So erstellen Sie ein Intranet: Planung, Setup und Best Practices

Einführung

Die Erstellung eines Intranets ist eine strategische Aufgabe für jedes Unternehmen, das die interne Kommunikation verbessern, Arbeitsabläufe automatisieren und den Zugriff auf Informationen erleichtern möchte. Heutzutage ist ein Intranet nicht mehr nur ein Ort zur Speicherung von Dokumenten - es hat sich zu einem leistungsstarken Arbeitsbereich entwickelt, in dem Mitarbeiter Wissen austauschen und in Verbindung bleiben können, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Die moderne Intranet-Entwicklung konzentriert sich auf die Schaffung eines zentralisierten Hubs, der die Zeit für Routineaufgaben verkürzt und die Mitarbeiterbeteiligung erhöht. Ein gut gestaltetes Intranet kann eine wichtige Rolle bei der Unterstützung der Teamarbeit spielen und dabei helfen, sich schnell an Veränderungen anzupassen.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Sie ein Intranet Schritt für Schritt erstellen - von der Planung und Vorbereitung bis zur Intranet-Implementierung und Anpassung. Wir werden auch Best Practices für die Erstellung eines Unternehmens-Intranets, dessen Strukturgestaltung und die Einbeziehung von Mitarbeitern für Akzeptanz und Erfolg diskutieren.

Darüber hinaus haben wir für diejenigen, die sich intensiver damit befassen möchten, zwei Artikel zu diesem Thema: einen zum Erstellen eines Unternehmens-Intranets und einen weiteren zur Überprüfung der besten Intranet-Plattformen.

Abschließend werden wir häufige Fehler untersuchen, die Unternehmen vermeiden sollten, und erklären, warum Microsoft SharePoint, erweitert mit VirtoSoftware-Lösungen, zu den besten Optionen für die Intranet-Portal-Entwicklung gehört.

Intranet-Planung und Vorbereitung

Eine erfolgreiche Intranet-Implementierung beginnt immer mit Planung. Ohne klare Ziele und Anforderungen kann selbst die fortschrittlichste Intranet-Lösung schnell zu einem "digitalen Friedhof von Dokumenten" werden, den niemand nutzt. Eine gut vorbereitete Grundlage stellt sicher, dass das Intranet relevant und weit verbreitet angenommen wird.

Eine effektive Planung umfasst drei Hauptvorbereitungsschritte: Zieldefinition, Analyse der Anforderungen von Mitarbeitern und Wahl des Bereitstellungsmodells.

Ziele definieren

Bevor Sie ein Intranet erstellen, sollten Sie die Frage beantworten: Warum benötigt das Unternehmen ein Intranet? Klare Ziele leiten Entscheidungen über Struktur, Design und Funktionalität. Häufige Ziele sind:

Damit dieses Projekt erfolgreich ist, sollten die Ziele messbar sein. Zum Beispiel:

• Reduzieren Sie das E-Mail-Volumen um 50 %, indem Sie Team-Diskussionen ins Intranet verlagern
• Halbieren Sie die Dokumentengenehmigungszeit durch Automatisierung dieses Prozesses
• Erreichen Sie innerhalb der ersten drei Monate eine Mitarbeiterakzeptanzrate von 80 %

Analyse der Anforderungen von Mitarbeitern

Ein Intranet ist nur dann wirksam, wenn es die echten Probleme adressiert, denen Mitarbeiter täglich gegenüberstehen. Daher sollte die Erstellung eines Intranets Eingaben von Benutzern im gesamten Unternehmen beinhalten.

• Führen Sie Umfragen oder Interviews durch, um Prozesse zu identifizieren, die Menschen verlangsamen.
• Sammeln Sie Einblicke in das, was Mitarbeitern in der aktuellen Kommunikation und bei Tools fehlt.
• Priorisieren Sie Features, die die meiste Aufmerksamkeit erhalten - sei es Wissensdatenbanken, automatisierte Arbeitsabläufe oder HR-Lösungen.

