderungen auf ihre eigene Weise an:

• BPM-Plattformen
  • Enterprise-Sicherheit, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Audit-Funktionen mit Bereitstellungsoptionen, die strenge regulatorische Anforderungen erfüllen.
• Universelles Low-Code
  • Power Automate übernimmt die Sicherheits-, Identitäts- und Compliance-Frameworks von Microsoft 365, was für Organisationen wichtig ist, die bereits auf diesen Stack standardisieren.
  • Nintex bietet Enterprise-Sicherheitsfunktionen und kann zur Erfüllung verschiedener Compliance-Anforderungen eingesetzt werden, insbesondere wenn es in der gewählten Cloud oder On-Premises-Infrastruktur gehostet wird.
• Ökosystem-Tools
  • Virto, Jira und Salesforce Flow sitzen jeweils in ihren Plattformen und übernehmen deren Sicherheits-, Berechtigungs- und Audit-Fähigkeiten. VirtoSoftware-Apps laufen beispielsweise innerhalb von Microsoft 365-Mandanten und respektieren SharePoint-Berechtigungen und Governance.

Cloud- und On-Premises-Verfügbarkeit

Bereitstellungsoptionen sind ein weiteres Unterscheidungsmerkmal: Manche Produkte sind klar cloud-first, andere bieten mehr Flexibilität für On-Premises- oder Hybrid-Setups:

• BPM-Plattformen
  • Oft sowohl in der Cloud als auch On-Premises oder als verwaltete Bereitstellungen verfügbar, was eine flexible Ausrichtung an internen Richtlinien ermöglicht.
• Universelles Low-Code
  • Power Automate ist cloud-first, mit Konnektivität zu On-Premises über Datengateways.
  • Nintex bietet Cloud-Lösungen und On-Premises-Komponenten für Organisationen, die noch SharePoint Server betreiben.
• Ökosystem-Tools
  • VirtoSoftware deckt beide Seiten ab: eine Cloud-App für SharePoint Online und ein On-Premises-Web Part für SharePoint Server.
  • Jira und Salesforce sind mittlerweile primär cloud-basiert, wobei Jira Data Center für selbst verwaltete Umgebungen existiert.

Skalierbarkeit und Leistung

Schließlich ist die Skalierbarkeit entscheidend: Die Tools in jeder Gruppe sind für unterschiedliche Workload-Größen ausgelegt – von abteilungsweiten Flows bis zur unternehmensweiten Automatisierung:

• BPM-Plattformen
  • Ausgelegt für hochvolumige, unternehmenskritische Workloads und komplexes Routing über große Nutzerbasen.
• Universelles Low-Code
  • Power Automate und Nintex skalieren gut für die meisten abteilungs- und abteilungsübergreifenden Workloads. Sehr hochvolumige oder ultra-komplexe Flows erfordern möglicherweise Überlegungen zur Architektur und Lizenzierung.
• Ökosystem-Tools
  • Skalieren mit der zugrunde liegenden Plattform:
    • VirtoSoftware skaliert mit SharePoint und Microsoft 365-Kapazität.
    • Jira und Salesforce Flow skalieren auf große Mengen von Issues oder Datensätzen, wenn sie innerhalb ihrer eigenen Hosting-Modelle richtig dimensioniert sind.

Zusammenfassung: Workflow-Software-Management-Typen an Geschäftsanforderungen anpassen

Zusammenfassend ergibt sich folgendes praktisches Fazit:

• Cloud-Lösungen
  • Am besten, wenn Sie schnelle Einrichtung, einfachen Zugang von überall und häufige Feature-Updates benötigen. Power Automate, Nintex Cloud, Jira Cloud und Salesforce Flow fallen in diese Kategorie.
• On-Premises-Lösungen
  • Wichtig für Organisationen mit strengen Sicherheits- oder Datensidenzanforderungen oder mit umfangreichen On-Premises-Systemen, die noch nicht migriert werden können.
  • In SharePoint-zentrischen Umgebungen sind Virtos On-Premises Workflow Automation Web Part und Nintex für SharePoint typische Wahlmöglichkeiten.
• No-Code-Tools
  • Ideal für Teams, die ihre eigenen Prozesse besitzen und anpassen möchten, anstatt jede Änderung mit der IT in die Warteschlange zu stellen.
  • Power Automate, Nintex, Virtos Workflow-Apps, Jira Automation und Salesforce Flow zielen alle klar auf „Klicks statt Code" für die meisten Szenarien ab.
• In Microsoft 365 integrierte Plattformen
  • Besonders praktisch für Unternehmen, die bereits in diesem Ökosystem operieren, da sie Identitäten, Berechtigungen und Governance-Modelle wiederverwenden.
  • Power Automate und Virtos Workflow-Tools sind die Hauptbeispiele hier: Sie sitzen direkt auf SharePoint, Teams und dem Rest von Microsoft 365.

Abb. Vergleich von Workflow-Management-Software und Prozessautomatisierungstools.

Was ist das beste Workflow-Management-Tool?

Kurz gesagt: Es gibt kein einziges „bestes" Workflow-Management-Tool. Was Sie tatsächlich wollen, ist die beste Passung für Ihre:

• Ziele (schnelle Ergebnisse vs. tiefgreifende Transformation von Kernprozessen)
• Prozesse (einfache Genehmigungen vs. komplexe, regulierte Workflows)
• Infrastruktur (Microsoft 365, Atlassian, Salesforce, gemischte Cloud und On-Premises)
• Fähigkeiten und Governance (Citizen Developer vs. zentrales COE)

In der Praxis gilt:

• Wenn Sie ein sehr großes Unternehmen mit stark regulierten, unternehmenskritischen Prozessen sind, die Dutzende von Systemen umspannen, ist eine spezialisierte BPM-Plattform wie Pega oder Appian oft die richtige Grundlage.
• Wenn Sie hauptsächlich Abteilungs- und abteilungsübergreifende Workflows automatisieren möchten, ohne ein riesiges Plattform-Team aufzubauen, sind Low-Code-Tools wie Nintex und Power Automate pragmatischer.
• Wenn Sie bereits ganz auf Microsoft 365, Jira oder Salesforce setzen, ist es in der Regel am effizientesten, zunächst auf deren ökosystem-integrierte Tools zu setzen (Power Automate und VirtoSoftware in Microsoft 365, Jira Automation in Atlassian, Salesforce Flow in Salesforce) und erst dann darüber hinaus zu schauen, wenn Sie auf klare Grenzen stoßen.

Statt zu fragen „Was ist das beste Workflow-Management-Tool?" lautet die bessere Frage für diesen Teil des Artikels:

Welche Kombination von Tools wird uns angesichts unserer Prozesse, unseres bestehenden Stacks und unserer internen Fähigkeiten eine zuverlässige Automatisierung mit dem geringsten Reibungsaufwand bieten?

Sobald Sie das beantwortet haben, wird die Wahl zwischen BPM-Plattformen, universellen Low-Code-Suiten und ökosystem-integrierten Tools erheblich klarer.

Workflow-Management-Lösungen im Microsoft-Ökosystem von VirtoSoftware

Wenn Sie sich speziell das Microsoft-Ökosystem ansehen, ist eine Frage wichtiger als jede Feature-Checkliste: Wie viel Ihrer Arbeit lebt bereits in Microsoft 365? Für die meisten mittelgroßen und großen Organisationen lautet die Antwort „fast alles" – Dokumente, Listen, Projekträume und Teamkommunikation sind bereits in SharePoint und Teams. Das macht es naheliegend, Microsoft 365 nicht nur als Kollaborations-Stack zu betrachten, sondern auch als Rückgrat für das Workflow-Management.

Bevor wir auf VirtoSoftwares Tools eingehen, lohnt es sich zu erläutern, warum SharePoint selbst eine so starke Basis für das Erstellen und Ausführen von Geschäftsworkflows ist.

Warum SharePoint eine starke Grundlage für Workflows ist

Wenn Ihre Inhalte, Listen und Teamräume bereits in SharePoint leben, haben Sie eine solide Basis für das Workflow-Management. SharePoint bietet:

• Eine einzige Heimat für Daten und Dokumente – Listen, Bibliotheken und Metadaten bieten strukturierte Container für nahezu jeden Geschäftsprozess.
• Integrierte Identität und Berechtigungen – Jeder Workflow kann Microsoft 365-Konten, Gruppen und Sicherheitskürzungen wiederverwenden, anstatt ein eigenes Benutzermodell zu erfinden.
• Enge Verbindungen zu Teams, Outlook und der weiteren Suite – Genehmigungen, Benachrichtigungen und Aufgaben können dort erscheinen, wo die Menschen bereits arbeiten, statt in einem weiteren Portal.
• Cloud- und On-Premises-Optionen – SharePoint Online deckt Microsoft 365-Mandanten ab, während SharePoint Server 2016/2019/SE weiterhin in Rechenzentren für Organisationen läuft, die strikte Kontrolle benötigen.

Microsoft stellt SharePoint 2013-Workflows in Microsoft 365 zum 2. April 2026 ein und empfiehlt aktiv den Umstieg auf Power Automate oder unterstützte Partnerlösungen. Das macht SharePoint weniger zu einer eigenständigen Workflow-Engine und mehr zu einem Workflow-Hub: Inhalte und Berechtigungen leben dort, während die Orchestrierung von Power Automate und Ökosystem-Tools wie VirtoSoftwares Apps kommt.

Für die meisten mittelgroßen und großen Organisationen, die bereits Microsoft 365 oder SharePoint betreiben, ist das eine gute Nachricht. Sie müssen keine separate, schwergewichtige BPM-Plattform kaufen, nur um Genehmigungen auf Ihren Listen zu automatisieren. Sie können das, was Sie haben, mit fokussierten Produkten erweitern, die SharePoint verstehen und dieselbe Sprache wie Ihre Benutzer sprechen. VirtoSoftware ist genau in diesem Bereich angesiedelt.

VirtoSoftware in einer Microsoft-first-Umgebung

VirtoSoftware entwickelt Apps speziell für Microsoft 365, SharePoint Online und SharePoint Server. Das ist für das Workflow-Management wichtig, weil:

• Sie in Ihrem bestehenden Ökosystem bleiben – Virto-Apps werden in Ihren Mandanten oder Ihre Farm installiert, verwenden Ihre Berechtigungen und erscheinen neben anderen SharePoint-Komponenten.
• Administratoren und Power-User die Umgebung erkennen – sie konfigurieren Workflows in vertrauten SharePoint-zentrischen UIs, anstatt eine völlig neue Plattform zu erlernen.
• Lizenzierung und Schulung sind typischerweise leichter als die Einführung eines separaten BPM-Stacks, besonders wenn Sie nur Prozesse automatisieren müssen, die in SharePoint beginnen und enden.

Praktisch bietet VirtoSoftware zwei komplementäre Workflow-Automatisierungsprodukte:

• Virto Workflow Automation App für SharePoint Online & Microsoft 365
• Virto Workflow Automation für SharePoint On-Premises, das Workflow Activities, Workflow Status Monitor und Workflow Scheduler in einem Kontrollzentrum bündelt

Zusammen ermöglichen sie die Erstellung komplexer, angepasster Genehmigungszyklen und die Automatisierung von Routineaufgaben in den Umgebungen, die Ihre Teams täglich nutzen.

Abb. Virto Workflow Automation App vs. Workflow Automation für SharePoint On-Premises.

Virto Workflow Automation App für SharePoint Online & Microsoft 365

Die Virto Workflow Automation App ist ein cloudbasiertes Workflow-Toolkit für SharePoint Online und Microsoft 365. Sie erweitert Ihren Mandanten mit mehr als 80 vorgefertigten Workflow-Aktionen, sodass Sie Prozesse ohne Programmierung automatisieren können.