Es ist auch wichtig, Vertreter aus verschiedenen Abteilungen einzubeziehen - HR, Marketing, Finanzen, IT und Betrieb. Dies hilft Ihnen, allen Benutzergruppen im Unternehmen Nutzen zu bieten. 

Wahl eines Bereitstellungsmodells

Die Auswahl des richtigen Bereitstellungsmodells ist ein weiterer wichtiger Schritt bei der Erstellung eines Intranets. Verschiedene Organisationen haben ihre eigenen Anforderungen, Budgets und Infrastrukturen.

• SaaS (Cloud-Modell): Am besten für Unternehmen, die eine schnelle Implementierung ohne hohe Infrastrukturkosten anstreben. Der Anbieter verwaltet Updates, Hosting und Sicherheit, sodass interne IT-Teams sich auf Benutzerfreundlichkeit statt auf Wartung konzentrieren können.
• On-Premises (lokale Bereitstellung): Ideal für Organisationen mit strengen Datensicherheitsrichtlinien oder einer bestehenden IT-Infrastruktur. Dies bietet volle Kontrolle, erfordert aber mehr Ressourcen und anfängliche Investitionen.

Microsoft SharePoint ist eine beliebte Lösung, die sowohl SaaS (über SharePoint Online mit Microsoft 365) als auch On-Premises-Bereitstellung unterstützt. In Kombination mit VirtoSoftware-Erweiterungen können Unternehmen ihr Intranet an einzigartige Arbeitsabläufe anpassen.

Budget- und Ressourcenplanung

Ein erfolgreiches Intranet-Projekt erfordert realistische Budgetierung. Viele Unternehmen konzentrieren sich auf Lizenzgebühren und Infrastruktur und vergessen versteckte Kosten. Die zu berücksichtigenden Ausgaben umfassen:

• Lizenzen und Abonnements
• Anpassung, um das Intranet an das Unternehmensbranding und die Arbeitsabläufe auszurichten
• Integrationsprogramme mit bestehenden Tools und Plattformen
• Mitarbeiterschulungsprogramme für effektive Nutzung
• Laufender Support und Entwicklung für Skalierbarkeit und Updates

Ein häufiger Fehler ist die Behandlung eines Intranets als einmaligem Projekt. In Wirklichkeit sollte ein wirksames Intranet mit dem Unternehmen wachsen. Mit neuen Anforderungen können Unternehmen zusätzliche Apps benötigen oder neue Prozesse automatisieren.

Sicherheitsanforderungen

Von Anfang an bei der Erstellung eines Intranets müssen Unternehmen Sicherheit und Compliance ernst nehmen. Ein Intranet speichert häufig kritische Dokumente und persönliche Informationen - daher ist Schutz unerlässlich.

Sicherheitsmaßnahmen sollten Folgendes umfassen:

• Zugriffskontrolle (rollenbasierte Berechtigungen, damit sensible Daten nur für die richtigen Benutzer verfügbar sind)
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für sichere Logins
• Verschlüsselung für Datenspeicherung und Datenübertragung
• Einhaltung wichtiger Bestimmungen - GDPR, HIPAA oder ISO-Standards

Für globale Unternehmen oder Branchen mit strengen Compliance-Regeln treiben Sicherheitsanforderungen oft die Wahl zwischen SaaS und On-Premises-Intranet-Setup an. Während Cloud-Lösungen aktualisierte, eingebaute Sicherheit bieten, geben On-Premises-Plattformen eine größere Kontrolle über Datenspeicherung und Richtlinien.

Integrationen

Moderne Intranets sind keine isolierten Plattformen - sie dienen als Hubs, die Unternehmenssysteme in einen einzigen digitalen Arbeitsbereich vereinen. Für höchste Effizienz sollte die Erstellung eines Unternehmens-Intranets nahtlose Integrationen mit Folgendem beinhalten:

End-to-End-Integrationen beseitigen die Notwendigkeit für Mitarbeiter, zwischen Anwendungen zu wechseln, verbessern die Benutzerfreundlichkeit und sparen Zeit.