Auf hoher Ebene installiert die App sich:

• In Ihren Microsoft 365-Mandanten wie jede andere SharePoint Online-App
• Fügt eine umfangreiche Bibliothek von No-Code-Aktionen für Listen-, Dokument-, Berechtigungs-, E-Mail- und Azure AD-Operationen hinzu
• Ermöglicht Admins und Power-Usern die visuelle Erstellung von Flows unter Verwendung bestehender SharePoint-Workflow-Infrastruktur und Power Platform-Muster

Zentrale Funktionen im Tagesbetrieb:

• Visueller Designer für komplexe Workflows: Sie erstellen Workflows, indem Sie Aktionen auswählen und in Verzweigungen, Schleifen und Bedingungen anordnen. Anstatt gegen APIs zu programmieren, wählen Sie aus Kategorien wie Listenverarbeitung, Berechtigungen, E-Mail, Datumsberechnungen und Azure AD und füllen Konfigurationsfelder aus. Das macht es realistisch für Business-Analysten, mehrstufige Genehmigungsketten und Datenaktualisierungen selbst zu gestalten, während die IT die Governance darüber behält, wo Workflows ausgeführt werden dürfen.

• Vorgefertigte Templates für gängige Prozesse: Viele Organisationen beginnen mit Standardmustern: Dokumentengenehmigung, Onboarding, Erneuerungserinnerungen, Eskalation nach Ablauf einer Frist. Virto stellt Templates und Beispiele für diese Szenarien bereit, sodass Sie einen Ausgangspunkt importieren und anpassen können, anstatt von Grund auf neu zu gestalten. Das verkürzt die Zeit von der „Idee" bis zum funktionierenden Prozess erheblich, besonders wenn Sie ähnliche Workflows über mehrere Teams hinweg einführen.

• Automatisches Task-Routing und Genehmigungen: Die App kann Aufgaben basierend auf Metadaten, Listenwerten oder Benutzerattributen weiterleiten. Zum Beispiel kann eine Rechnung über einem Schwellenwert an einen ranghöheren Genehmiger gesendet werden, oder HR-Anfragen können nach Abteilung weitergeleitet werden. Genehmigungen und Ablehnungen werden direkt gegen SharePoint-Elemente erfasst, und nachfolgende Schritte – wie das Aktualisieren von Statusfeldern, das Anpassen von Berechtigungen oder das Senden von Bestätigungen – laufen automatisch.

• Status-Monitoring innerhalb von SharePoint: Da alles in SharePoint Online läuft, ist der Zustand jedes Workflows eng mit dem Listenelement oder Dokument verbunden, das er verarbeitet. Benutzer können sehen, ob eine Anfrage „Eingereicht", „In Prüfung" oder „Abgeschlossen" ist – direkt in ihren bestehenden Ansichten. Administratoren haben Zugriff auf Protokolle und Verlauf, um Fehler oder feststeckende Elemente zu untersuchen.

• Benachrichtigungen und Alerts: Virtos Workflow-Aktionen umfassen umfangreiche E-Mail-Funktionen (Anhänge, dynamische Inhalte, Datumsberechnungen) und können neben der Virto Alerts & Reminders App und Standard-Microsoft 365-Benachrichtigungen genutzt werden. Das macht es einfach, Flows zu erstellen, die:

  • Stakeholder benachrichtigen, wenn eine Anfrage eingeht
  • Genehmiger an nahende Fristen erinnern
  • An Vorgesetzte eskalieren, wenn Elemente zu lange liegen

• Tiefe Integration mit SharePoint Online, Teams und Outlook: Da die App für SharePoint Online entwickelt wurde, versteht sie Listen, Bibliotheken, Inhaltstypen und Berechtigungen von Haus aus. Sie kann Elemente verschieben, Felder aktualisieren, Ordner verwalten, Zugriff anpassen und Daten mit CAML abfragen – ohne externe Skripte.

  Diese Workflows können auch über das Microsoft 365-Fabric mit Teams und Outlook interagieren – zum Beispiel durch das Senden von Genehmigungen und Updates in Teams-Kanäle oder Posteingänge, oder durch das Reagieren auf Änderungen, die in diesen Tools entstehen.

• Mobiler Zugriff auf Workflows — Da die Virto Workflow Automation App in SharePoint Online und Microsoft 365 lebt, können Benutzer von jedem Gerät aus mit Workflows interagieren, das diese Dienste erreichen kann:

  • Die SharePoint-Mobile-App
  • Teams-Mobile-Clients
  • Mobile Browser, die auf SharePoint-Sites zeigen

  Das bedeutet, dass Personen Elemente prüfen, Anfragen genehmigen und Status einsehen können, auch wenn sie nicht am Schreibtisch sind – mit denselben Authentifizierungs- und Sicherheitsrichtlinien wie der Rest von Microsoft 365.

Geschäftliche Vorteile der Cloud-App:

Für Organisationen, die auf Microsoft 365 standardisieren, bietet die Cloud-App mehrere praktische Vorteile:

• Einfache Einrichtung – die Installation erfolgt wie bei anderen Microsoft 365-Apps, und Workflows werden über vertraute SharePoint-zentrische Schnittstellen konfiguriert, anstatt über separate Portale.
• Flexibilität – 80+ vorgefertigte Aktionen plus die Möglichkeit, benutzerdefinierte Aktivitäten anzufordern, bieten Raum für einfache und fortgeschrittene Szenarien, ohne eine neue Plattform aufzubauen.
• Unterstützung für erweiterte Automatisierung – Datenimporte, Listen-Schleifen, Berechtigungsautomatisierung und Azure AD-Integration machen es möglich, mehr als nur grundlegende Genehmigungen zu automatisieren.
• Ein einheitliches Ökosystem – Workflows bleiben innerhalb von Microsoft 365, sodass Sie keine Identitäten, Berechtigungen oder Governance-Modelle duplizieren. Alles richtet sich nach derselben Sicherheits- und Compliance-Position.
• Mehr Transparenz und schnellere Ausführung – Da Prozesse direkt mit SharePoint-Elementen verknüpft und in Standardansichten sichtbar sind, verbringen Teams weniger Zeit damit, Status per E-Mail zu verfolgen, und mehr Zeit damit, auf klare, aktuelle Informationen zu reagieren.

Kurz gesagt: Die Virto Workflow Automation App hilft Organisationen, die bereits auf SharePoint Online angewiesen sind, über einfache Power Automate-Templates hinauszugehen und in reichhaltigere, SharePoint-bewusste Workflows einzusteigen – ohne jede Änderung zu einem Entwicklungsprojekt zu machen.

Workflow Automation für SharePoint On-Premises

Nicht jede Organisation kann vollständig in die Cloud wechseln. Versicherungsunternehmen, Finanzinstitutionen, öffentliche Einrichtungen und Hersteller halten kritische Systeme häufig aus regulatorischen oder architektonischen Gründen On-Premises. Ihre SharePoint-Farmen beherbergen weiterhin Kernanwendungen und Dokumentenablagen.

Für diese Umgebungen bietet Virto die Workflow Automation für SharePoint On-Premises – ein Bundle, das drei bestehende Tools zu einem einzigen, kohärenten Automatisierungs-Hub zusammenfasst:

1. Virto SharePoint Workflow Activities (270+ No-Code-Aktionen)
2. Virto Workflow Status Monitor (zentrales Monitoring und Steuerung)
3. Virto Workflow Scheduler (zeitbasierte Workflow-Ausführung)

Ab Ende 2025 werden diese Komponenten gemeinsam als Virto Workflow Automation für SharePoint Server 2016, 2019 und Subscription Edition installiert, mit einer überarbeiteten Benutzeroberfläche und einheitlicher Admin-Erfahrung.

Sichere Workflows innerhalb Ihres Unternehmensnetzwerks: Für Organisationen, die bestimmte Daten nicht in die Cloud senden können, ist einer der größten Vorteile eindeutig:

• Alle Workflow-Logik, Daten und Protokolle bleiben innerhalb Ihrer SharePoint-Farm
• Die Ausführung nutzt Ihre bestehenden Server und Sicherheitskontrollen
• Keine externe Workflow-Engine benötigt Zugriff auf interne Listen, Dokumente oder branchenspezifische Systeme

Das ist besonders wichtig, wo Vorschriften oder interne Richtlinien volle Kontrolle darüber erfordern, wo Informationen gespeichert und verarbeitet werden.

Erweiterte Workflow-Aktionen als Bausteine: Die Virto SharePoint Workflow Activities-Komponente bietet über 270 No-Code-Aktionen, die sich in klassische SharePoint-Workflows einklinken und erheblich erweitern, was ohne benutzerdefinierten Code möglich ist.

Diese Aktionen umfassen:

• Externer Datenzugriff – Arbeit mit SQL-Datenbanken, CSV-Importen und anderen externen Quellen
• Datei- und Listenoperationen – Kopieren, Verschieben, Umbenennen, Veröffentlichen und Massenaktualisierungen über Listen und Bibliotheken
• Berechtigungsverwaltung – Erteilen, Anpassen und Wiederherstellen von Berechtigungen für Sites, Listen, Elemente und Ordner
• Utility-Logik – Datumsberechnungen, String-Verarbeitung, Schleifen und Bedingungen, sodass Sie reale Regeln direkt in Workflows ausdrücken können

Anstatt benutzerdefinierte Workflow-Aktionen in Visual Studio zu schreiben, montieren Admins und Power-User diese Bausteine in einem visuellen Designer, um die Richtlinien der Organisation widerzuspiegeln.

Tiefe Integration mit internen Systemen: On-Premises-SharePoint steht häufig neben Buchhaltungs-, ERP- und branchenspezifischen Systemen, die nicht ins Internet exponiert sind. Virto Workflow Automation ist dafür ausgelegt, in derselben Umgebung zu leben:

• Workflows können interne Webservices aufrufen, mit Datenbanken interagieren und Daten zwischen SharePoint und branchenspezifischen Systemen verschieben, ohne sie durch die Cloud zu schicken.
• Da alles unter Ihren bestehenden Netzwerk- und Firewall-Regeln läuft, behalten Sie die Kontrolle über Konnektivität und Protokollierung.

Diese Integrationstiefe ist mit Standard-SharePoint-Workflows allein schwer zu erreichen und mit rein cloudbasierten Automatisierungstools oft unmöglich.

Unterstützung für komplexe Routen und Prozesse: Viele On-Premises-Workflows umfassen reichhaltigere Logik als ein einfaches „Einreichen–Genehmigen–Abschließen"-Muster. Beispiele sind:

• Genehmigungsketten, die sich je nach Schwellenwerten, Kostenstellen oder Produkttypen ändern
• Mehrstufige Validierungen, bei denen technische Prüfungen, rechtliche Überprüfung und Finanzfreigabe alle in Folge stattfinden, mit Verzweigungen für Überarbeitungen
• Eskalationen nach festen Zeiträumen und bedingte Benachrichtigungen im gesamten Verlauf

Virto Workflow Activities geben Ihnen die Aktionen, um diese Routen zu modellieren; Virto Workflow Status Monitor zeigt Ihnen, wie sie sich in Echtzeit verhalten; und Virto Workflow Scheduler lässt Sie sie nach Zeitplänen oder gegen Mengen von Elementen ausführen, die bestimmten Kriterien entsprechen.

Zusammen unterstützen sie sowohl langlebige, komplexe Prozesse als auch hochvolumige transaktionale Workflows.

Vollständige Anpassung an Geschäftsregeln: Die Architektur der Activities-Suite ist bewusst modular aufgebaut. Sie können:

• Nur die Aktionen auswählen, die Sie für einen bestimmten Workflow benötigen
• Sie für verschiedene Abteilungen auf unterschiedliche Weise kombinieren
• Benutzerdefinierte Aktivitäten von Virto anfordern, wenn Sie einzigartige Anforderungen haben

Das macht es realistisch, Workflows auf bestimmte Branchen zuzuschneiden (z. B. Versicherungsansprüche, Kreditbearbeitung oder technische Änderungssteuerung), ohne ein komplett maßgeschneidertes System aufzubauen.