SharePoint wird besonders für seine Integrationsfähigkeiten geschätzt. In Kombination mit VirtoSoftware-Add-ons können Unternehmen die Funktionalität von SharePoint um fortschrittliche Projektmanagement- und Workflow-Features erweitern - was es zu einer Top-Wahl für die Intranet-Portal-Entwicklung macht.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen und Konfigurieren eines Intranets

Dieser Abschnitt beschreibt eine Schritt-für-Schritt-Roadmap zu erfolgreichem Intranet-Setup und -Implementierung. Mit diesem Ansatz können Unternehmen sicherstellen, dass ihr Intranet ein nachhaltiger Arbeitsbereich wird, der Kommunikation und Automatisierung unterstützt. Ein sorgfältig geplanter Intranet-Entwicklungsprozess hilft dabei, teure Fehler zu vermeiden und stellt sicher, dass sich die Plattform an verändernde Geschäftsanforderungen anpasst.

Erstellung des Intranets

Bei der Überlegung, wie man ein Unternehmens-Intranet erstellt, ist es wichtig zu verstehen, dass die Implementierung ein fortlaufender Prozess ist, der mit Ihrer Organisation wachsen sollte. Der grundlegende Intranet-Entwicklungsprozess umfasst:

1. Wahl der richtigen Plattform.
2. Gestaltung der Struktur und Inhalthierarchie.
3. Bereitstellung von Produktivitätstools.
4. Konfiguration von Features und Berechtigungen.
5. Integration des Intranets mit anderen Unternehmenssystemen.

Auch nach dem Live-Gehen des Intranets ist kontinuierliche Verbesserung der Schlüssel. Nutzerfeedback und wachsende Geschäftsanforderungen sollten regelmäßige Updates leiten.

1. Definieren von Intranet-Zielen und KPIs

Bevor Sie zum Intranet-Setup übergehen, beginnen Sie herauszufinden, warum das Intranet erstellt wird. Häufige Gründe sind:

• Verbesserung der internen Zusammenarbeit.
• Zentralisierung der Dokumentspeicherung und Verbesserung der Suche.
• Automatisierung von Prozessen zur Reduzierung manueller Arbeit.
• Erhöhung der Mitarbeiterbeteiligung.

Definieren Sie anschließend messbare KPIs, wie zum Beispiel:

• Durchschnittliche Geschwindigkeit des Zugriffs auf Dokumente.
• Metriken zur Mitarbeiterbeteiligung (Feedback-Umfragen, Akzeptanzraten).
• Anzahl der implementierten automatisierten Arbeitsabläufe und eingestellten manuellen Aufgaben.

Diese Metriken können Ihnen dabei helfen, nachzuverfolgen, ob Ihr Intranet-Erstellungsprojekt seine Ergebnisse erreicht.

2. Wahl einer Intranet-Plattform

Die richtige Plattform dient als Grundlage für Ihre Intranet-Erstellungsbemühungen. Beliebte Optionen sind:

• SharePoint - Sehr vielseitig mit starken Integrationsfähigkeiten, geeignet für KMUs und Unternehmensorganisationen.
• Google Workspace - Kollaborativ und Cloud-basiert, ideal für Organisationen, die bereits Google-Tools verwenden.
• Confluence - Starker Fokus auf Content Management, geeignet für Teams mit großem Dokumentationsbedarf.
• Spezialisierte SaaS-Intranet-Plattformen - Schnelle Bereitstellung mit integrierten Vorlagen und Cloud-Hosting.

Ihre Wahl sollte von mehreren Faktoren abhängen:

SharePoint unterstützt sowohl Cloud- als auch On-Premises-Bereitstellungsmodelle und bietet unübertroffene Flexibilität und Erweiterbarkeit in Kombination mit Tools wie VirtoSoftware-Add-ons.