Compliance und regulatorische Ausrichtung:

Da Virto Workflow Automation auf Ihren eigenen SharePoint-Servern läuft, behalten Sie:

• Volle Kontrolle über den Datenspeicherort
• Direkten Zugriff auf Protokolle und Workflow-Historien für Audits
• Die Möglichkeit, Workflows an interne Aufbewahrung, Zugriffs- und Aufgabenteilungsrichtlinien anzupassen

Für Branchen, in denen Audits, Nachweisketten und lokales Hosting nicht verhandelbar sind, kann diese Kontrolle genauso wichtig sein wie die Automatisierung selbst.

Skalierbarkeit von einzelnen Prozessen zu vollständigen Systemen: Sie können klein anfangen, einen einzelnen Genehmigungsprozess oder Wartungsauftrag automatisieren, und im Laufe der Zeit skalieren:

• Verwenden Sie die Activities-Bibliothek, um einige kritische Workflows zu verbessern
• Fügen Sie Status Monitor hinzu, wenn Sie bessere Transparenz über hochvolumige Prozesse benötigen
• Führen Sie Scheduler ein, um wiederkehrende Prüfungen, Bereinigungen oder Berichterstellungsaufgaben zu handhaben

Da alle drei Komponenten jetzt als einziges Virto Workflow Automation-Paket geliefert werden, verwalten Administratoren Installation, Upgrades und Konfiguration an einem Ort, während einzelne Workflows überschaubar bleiben.

Für Organisationen, die bereits auf Microsoft 365 oder SharePoint angewiesen sind, bieten Virtos Workflow-Tools einen praktischen Mittelweg: reichhaltigere, SharePoint-bewusste Automatisierung, als Sie von Standardtemplates erhalten, ohne den Overhead einer vollwertigen BPM-Plattform.

Workflow-Management-Software erfolgreich implementieren: Empfehlungen und Best Practices

Gute Workflow-Tools helfen, aber sie beheben nicht magisch unstrukturierte Prozesse oder unklare Verantwortlichkeiten. Die Art und Weise, wie Sie sie einführen, ist genauso wichtig wie die gewählte Plattform. Dieser Abschnitt führt durch einen praktischen Implementierungspfad und einen konkreten „Algorithmus" zur Automatisierung einzelner Workflows, mit Beispielen aus der Microsoft 365/SharePoint-Realität.

Implementierung von Workflow-Management-Software

Sie können die Implementierung als vier Phasen betrachten. In der Praxis überschneiden sie sich etwas, aber diese Struktur hält Projekte unter Kontrolle und verhindert, dass die falschen Dinge automatisiert werden.

Implementierungs-Checkliste:

1. Phase 1 – Analysieren & aufräumen: Den realen Prozess abbilden, Engpässe finden, unnötige Schritte entfernen.
2. Phase 2 – Tools auswählen: Plattformen an den Ort anpassen, wo Ihre Arbeit stattfindet, Komplexität und wer Flows erstellen wird.
3. Phase 3 – Pilot & Training: Mit ein oder zwei Prozessen beginnen, einen Pilot durchführen, Benutzer im Kontext ihrer täglichen Arbeit schulen.
4. Phase 4 – Monitoring & Verbesserung: Metriken verfolgen, Protokolle prüfen und Workflows basierend auf Daten und Feedback verfeinern.

Aktuelle Prozesse analysieren und optimieren: Bevor Sie einen Workflow-Designer berühren, müssen Sie verstehen, wie Arbeit heute tatsächlich abläuft. Das bedeutet, über das offizielle Prozessdiagramm hinaus zu schauen und zu sehen, was die Menschen wirklich tun.

Konzentrieren Sie sich auf:

• Den realen Arbeitsfluss finden
  • Identifizieren Sie Auslöser: Was startet den Prozess? Eine E-Mail? Ein Formular? Ein Meeting?
  • Listen Sie jeden Schritt von „Anfrage gestellt" bis „erledigt" auf. Schließen Sie informelle ein, wie „Erinnerung senden" oder „Finanzen um Gegenkontrolle bitten".
  • Erfassen Sie Übergaben: Welche Teams oder Rollen sind beteiligt und in welcher Reihenfolge?
• Schmerzpunkte erkennen
  • Wo gehen Anfragen verloren oder verzögern sich?
  • Welche Schritte erzeugen die meisten Überarbeitungen oder Fehler?
  • Wo haben Menschen das Gefühl, repetitive Verwaltungsaufgaben zu erledigen, anstatt Wert zu schaffen?
• Aufräumen vor der Automatisierung
  • Entfernen Sie redundante Genehmigungen oder Schritte, die keinen klaren Zweck mehr haben.
  • Klären Sie, wer in jeder Phase verantwortlich ist; wenn das beim manuellen Prozess unklar ist, wird es nach der Automatisierung schlimmer.

Wenn Sie diese Phase überspringen, riskieren Sie, eine ineffiziente Arbeitsweise „einzusperren". Automatisierung verschiebt den Schmerz nur, anstatt ihn zu beseitigen.

Das richtige Tool auswählen: Sobald Sie einen klaren Blick auf Ihre Prozesse haben, können Sie eine fundiertere Tool-Wahl treffen. Schlüsselfragen:

• Wo lebt Ihre Arbeit jetzt?
  • Wenn die meisten Inhalte und die Zusammenarbeit bereits in SharePoint, Teams und Outlook stattfinden, macht es in der Regel Sinn, innerhalb von Microsoft 365 mit Tools wie Power Automate und SharePoint-fokussierten Apps wie Virto Workflow Automation zu bleiben.
  • Wenn Ihre Arbeit auf Jira, Salesforce oder einer anderen Plattform zentriert ist, könnten deren native Automatisierungstools besser passen.
• Wer wird Workflows erstellen und pflegen?
  • Wenn Business-Analysten oder Power-User Flows gestalten werden, priorisieren Sie Low-Code/No-Code-Tools mit starken visuellen Designern und vorgefertigten Aktionen.
  • Wenn alles über ein zentrales Entwicklungsteam laufen wird, können Sie sich technischere Plattformen leisten, müssen aber die Kapazität sorgfältig planen.
• Wie komplex sind die Prozesse, die Sie anvisieren?
  • Einfache Genehmigungsketten und Benachrichtigungen können vollständig in SharePoint/Power Automate/Virto leben.
  • Systemübergreifende, hochvolumige, regulierte Prozesse könnten eine schwerere BPM-Plattform rechtfertigen oder zumindest eine strukturiertere Governance der gewählten Tools.