👉Offizielle Microsoft-Ressourcen: Planung eines intelligenten SharePoint-Intranets >>>

3. Gestaltung der Intranet-Struktur

Ein wirksames Intranet beginnt mit einer logischen Hierarchie, die das Auffinden von Informationen erleichtert. Eine schlecht gestaltete Struktur kann zu niedrigen Akzeptanzraten führen, während ein klares, benutzerorientiertes Design sicherstellt, dass das Intranet zu einem effektiven alltäglichen Tool wird.

Schlüsselblöcke, die jedes Intranet enthalten sollte

• Startseite - Unternehmens-News, Ankündigungen, schnelle Links zu Hauptabschnitten.
• Dokumente und Wissensdatenbank - Speicherung für Dateien, Richtlinien und Richtlinien.
• Projekte und Aufgaben - Arbeitsbereiche mit Tools zur Verfolgung von Fristen, Verantwortlichkeiten und Projektstatus.
• HR-Bereich - Richtlinien, Mitarbeiteranfragen, interne Stellenangebote, Onboarding.
• Lernen - Schulungsressourcen, Webinare und Berufsfortbildungsinhalte.
• Feedback - Umfragen, Vorschläge und Formulare für Mitarbeitereingaben.

Wie strukturiert man ein Intranet?

Die Struktur hängt von der Unternehmensgröße und den Zielen ab:

• KMU-Beispiel (3-4 Hauptabschnitte):
  1. Startseite
  2. Dokumente & Richtlinien
  3. HR-Zentrum
  4. Projekte/Aufgaben

Dieses Modell passt zu kleineren Teams, bei denen Einfachheit und schneller Zugriff die oberste Priorität haben.

• Enterprise-Beispiel (mehrstufiges System):
  1. Startseite + Kommunikationszentrum
  2. Wissensdatenbank & Dokumentenbibliotheken
  3. Abteilungsportale (HR, Finanzen, Marketing, IT, Betrieb)
  4. Zusammenarbeit-Tools (Projekte, Aufgabenverwaltung, Foren, Social Feed)
  5. Schulungs- & Lernportale
  6. Feedback- & Analytics-Bereich

Größere Organisationen verwenden in der Regel eine modulare Struktur, bei der jede Abteilung ihr eigenes Sub-Portal hat, während globale Ressourcen (wie Unternehmens-News oder Richtlinien) zentralisiert sind.

4. Intranet-Setup und Basiskonfiguration

Sobald die Struktur definiert ist, besteht der nächste Schritt darin, das Intranet mit ordnungsgemäßer Zugriffsverwaltung einzurichten.

• Erstellen Sie Benutzerkonten - verbinden Sie Mitarbeiter mit Single Sign-On (SSO) oder Active Directory-Authentifizierung.
• Definieren Sie Rollen - Administratoren (volle Kontrolle), Editoren/Content-Ersteller und Standard-Benutzer.
• Konfigurieren Sie Berechtigungen - sensible Bereiche wie Gehaltssummen- oder HR-Daten sollten auf autorisierte Mitarbeiter beschränkt sein, während allgemeine Bereiche (News, Wissensdatenbank) offen bleiben.

5. Integration mit anderen Systemen

Eine erfolgreiche Intranet-Implementierung hängt stark von Integrationen ab. Ein wirklich wirksames Intranet sollte als einheitliche Umgebung funktionieren, anstatt ein Silo zu sein.

• Verbinden Sie kritische Systeme - CRM, ERP, HRM, Dokumentenverwaltung, Microsoft Teams und Outlook.
• Synchronisieren Sie Kalender und E-Mails - damit Fristen und Ereignisse in den täglichen Arbeitstools der Mitarbeiter angezeigt werden.
• Automatisierte Arbeitsabläufe - in SharePoint integrierte Intranets und VirtoSoftware-Add-ons stärken Prozesse durch Automatisierung von Genehmigungen, Anfragen und Berichten.

Integrationen reduzieren den Kontextwechsel und sparen Zeit durch Integration des Intranets in tägliche Arbeitsabläufe.

6. Tests und Pilotstart

Testen Sie vor einem vollständigen Rollout immer mit einer Pilotgruppe von Mitarbeitern.

• Wählen Sie ein Team aus verschiedenen Abteilungen.
• Sammeln Sie detailliertes Feedback zu Navigation, Content-Klarheit und Tools.
• Beheben Sie technische Fehler und Benutzerfreundlichkeitsprobleme.

Erst nach einem erfolgreichen Pilot können Sie das Intranet unternehmenseweit starten. Dies hilft, großflächige Akzeptanzprobleme zu vermeiden.

7. Mitarbeiterschulung und -engagement

Selbst das beste Intranet-Entwicklungsprojekt wird ohne Benutzerakzeptanz fehlschlagen. Schulung und Engagement sollten ein wichtiger Teil der Startplanung sein.

• Schulungssitzungen - sowohl Live- als auch On-Demand-Tutorials, um Mitarbeitern neue Features zu erklären.
• Leitfäden und FAQs - schnelle Referenzblätter, Video-Walkthroughs und visuelle Benutzerhandbücher.
• Fördern Sie die Teilnahme - führen Sie Umfragen, Gamifizierung und Belohnungen für aktive Beiträge ein.

Kontinuierliches Feedback und Verbesserung bauen eine Kultur auf, in der das Intranet ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit wird, anstatt nur ein optionales Tool zu sein.

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Software zum Erstellen eines Intranets

Bei der Überlegung, welche Software zum Erstellen eines Intranets verwendet wird, haben Unternehmen eine breite Palette von Plattformen und Tools zur Auswahl. Die beste Option hängt von der Unternehmensgröße, Komplexität, bestehender IT-Infrastruktur und langfristigen Zielen ab. Beliebte Lösungen sind SharePoint, Google Workspace, Confluence und verschiedene spezialisierte SaaS-Intranet-Plattformen für schnelle Bereitstellung. Einen detaillierteren Überblick finden Sie auch in unserem speziellen Artikel über Intranet-Plattformen.

Beliebte Intranet-Softwareoptionen

• Microsoft SharePoint - Hochgradig konfigurierbar mit Unterstützung für Cloud (SharePoint Online) und On-Premises-Bereitstellung. Ideal für Organisationen, die Skalierbarkeit und starke Integrationen benötigen.
• Google Workspace - Cloud-nativ, einfach zu bedienen und kostengünstig. Beliebt bei KMUs, die bereits Google-Services für E-Mail, Kalender und Dateifreigabe verwenden.
• Confluence (Atlassian) - Großartig für dokumentationsintensive Teams, besonders für Softwareentwicklung und Wissensverwaltung.
• Spezialisierte SaaS-Plattformen (z. B. Happeo, Simpplr, Interact) - bieten einsatzbereite Intranet-Funktionalität mit Vorlagen, schneller Bereitstellung und niedrigerem IT-Wartungsaufwand.

Szenarien aus der Praxis

• Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs):
  Viele kleine Unternehmen verlassen sich auf Google Workspace für seine Einfachheit und Erschwinglichkeit. In Kombination mit leichten SaaS-Intranet-Lösungen bietet dieses Setup grundlegende, aber wirksame Zusammenarbeit und Dateifreigabe-Tools, ohne dass IT-Ressourcen erforderlich sind.
• Mittelständische Unternehmen:
  Eine typische Wahl ist SharePoint Online, das als zentraler Hub für Dokumentenverwaltung, gemeinsame Kalender und Aufgabenkoordination fungiert. SharePoint lässt sich mit Microsoft Teams und Outlook integrieren und ist ideal für Unternehmen, die eine bessere Kontrolle über Arbeitsabläufe möchten und gleichzeitig Cloud-basiert bleiben.
• Große Unternehmen:
  Für komplexe Organisationen wird SharePoint On-Premises zur Grundlage des Intranets. Mit erweiterten Anpassungen kann es tief in ERP-, CRM- und HR-Systeme integriert werden. Dies ermöglicht es dem Intranet, alles von Mitarbeiteneingliederung bis zur Compliance-Workflow zu handhaben.