In dieser Phase hilft es, eine kurze Liste zu erstellen und einen Proof of Concept an einem realen Prozess durchzuführen, anstatt Feature-Listen abstrakt zu vergleichen.

Schrittweise implementieren und Benutzer schulen: Der Versuch, alles auf einmal zu automatisieren, ist ein häufiger Weg, ein Projekt zum Stehen zu bringen. Stattdessen:

• Mit ein oder zwei gut gewählten Prozessen beginnen
  • Wählen Sie etwas Hochvolumiges und Lästiges, aber nicht Unternehmenskritisches (z. B. einfache Genehmigungen, Zugriffsanfragen oder Ausgaben-Vorabgenehmigungen).
  • Streben Sie nach einem sichtbaren Ergebnis innerhalb weniger Wochen statt nach einer perfekten Lösung für die gesamte Organisation.
• Eine kleine Pilotgruppe erstellen
  • Schließen Sie das Team ein, das den Prozess besitzt, und eine Handvoll Early Adopter aus anderen Abteilungen.
  • Sammeln Sie Feedback zur Benutzerfreundlichkeit: Sind Formulare klar, ergeben Benachrichtigungen Sinn, können sie den Status leicht einsehen?
• Benutzer im Kontext schulen
  • Anstatt generisches „Workflow-System-Training", zeigen Sie Benutzern, wie der neue Prozess ihre bestehenden Schritte ersetzt.
  • Für Microsoft 365-basierte Workflows zeigen Sie, wie Aufgaben, Benachrichtigungen und Genehmigungen in SharePoint, Teams und Outlook auftauchen, damit sie sich nicht wie ein zusätzliches System anfühlen, das geprüft werden muss.

Sobald der Pilot funktioniert und die Benutzer vertraut sind, können Sie das Muster auf andere Teams und Prozesse ausweiten.

Monitoring und kontinuierliche Verbesserung: Die Implementierung endet nicht, wenn der erste Workflow in Betrieb geht. Sie müssen die Automatisierung als lebendiges System behandeln.

• Einfache Metriken für jeden Prozess definieren
  • Durchschnittliche Zeit von der Einreichung bis zum Abschluss
  • Anzahl der Ablehnungen oder Überarbeitungsschleifen
  • Wo Elemente am häufigsten feststecken
• Die Monitoring-Funktionen Ihrer Tools nutzen
  • Workflow-Verlauf, Dashboards und Protokolle zeigen, wo Verzögerungen und Fehler auftreten.
  • Für VirtoSoftwares On-Premises-Lösung gibt Status Monitor einen zentralen Blick auf laufende Workflows; in Microsoft 365 bieten Power Automate und SharePoint-Ansichten ähnliche Transparenz.
• Auf Basis von Daten iterieren, nicht von Vermutungen
  • Wenn Genehmigungen immer bei einer Rolle tagelang verweilen, erwägen Sie Eskalationsregeln oder eine Änderung der Routing-Logik.
  • Wenn Benutzer den Workflow umgehen (z. B. jemanden direkt per E-Mail kontaktieren), finden Sie heraus warum und passen Sie Design oder Schulung an.

Betrachten Sie jeden Workflow als ein Produkt, das sich weiterentwickelt, nicht als ein einmaliges Projekt, das für immer „fertig" ist.

Workflows automatisieren

Mit dem allgemeinen Implementierungsansatz im Hinterkopf benötigen Sie noch eine klare, wiederholbare Methode zur Automatisierung einzelner Prozesse. Die folgenden Schritte bilden einen praktischen „Algorithmus", den Sie jedes Mal anwenden können.

Ein einfacher Algorithmus für die Prozessautomatisierung:

1. Prozesse identifizieren, die Verzögerungen verursachen oder Zeit kosten: Suchen Sie nach Arbeit, die:

   • Repetitiv ist (dieselben Schritte immer wieder)
   • Hochvolumig ist (viele Anfragen pro Woche)
   • Fehleranfällig ist (häufige Fehler oder fehlende Informationen)
   • Von einer Person abhängt, die manuell vorantreibt

   Klassische Beispiele sind Bestellanfragen, Urlaubsgenehmigungen, Onboarding-Checklisten und Inhaltsgenehmigungen in SharePoint-Bibliotheken.

2. Einen grundlegenden Workflow skizzieren: Wer macht was und in welcher Reihenfolge: Vergessen Sie die Tools für einen Moment und schreiben Sie auf:

   • Den Ausgangspunkt (z. B. „Mitarbeiter reicht ein SharePoint-Formular ein")
   • Die Schlüsselphasen (Prüfung, Genehmigung, Validierung, Aktualisierung, Benachrichtigung)
   • Die beteiligten Personen oder Rollen in jeder Phase

   Ein einfaches Flussdiagramm oder sogar eine nummerierte Liste reicht aus. Das Ziel ist zu wissen, wie der Hauptweg von Anfang bis Ende aussieht.

3. Engpässe und häufige Fehlerpunkte identifizieren: Fragen Sie die Personen, die die Arbeit erledigen:

   • Wo verlangsamt sich dieser Prozess normalerweise?
   • Welche Informationen fehlen oder sind häufig falsch?
   • Wo müssen sie anderen hinterherlaufen oder Elemente überarbeiten?