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Der geschäftliche Wert der Wahl der richtigen Software

Eine gut gewählte Intranet-Plattform kann die Mitarbeiterbeteiligung erheblich erhöhen, indem sie ein einfach zu bedienendes Portal bietet, in dem Mitarbeiter kommunizieren und auf Tools an einem Ort zugreifen können. Sie reduziert die E-Mail-Überflutung und minimiert die verschwendete Zeit von Mitarbeitern beim Wechsel zwischen Tools oder Systemen.

Best Practices und Tipps zum Einrichten eines Intranets

Bei der Überlegung, wie man ein Unternehmens-Intranet einrichtet, ist es wichtig zu bedenken, dass Technologie nur die halbe Geschichte ist. Der wirkliche Erfolg der Intranet-Implementierung hängt von Benutzerfreundlichkeit, Mitarbeiterakzeptanz und fortlaufender Content-Verwaltung ab. Im Folgenden finden Sie Best Practices und häufige Fallstricke, um sicherzustellen, dass Ihr Intranet zu einem wichtigen Geschäftsinstrument wird, anstatt zu einem vergessenen Portal.

Best Practices beim Aufbau eines Intranets

• Priorisieren Sie Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit
  Auch die fortgeschrittensten Intranet-Entwicklungs-Features verlieren an Wert, wenn Mitarbeiter mit der Bedienung kämpfen. Beginnen Sie mit essentieller Funktionalität - wie Dokumentenspeicherung, News und Kalender - und fügen Sie Komplexität schrittweise hinzu, wenn die Benutzerbedürfnisse wachsen. Ein intuitives Layout hilft der Akzeptanz von Tag eins an.
• Mobiler Zugriff
  Bei hybrider und Remote-Arbeit als Standard ist mobiler Intranet-Zugriff ein Muss. Mitarbeiter, besonders diejenigen im Außendienst (Vertrieb, Logistik, Bauwesen), sollten Dokumente öffnen oder Anfragen über Smartphones einreichen können. Responsives Design oder mobile Apps sind für Engagement entscheidend.
• Betten Sie Tools für Feedback und Interaktion ein
  Intranets sollten Mitarbeiter nicht nur informieren, sondern auch einbeziehen. Ein Vorschlagsbereich, Umfragen, Polls ermutigen Menschen zu Beiträgen und sich verbunden zu fühlen.
• Automatisieren Sie Routineprozesse
  Ein modernes Intranet sollte Arbeitsabläufe wie Abwesenheitsanträge, Reisegenehmigungen oder Ausrüstungsbuchungen vereinfachen. Automatisierung reduziert auch die Arbeitsbelastung für HR- und Verwaltungsteams. Tools wie Virto Alerts & Reminders für Benachrichtigungen oder Virto Workflow Activities für Prozessautomatisierung erweitern SharePoint und vereinfachen Routineaufgaben.

Fehler, die zu vermeiden sind

• Komplexe Struktur ohne Suche
  Ein Chaos aus Abschnitten und Unterabschnitten macht Dokumente schwer zu finden und frustriert Mitarbeiter. Eine benutzerfreundliche Suchmaschine und logische Navigation sind unverzichtbar bei wirksamer Intranet-Einrichtung.
• Mangel an Verantwortung für Content-Updates
  Veraltete Dokumente oder falsche Richtlinien senken schnell das Vertrauen in das System. Weisen Sie Administratoren oder Abteilungsredakteure an, die für Aktualität und Relevanz des Inhalts verantwortlich sind.
• Ignorieren von Mitarbeiterschulungen
  Selbst einfache Portale erfordern grundlegende Einweisung. Workshops, vorab aufgezeichnete Tutorials oder Quick Guides helfen Mitarbeitern, erforderliche Features zu erlernen.