   Das sind die Stellen, wo Automatisierung den größten Mehrwert bieten kann – zum Beispiel durch das Erzwingen von Pflichtfeldern, das Senden von Erinnerungen oder das Weiterleiten von Elementen an jemand anderen, wenn jemand beschäftigt ist.

4. Ein Workflow-Tool mit visuellem No-Code-Modeling wählen: Für die meisten Organisationen:

   • In Microsoft 365 bedeutet das in der Regel Power Automate plus SharePoint-bewusste Tools wie Virto Workflow Automation.
   • On-Premises könnte es klassische SharePoint Designer-Workflows sein, die mit dem Virto Workflow Automation Web Part erweitert werden, oder eine andere in Ihrer Umgebung unterstützte Workflow-Engine.

   Der Schlüssel ist, dass Nicht-Entwickler den Fluss lesen und verstehen können. Wenn nur ein Entwickler das Diagramm interpretieren kann, werden Änderungen langsam sein.

5. Eine grundlegende Route im Tool konfigurieren: Übersetzen Sie Ihre Skizze in einen funktionierenden Flow:

   • Eingabedaten – ordnen Sie Formularfelder oder Listenspalten dem Workflow zu, damit sie in Bedingungen und Benachrichtigungen verfügbar sind.
   • Verantwortliche – geben Sie an, wer in jedem Schritt genehmigt oder handelt (Einzelpersonen, Vorgesetzte, Gruppen, Rollen).
   • Übergangslogik – definieren Sie, was bei Genehmigung, Ablehnung oder wenn zusätzliche Informationen benötigt werden, passiert.
   • Bedingungen – fügen Sie Regeln hinzu wie „Wenn Betrag > 5.000 €, Finanzgenehmigung hinzufügen" oder „Wenn Abteilung = IT, an IT-Warteschlange weiterleiten".
   • Benachrichtigungen – konfigurieren Sie E-Mails oder Teams-Nachrichten für neue Aufgaben, abgeschlossene Aufgaben und Zeitüberschreitungen.

   Halten Sie die Logik in dieser Phase so klar wie möglich. Sie können nach dem Testen immer weitere Verzweigungen hinzufügen.

6. Mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern testen: Bevor Sie breit einführen:

   • Führen Sie mehrere Testfälle von Anfang bis Ende mit echten Daten (oder realistischen Dummy-Daten) durch.
   • Bitten Sie Tester, absichtlich falsche Informationen einzugeben, um zu sehen, wie sich die Validierung verhält.
   • Bestätigen Sie, dass Benachrichtigungen verständlich und nicht überwältigend sind.

   Ermutigen Sie zu ehrlichem Feedback. Wenn die Leute den automatisierten Prozess verwirrend finden, passen Sie jetzt an statt nach dem vollständigen Launch.

7. Schrittweise auf andere Prozesse ausweiten: Sobald der erste Workflow zuverlässig funktioniert:

   • Wenden Sie das Muster auf ähnliche Prozesse an und verwenden Sie Komponenten und Benennungsstandards wo möglich wieder.
   • Dokumentieren Sie, was Sie gelernt haben, und teilen Sie es mit anderen Teams, die ihre eigenen Flows automatisieren möchten.

   Im Laufe der Zeit erstellen Sie eine Bibliothek wiederverwendbarer Muster (z. B. „mehrstufige Genehmigung", „zeitbasierte Erinnerung", „Eskalation nach X Tagen"), die zukünftige Automatisierungsprojekte beschleunigt.

Was zuerst automatisieren: Um Schwung und Vertrauen aufzubauen, beginnen Sie mit Szenarien, die sowohl einfach als auch heute spürbar schmerzhaft sind.

• Dokument- und Anfragegenehmigungen
  • Genehmigungen für Richtlinien, Marketing-Assets, Verträge, Zugriffsanfragen oder interne Dokumente, die in SharePoint-Bibliotheken gespeichert sind.
  • Automatisieren Sie das Routing, Tracking und Status-Updates, damit die Leute Genehmigungen nicht mehr per E-Mail hinterherlaufen müssen.
• Benachrichtigungen über Aufgaben, Fristen und Änderungen
  • Erinnerungs-E-Mails oder Teams-Nachrichten, wenn sich Fälligkeitsdaten nähern.
  • Alerts, wenn sich ein wichtiger Status ändert (z. B. „Genehmigt", „Abgelehnt", „Benötigt weitere Informationen").
• Einfache Datenprüfungen
  • Pflichtfelder und grundlegende Regeln (Datumsbereiche, numerische Schwellenwerte) validieren, bevor Elemente genehmigt oder weiterbewegt werden.
  • Das allein kann Überarbeitungen drastisch reduzieren.
• Automatische Aufgabenerstellung mit Templates
  • Wenn eine neue Anfrage eingeht, automatisch eine Reihe von Standard-Aufgaben erstellen (z. B. Onboarding-Aufgaben für IT, HR und Facility Management).
• Anfragen an die richtige Person weiterleiten
  • Abteilung, Kostenstelle, Region oder Produkttyp verwenden, um Anfragen an den richtigen Genehmiger oder die richtige Warteschlange weiterzuleiten.

Diese Bausteine erscheinen in vielen Prozessen, sodass Verbesserungen hier schnell kumulieren.

Best Practices für die Workflow-Automatisierung

Einige Prinzipien halten Ihr Automatisierungsprogramm gesund, wenn es wächst.

• Einfach beginnen — Beginnen Sie nicht mit Ihrem komplexesten, politisch sensiblen Prozess. Wählen Sie einen hochvolumigen, aber unkomplizierten Workflow – etwa Bürobedarf-Anfragen oder Standard-Urlaubsgenehmigungen – um einen schnellen Erfolg zu erzielen und interne Erfahrung mit den Tools aufzubauen.

• Kein Chaos automatisieren — Wenn ein Prozess unklar, voller Ausnahmen oder von jedem Team unterschiedlich gehandhabt wird, beheben Sie zuerst das zugrundeliegende Design. Automatisierung sollte einen stabilen, vereinbarten Ablauf unterstützen, nicht Verwirrung einfrieren.