Einbeziehung von Mitarbeitern in die Intranet-Entwicklung

Die Einbeziehung von Mitarbeitern ist eine der kritischsten Phasen beim Aufbau eines Intranets. Zu oft nähern sich Unternehmen Intranet-Projekten als Top-Down-IT-Initiativen an - nur um nach dem Start Widerstände zu treffen. Um erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen daran denken, dass das Intranet ein Tool für Mitarbeiter ist - und die Mitarbeiter selbst sollten definieren, was es bequem macht.

Warum ist Engagement wichtig?

• Mitarbeiter verstehen ihre Schmerzpunkte - Niemand kennt besser als die Mitarbeiter, welche Dokumente schwer zu finden sind, welche Genehmigungsschritte zu lange dauern oder welche Tools sie ständig verwechseln.
• Eigenverantwortung führt zu Akzeptanz - Wenn Mitarbeiter in Entscheidungsfindung eingebunden sind, sehen sie das Intranet als ihre Plattform, nicht nur als ein weiteres System, das das Management aufzwingt.
• Höheres Engagement bedeutet höhere Erfolgschancen - Je mehr Feedback und Ideen während der Planung gesammelt werden, desto größer sind die Chancen auf langfristigen Erfolg und Nutzung des Intranets.

Ansätze zur Einbeziehung von Mitarbeitern

• Umfragen und Interviews
  Fragebögen und Einzelinterviews sind einfache, aber sehr wirksame Wege, um Benutzerbedürfnisse zu erfassen. Beispielfragen können sein:
  • Welche Dokumente sind am schwierigsten im bestehenden System zu finden?
  • Welche Prozesse denken Sie, sollten automatisiert werden?
  • Was möchten Sie auf der Startseite sehen?
• Fokusgruppen und Pilot-Teams
  Bilden Sie Pilot-Teams mit Vertretern aus HR, Finanzen, IT, Marketing und Betrieb. Diese Teams nutzen frühe Intranet-Prototypen und bieten Benutzerfreundlichkeits-Feedback vor einem breiteren Rollout.
• Co-Creation
  Workshops geben Mitarbeitern die Chance, Core-Intranet-Features - wie Navigationsmenüs und Abschnitt-Prioritäten - zu gestalten. Co-Creation stellt sicher, dass das Portal echte Szenarien widerspiegelt.
• Schulung und Intranet-Botschafter
  Ernennen Sie "Intranet-Botschafter" in jeder Abteilung. Ihre Rolle ist, Kollegen zu leiten, Fragen zu beantworten und als Feedback-Kanal zurück zum Intranet-Entwicklungsteam zu fungieren.
• Gamifizierung
  Einfache Gamifizierungs-Tools - wie Abzeichen, Beteiligungsbewertungen oder Anerkennung für aktive Beiträge - motivieren Mitarbeiter, Ideen zu teilen, auf Posts zu kommentieren und das Intranet aktiv zu nutzen.

Beispiele erfolgreicher Mitarbeiterbeteiligung

1. Portview Construction (UK und Europa)
   Portview stand vor Kommunikationsproblemen zwischen seinen Remote-Teams. Sie führten ein soziales Intranet mit täglichen News-Updates, Ideeneinreichungen, Wohlbefindens-Ressourcen, Peer-Anerkennung und Mitarbeiter-Q&A-Videos ein. Ihre Fokusgruppen und Pilot-Teams halfen, die Plattform an echte Bedürfnisse anzupassen. Dies führte zu einer 152%igen Steigerung des Engagements und gewann sogar interne Kommunikationspreise.