• Den Prozess vor dem Erstellen dokumentieren — Schreiben Sie jeden Schritt auf und zeichnen Sie ein einfaches Diagramm des manuellen Prozesses. Das erzwingt Abstimmung darüber, wie „gut" aussieht, und deckt Meinungsverschiedenheiten auf, bevor sie in Workflow-Logik umgewandelt werden.

• Visuelle Modeling-Tools verwenden — Halten Sie immer eine visuelle Darstellung des Workflows vor, auch wenn das Tool ihn auch als Schrittliste anzeigt. Ein Diagramm erleichtert das Erkennen von Verzweigungen, Schleifen und Sackgassen und hilft neuen Teammitgliedern zu verstehen, was passiert.

• Konsistente Benennungsstandards schaffen — Vereinbaren Sie, wie Sie benennen:

  • Workflows (z. B. „FIN-AP-01 Lieferantenrechnungsgenehmigung")
  • Phasen („Eingereicht", „In Prüfung – Vorgesetzter", „In Prüfung – Finanzen")
  • Aufgaben und Formulare

  Diese Konsistenz verbessert Navigation, Durchsuchbarkeit und Verständnis über Abteilungen hinweg.

• Benutzer früh und häufig einbeziehen — Schließen Sie die Personen, die den Workflow tatsächlich nutzen werden, in Diskussionen, Design-Sessions und Tests ein. Sie werden Randfälle, Terminologieprobleme und Usability-Probleme aufdecken, die formale Anforderungen übersehen. Die Einbeziehung reduziert auch den Widerstand gegen Veränderungen, weil sie sich als Eigentümer fühlen.

• Prozesse für Mitarbeiter transparent machen — Stellen Sie sicher, dass Teilnehmer leicht einsehen können:

  • Den aktuellen Status ihrer Anfragen
  • Wer in jeder Phase verantwortlich ist
  • Was als nächstes passieren wird

  Im SharePoint/Microsoft 365-Kontext bedeutet das in der Regel klare Statusspalten, Ansichten, Dashboards und aussagekräftige Benachrichtigungen statt kryptischer Systemmeldungen.

• Metriken überwachen und handeln — Nach dem Go-live einfache Metriken wie Durchsatzzeit, Anzahl der Elemente in jedem Status und Fehler- oder Ablehnungsraten verfolgen. Sie regelmäßig mit Prozessverantwortlichen überprüfen, um zu erkennen, wo kleine Anpassungen große Wirkung haben könnten.

• Workflow-Management als kontinuierlichen Zyklus behandeln — Automatisierung ist keine einmalige Einführung. Im Laufe der Zeit:

  • Werden sich Vorschriften und interne Richtlinien ändern
  • Werden Teams sich umstrukturieren
  • Werden neue Tools in Ihrem Stack erscheinen

  Machen Sie es zur Normalität, Workflows regelmäßig zu überprüfen, Konfigurationen zu prüfen, veraltete Flows zu deaktivieren und aktive basierend auf Daten und Benutzer-Feedback zu optimieren.

Wenn Sie diese Praktiken befolgen, wird Workflow-Management-Software zu einer stabilen, sich entwickelnden Schicht, die leise verbessert, wie Arbeit durch die Organisation fließt – statt zu einem einmaligen Projekt, das verblasst, sobald die anfängliche Begeisterung nachlässt.

Fazit zur besten Workflow-Management-Software

Workflow-Management-Software geht letztendlich darum, zu kontrollieren, wie Arbeit von einem Schritt zum nächsten fließt. Indem Sie diese Schritte in einem klaren, automatisierten Flow erfassen, reduzieren Sie manuellen Aufwand, verringern Fehler und machen es für alle erheblich einfacher zu sehen, was passiert und warum. Prozesse werden schneller, genauer und transparenter, weil sie nicht mehr in Posteingängen und Ad-hoc-Tabellen verborgen sind.

Das in der Praxis zum Funktionieren zu bringen, hängt davon ab, die richtige Art von Lösung zu wählen. Das beste Tool für Sie ist das, das zu Ihren Zielen, Ihrem Komplexitätsniveau der Prozesse und den Systemen passt, auf die Sie bereits angewiesen sind. Für viele Organisationen ist der entscheidende Faktor, wie reibungslos eine Workflow-Plattform in die bestehende Infrastruktur passt: Identität, Berechtigungen, Sicherheit und die Orte, wo die Menschen bereits täglich arbeiten.

Wenn Ihre Organisation bereits Microsoft 365 oder SharePoint nutzt, bieten Plattformen wie die Virto Workflow Automation App (für SharePoint Online & Microsoft 365) und das Workflow Automation Web Part (für SharePoint On-Premises) flexible, intuitive Optionen, die das erweitern, was Sie bereits haben. Sie ermöglichen es Ihnen, SharePoint als vollwertiges Prozessmanagement-System zu nutzen, mit umfangreichen Genehmigungszyklen, erweitertem Routing und klarem Status-Monitoring – ohne Sie zu zwingen, einen komplett separaten BPM-Stack einzuführen.

Der nächste Schritt ist einfach: Beginnen Sie noch heute damit, ein oder zwei wichtige Prozesse zu analysieren. Kartieren Sie, wie sie tatsächlich ablaufen, identifizieren Sie, wo die Dinge langsamer werden, und entscheiden Sie, wo Automatisierung am meisten helfen würde.

Von dort aus können Sie eine Demo planen von VirtoSoftwares Workflow-Apps oder die kostenlosen Versionen direkt von unserer Website installieren und damit beginnen, diese kartierten Prozesse in funktionierende, automatisierte Workflows umzuwandeln. Dieser erste Schritt bringt Sie von der Diskussion über Prozessverbesserungen zur tatsächlichen Ausführung von echtem Business Process Management in Ihren alltäglichen Tools.

Weitere nützliche Ressourcen:

Microsoft: What are Workflow Automation Tools and Software? | Microsoft Power Automate