2. dormakaba Globale Fusion
   Nach der Fusion zweier globaler Marken startete dormakaba in nur sechs Wochen ein soziales Intranet mit starker Mitarbeiterbeteiligung. Veranstaltungen, bei denen Mitarbeiter soziale Inhalte teilten, halfen, Sprachbarrieren zu durchbrechen und Teams über Standorte hinweg zu verbinden. Das Intranet wurde weltweit eine vertrauenswürdige Plattform für Mitarbeiterkommunikation.

3. Furniture Village
   Diese Einzelhandelskette transformierte interne Kommunikation durch Einbeziehung von Mitarbeitern in Design-Entscheidungen und Ernennung von Intranet-Botschaftern. Engaged Benutzergruppen halfen, Inhalte und Features anzupassen, was zu besserer Informationsfreigabe zwischen Büro- und Feldbürger führte.

Aufbau eines Intranets mit SharePoint

SharePoint ist eine Top-Wahl für die Erstellung von Intranets dank seiner bemerkenswerten Flexibilität, starken Integration mit dem Microsoft-Ökosystem und mehreren Bereitstellungsoptionen.

Vorteile von SharePoint

• Flexibilität
  SharePoint passt sich an eine breite Palette von Szenarien an - von einfachen Dokument-Repositories bis zu Unternehmens-Portalen. Unternehmen können Navigationsmenüs und Zugriffsberechtigung anpassen, um ihre Arbeitsabläufe und Organisationsstruktur widerzuspiegeln. Die Modularität von SharePoint bedeutet, dass es zusammen mit den Intranet-Anforderungen des Unternehmens wachsen kann.
• Integration mit Microsoft 365 und Teams
  SharePoint lässt sich nahtlos in Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und Teams integrieren. Diese enge Verbindung ermöglicht Mitarbeitern, direkt an Dokumenten zu arbeiten und gleichzeitig Intranet-News und Aufgabenverwaltung in Team-Chats einzubeziehen. Diese Erfahrung reduziert Kontextwechsel und spart Zeit.
• Unterschiedliche Bereitstellungsmodelle
  SharePoint bietet sowohl Cloud-basierte (SharePoint Online über Microsoft 365) als auch On-Premises-Bereitstellungsoptionen. Unternehmen können das Modell wählen, das am besten zu ihren Sicherheitsrichtlinien, Infrastruktur und Budgets passt.

SharePoint wird weithin als eine der führenden Plattformen für Unternehmens-Intranets anerkannt, besonders wenn es mit spezialisierten Lösungen wie VirtoSoftware erweitert wird. Diese Add-ons erweitern die Features von SharePoint mit angepassten Alerts, Automatisierung und Task-Management-Tools und unterstützen beim Aufbau eines leistungsstarken Microsoft Digital Workplace.

Erweiterung von SharePoint-Funktionen mit Virto

VirtoSoftware erweitert die Funktionalität von SharePoint erheblich und wandelt es von einem grundlegenden Dateispeichersystem in eine leistungsstarke Plattform für Projektmanagement und Geschäftsprozesse um. Hier sind einige wichtige VirtoSoftware-Produkte, die SharePoint-Intranets verbessern:

• Virto Kalender Web Part
  Dieses fortgeschrittene Kalender-Teil überlagert Ereignisse aus mehreren Quellen wie SharePoint-Listen, Outlook-Kalender, Google Calendar, Internet-Kalender und mehr in einen einheitlichen, farbcodierten Kalender. Benutzer können problemlos Unternehmenskalender, Arbeitsverzögerungen, Meetings und Urlaube verwalten, ohne zwischen Apps zu wechseln. Der Kalender unterstützt das Erstellen und Bearbeiten von Ereignissen direkt aus SharePoint oder Microsoft Teams mit voller Synchronisierung. Features wie Farbcodierung und anpassbare Ansichten verbessern die Planung und Transparenz.